Auf Knopfdruck Bescheid wissen

Christian Bischoff ist Produktmanager bei Abacus Research AG, Wittenbach-St. Gallen

Frühzeitig Veränderungen wahrnehmen und richtig darauf reagieren, das sind die Kernfaktoren für den unternehmerischen Erfolg. Um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, müssen allerdings rechtzeitig alle Informationen paratstehen. Die dafür notwendigen Daten sind typischerweise schon in den ERP-Lösungen enthalten. Es liegt also nahe, diese Daten auch für Analysen, Berichte oder das Berechnen von Kennzahlen aufzubereiten. Spezielle Business-Intelligence-Software (BI) ist jedoch meist mit hohen Investitionen verbunden.

Für sein ERP-System bietet Abacus deshalb Module an, die auf die Bedürfnisse eines KMU angepasst sind. Das Informationsmanagement besteht aus zwei integrierten Modulen, dem OLAP-Modul für die Datenanalysen und dem Info-Cockpit oder Informationsportal, das die Daten schnell und übersichtlich, auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten, darstellt; zum Beispiel für das Management, das Callcenter oder für Service, Verkauf und Einkauf.

Anzeigesystem wie im Cockpit

Mit dem Modul OLAP (Online Analytical Processing) können Daten aus dem aktuellen Abacus-System «digital erp» beliebig selektiert und als multidimensionale Tabellen bzw. in sogenannten Cubes, aufbereitet werden. Diese «Datenwürfel» eignen sich hervorragend für Analysen und die Berechnung von Kennzahlen. Das Modul basiert auf dem OpenSource-Programm Palo des deutschen auf BI-Lösungen spezialisierten Entwicklungshauses Jedox. Der Vorteil: Das Tool kann die Daten aus verschiedenen Managementbereichen abfragen und analysieren, zum Beispiel aus Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Auftrags- und Materialwirtschaft, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung sowie Service- oder Projekt-
management. So können die Anwender aus den Fachabteilungen das Kennzahlensystem selber einfach und flexibel aufbauen und damit schnell auf neue Anforderungen reagieren. Die Anwender arbeiten dabei in einer bekannten Spreadsheet-Umgebung (integriertes Excel), langwierige Lernprozesse entfallen.
Die Ergebnisse der Analysen lassen sich dann im benutzerspezifischen Info-Cockpit für das Controlling oder die operative Planung darstellen. Welche Daten ausgewertet und miteinander verglichen werden oder wie diese in aussagekräftigen Cockpits benutzergerecht präsentiert werden, ist frei definierbar.

Beispiele aus der Praxis

Im Folgenden zeigen drei prototypische Beispiele aus Schweizer Unternehmen, wie das in der Praxis funktioniert. Realisiert wurden sie vom Abacus-Vertriebspartner Inspirion:

1. Konzernreporting im Handel

Ein bekanntes Detailhandelsunternehmen implementierte 2006 die Abacus-Software und entwickelte gleichzeitig ein einheitliches Finanzreporting. Kontenplan und Kostenstellenstruktur machten erstmals eine firmenübergreifende Analyse und Interpretation möglich. 2007 wurde beschlossen, das bisher eingesetzte Excel-Reporting für die über 40 Gesellschaften durch das Abacus-Informationsmanagement und Palo abzulösen.

Drei Monate nach Projektstart wurden die 150 Excel-Tabellen abgelöst. Das neue Reporting mit den Bereichen Umsatz, Aufwand und Bruttogewinnanalyse, Bilanzanalyse sowie Geldflussrechnung erspart nicht nur viel Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquellen. Als Zusammenfassung wurde zudem ein Cockpit mit zwölf Kennzahlen geschaffen, das eine schnelle grafische Übersicht über die Leistungsdaten des Unternehmens gestatten. Die Finanzdaten aus der Abacus-Software werden über Nacht mithilfe des Melde- und Informationssystems AbaNotify in die Palo-Datenbank geschrieben, um am nächsten Arbeitstag ausgewertet zu werden.