Budgets im grünen Bereich

Die Verarbeitung der Controllingdaten bei Swiss Post International in Bern (SPI) war in den expansiven Jahren gewachsen und von Problemen geprägt: Die Datenerfassung und -übertragung in die IT-Systeme (Excel, Access, Hyperion Financial Management, Hyperion Enterprise, SAP) erfolgte grossteils manuell, also fehleranfällig und zeitaufwändig. Für jeden Prozess mussten grosse Datenmengen verarbeitet werden, die viel Speicher beanspruchten, aber nicht interaktiv verbunden waren. Dabei den Überblick über 80 Organisations-, 40 Produkt- und 20 Hilfskostenstellen bei 100 Vorhaben/Projekten sowie 600 Top-Kunden zu behalten, war schwierig. «Die Budgetierung des Absatzplans war suboptimal, verschiedene Budgetszenarien konnten nicht simuliert, einzelne Budgetversionen nicht sauber getrennt werden. Informationen zum Geschäftsverlauf waren viel zu spät verfügbar», erinnert sich Markus Jourdan, Leiter Finanzcontrolling von SPI Schweiz. Er suchte daher zusammen mit seinem Chef Stephan Bitterlin, Leiter Finanzen bei SPI Schweiz, nach einer Business-Controlling-Lösung, die eine qua-litativ hochwertige Planung mit minimalem Zeitaufwand ermöglicht und alle Zeithorizonte von Planung und Auswertung abdeckt - also alle Geschäftsprozesse optimal unterstützt.

Klare Kill-Kriterien formuliert

Im Juni 2005 startete die Evaluierung mit dem Pflichtenheft. Dieses forderte vom Anbieter technisches Know-how, Ressourcen in der Betriebsinfrastruktur für Administrator- und Endbenutzer-Schulung, Support (mit Hotline/Callcenter), Weiterentwicklung und System-pflege, die Akzeptanz der «AGB-Bund für Informatik-lösungen» und gute Referenzkunden.

Markus Jourdan: «Bereits bei der ersten Sichtung wurden zwei Tendenzen klar: Es gab technisch ausgereifte, aber wenig flexible Produkte. Und es gab das flexible, logisch auf-gebaute Programm von Macs Software. Dieses bot mehr Möglichkeiten zu Datenkalkulation, Analyse und Darstellung, musste aber als völlig neues Produkt in die IT-Landschaft integ-riert werden.» Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung zeigte aber, dass die ganz neue Lösung die vielversprechendste war.