Auf Knopfdruck Bescheid wissen

2. Cash-Reporting

Eine Finanzgruppe benötigte eine Übersicht über die Geldflüsse ihrer Unternehmen. Dabei sollten nicht nur die unterschiedlichen Kosten und Erträge pro Kostenstelle, sondern auch die Investitionen in die zahlreichen Projekte unterschieden werden. Bisher wurden die Daten in überdimensionierten Excel-Tabellen manuell erfasst und ausgewertet. Neu fliessen die Transaktionen der Bankkonten aus der Abacus-Software in die Palo-Datenbank, pro Transaktion angereichert mit den notwendigen Konten-, Kostenstellen- und Projektinformationen. Die Daten werden anschliessend verdichtet pro Kostenstelle und Projekt als Management Summary dargestellt. Zusätzlich lassen sich die Daten in zwei weiteren Währungen darstellen.

3. Variable Umsatzanalyse

Ein auf Baustellenausstattungen spezialisiertes Unternehmen arbeitet seit 2007 mit der Abacus-Auftragsbearbeitungs-Software. Damit sich die Umsätze der Kunden nach unterschiedlichen Kriterien analysieren lassen, wurden ihren Adressen unterschiedliche Merkmale wie Verkaufsgebiet, Kundenbetreuer und Kundensegment eingepflegt. Diese Informationen dienen zur Planung, Steuerung und Analyse der Verkaufsaktivitäten sowie der daraus resultierenden Aufträge. Monatlich werden sämtliche abgeschlossenen Aufträge in die Palo-Datenbank exportiert, um sie anschliessend gemäss den definierten Merkmalen auszuwerten.

Der grosse Vorteil besteht darin, dass sich die Daten ad hoc nach unterschiedlichen Kriterien selektieren und aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten lassen, ohne dass jedes Mal neu eine zeitaufwendige Auswertung definiert und aufbereitet werden muss. Die Informationen stehen einerseits der Geschäftsleitung als Führungsinstrument und andererseits dem Verkauf sowie dem Controlling für die Planung der Verkäufe zur Verfügung.

Individuell Anpassbar

Abacus bietet seinen Nutzern in der aktuellen Version die Möglichkeit, Programmmasken selbst anzupassen, zum Beispiel in der Adressverwaltung oder im Modul Produktionsplanung und -steuerung (PPS), und mit Elementen des Informationsmanagements zu ergänzen. Damit werden in Standardprogrammen auch Daten angezeigt, die aus einer anderen Applikation stammen und deren Anzeigemöglichkeit standardmässig nicht vorgesehen ist. So lassen sich etwa die Produktumsätze zu einer Adresse direkt im Adressstamm anzeigen oder die offenen Posten eines Kunden direkt im Kundenstamm. Dank der zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten ist der Anwender in der Lage, sein Abacus-System optimal auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Die Möglichkeiten zur Auswertung von Unternehmensdaten sind sehr vielseitig. So lässt sich mit Palo auch eine einfache Konsolidierung aufbauen, bei der sowohl die Unternehmensdaten übersichtlich zusammengeführt als auch in die konsolidierte Rechnung übernommen werden können. Auch aktuelle Reporting- und Führungssysteme, zum Beispiel Balanced Scorecards, sind realisierbar. Dabei lassen sich zum einen die verfügbaren Daten aus der Abacus-Software anzeigen und zum anderen auch andere Quellen integrieren. Die vielfältigen Möglichkeiten der grafischen Datenanzeige mittels Info-Cockpits runden den Funktionsumfang des Abacus-Informationsmanagements ab.

Fazit: Günstige Lösung für KMU

Mit einer Investition von rund 2000 Franken erschliesst sich damit auch KMU-Anwendern die Welt der Datenanalyse und Informationsaufbereitung. Hans-Jörg Etter, Geschäftsführer der Ostschweizer Halbleiterherstellerin Optiprint, bringt seine BI-Erfahrungen auf den Punkt: «Ich habe mit dem Informationsmanagement alle wichtigen Zahlen auf Knopfdruck aus einem System zur Verfügung. Das bringt mir die Zeitersparnis, die ich brauche, um mir Gedanken darüber zu machen, wie wir noch besser werden.»