Lästigen Papierkram wie Rechnungen einfach und sicher digital archivieren? Mit Swisscoms kostenlosem Dienst Docsafe ist das möglich.
Docsafe wurde mit viel Spannung erwartet. Aber wie gut schneidet die Gratis-Cloudlösung der Swisscom in unserem Test ab? Bild: Swisscom
Swisscom lancierte mit «Docsafe» ein eigenes Cloud-Produkt, das hauptsächlich für das verschlüsselte Hochladen und Speichern von persönlichen Dokumenten wie Rechnungen oder Bankauszügen gedacht ist und Schweizer Kunden zur Verfügung steht. Auf längere Sicht sollen auch Geschäftskunden Rechnungen in der Swisscom-Wolke verwalten können.
Prinzip von Docsafe
Wie der Name «Docsafe» schon sagt, handelt es sich bei diesem Cloud-Speicher um einen Dokumententresor. Swisscom hebt als typische Anwendungsbeispiele die Verwaltung von Rechnungen und die Ablage wichtiger Dokumente hervor. Diese werden verschlüsselt via Browser oder App hochgeladen und abgespeichert. Der zur Verfügung gestellte Speicherplatz ist unbegrenzt und kostenlos - tönt gut, ist aber aufgrund der Usability und des Verwendungszwecks von «Docsafe» nichts mehr als ein gutes Marketing-Versprechen. Die auf Schweizer Servern abgelegten Dokumente unterliegen den Datenschutzbestimmungen der Schweiz. Im Unterschied zu Cloud-Speichern wie Dropbox oder OneDrive fehlt jedoch ein Desktop-Client, welcher den Cloud-Ordner mit einem lokalen Ordner synchronisiert. Und Sicherheit wird ganz gross geschrieben. Das macht die Bedienung zum Teil umständlich - aber mehr dazu später.
Erste Schritte
Die Ersteinrichtung geht in wenigen Schritten vonstatten. Nachdem auf der Swisscom-Webseite Adresse, Passwort, Geburtsdatum und eine gültige Handy-Nummer hinterlegt wurden, greift man fortan mittels zweistufiger Sicherheit auf sein Docsafe-Konto zu. Zweistufig, weil nach jedem Login der Zugriff aufs Konto über einen aufs Smartphone gesendeten Pin-Code bestätigt werden muss.
Nicht-Swisscom-Kunden müssen sich mit einer gültigen Handy-Nummer registrieren, haben innert Kürze aber ebenso Zugriff auf ein neu angelegtes Docsafe-Konto.
Schicke Oberfläche
Angelangt im Cloud-Konto der Swisscom, findet man fünf Standard-Ordner wie Bank, Versicherung und Freizeit vor. Swisscom-Kunden erhalten fortan im Swisscom-Ordner auch direkt die Rechnungen vom Swisscom, das bisherige Zustellverfahren bleibt jedoch bestehen.
Im unteren Bereich sieht man die «Etiketten» wie Kontoauszug und Rechnung, mit welchen man die Dokumente quasi einfach oder mehrfach «taggen» kann, um diese später nach Dokumentenkategorie jederzeit schnell wiederzufinden. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Praxistest
Hochladen nur per Browser
Hat man nun z.B. eine Rechnung oder Bankauszüge, die man einordnen will, klickt man auf Hinzufügen, worauf sich ein Pop-up-Fenster öffnet. Im Fenster müssen zur Ablage lediglich Ablageordner und Etiketten selektiert werden, worauf man das Dokument per Drag and Drop hineinzieht. Etwas gewöhnungsbedürftig, aber gleichwohl beruhigend ist die hohe Sicherheit. Zieht man z.B. einmal ein Dokument zu früh rein, ohne vorher auf Hochladen geklickt zu haben, kann man sogleich den Sicherheitspin wieder neu eingeben. So quittiert Docsafe selbst ein kurzes Schliessen des Swisscom-Tabs mit einem Session-Logout.
In unserem Praxistest hat das gleichzeitige Hochladen von mehreren Dateien in allen gängigen Browsern wie Chrome, Firefox, Internet Explorer und Safari gut funktioniert. Die Möglichkeit, Unterordner anzulegen fehlt leider. Die Upload-Performance an sich ist akzeptabel, schliesslich spielt beim Hochladen die Verschlüsselung mit.
Die mobilen Apps
Bei den mobilen Docsafe-Anwendungen für iOS und Android war die Marketing-Abteilung der Swisscom offensichtlich der technischen Fertigstellung voraus. Überhaupt nicht gefallen hat uns die Anzeigestruktur der Dokumente. Diese werden in beiden Apps immer nach dem Dokumenteninhaber angezeigt und nicht etwa nach dem eigentlichen Dateinamen. Wir würden uns vor allem bei der Dateiansicht Verbesserungen wünschen. Und eine Android-App, die nicht schon beim Betrachten von Dokumenten abstürzt. Dennoch gefiel zum Beispiel an der iOS-App die gut funktionierende Kamera-Option, die es ermöglicht, Dokumente einzuscannen und diese mittels verschiedener Qualitätsstufen als PDFs hochzuladen. Die Android-App verzeichnete häufig unbekannte Fehlermeldungen beim Betrachten von Dateien, einzig das Hochladen funktionierte.
Teilen von Dokumenten
Das Einrichten und Freigeben von neuen «Safes» an andere Docsafe-Nutzer ist mit wenigen Klicks über die Schaltfläche Personen möglich. Eine Ordnerfreigabe steht jedoch nur Docsafe-Nutzern zu und nicht Aussenstehenden ohne Docsafe-Konto.
Um Dokumente mit anderen Docsafe-Nutzern zu teilen, muss man den Benutzernamen des anderen Docsafe-Nutzers kennen und diesem über die Personenverwaltung die Berechtigung auf einen oder mehrere Ordner geben. Innerhalb des Ordners können dann einzelne Dokumente zur Freigabe ausgewählt werden.
Ähnlich wie bei Google Drive können einzelne Ordner direkt aus der Dateiordner-Ansicht heraus geteilt werden. Auch das funktionierte in unseren Tests problemlos. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Kritikpunkte und Aussichten
Ausblick
Sollte sich Swisscom eines Tages zu einem grossen Anbieter puncto elektronischer Rechnungsverwaltung mausern, könnte daraus durchaus eine interessante Sache werden. So hätte man eines Tages Strom- und Heizungsrechnungen und weitere Dokumente in der Swisscom-Cloud - und wäre vom E-Banking noch ein paar Mausklicks entfernt. Damit würde Swisscom indirekt die Post konkurrieren.
Fazit
Da Swisscom mit Docsafe voll auf eine Dokumentenlösung setzt, ist diese nicht eins zu eins mit anderen Cloud-Lösungen vergleichbar. Gleichwohl lässt der Dienst deswegen nicht auf zu viele Synchronisierungsfunktionen und Unterstützung weiterer Dateiformate hoffen – aber auf einige grundlegende Verbesserungen an den Apps.
