Sichere und effiziente E-Mail-Archivierung

Manuel Hüttl ist Vorstandsmitglied der European Expert Group for IT-Security (EICAR).

Im Kontext der E-Mail-Archivierung kommt man nicht umhin, sich mit den Gesetzesvorschriften auseinander zu setzen. Unternehmer sind nämlich nicht nur dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass alle steuerrechtlich und betriebswirtschaftlich relevanten E-Mails samt Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden können. Steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation muss archiviert werden.

Neben der reinen Aufbewahrung von E-Mail-Daten kommt E-Mail-Inhalten eine zunehmende Bedeutung im Zusammenhang mit der Protokollierung von Prozessen oder als Nachweisfunktion zu. So sind beispielsweise die Audit-Prozesse nach dem Sarbanes Oxley Act (SOX oder SOA)in den Fokus gerückt. In der Schweiz gelten unter anderem die neu-en Bestimmungen des Obligationenrechts über die kaufmännische Buch--führung sowie die -Verordnung über die Führung und Aufbe-wahrung von Geschäftsbüchern aus dem Schweizer Handelsrecht. Im Steuerrecht regelt seit 1.März 2002 die EIDI-V (Verordnung des Eidgenössischen Finanz-Departements EFD über elektronisch übermittelte Daten und Informationen) die Anforderungen an die Beweiskraft und Kontrolle elektronisch übermittelter und aufgewahrter Daten.

Auch bei rechtlichen Auseinandersetzungen spielt die E-Mail-Kommunikation eine immer wichtigere Rolle. Die eigenen Mitarbeiter, Anwälte, Rechtsabteilungen und Be-triebsräte müssen in solchen Fällen schnell und umfassend im E-Mail-Bestand recherchieren können, um optimal vorbereitet zu sein und zur Lösung der Konflikte beizutragen. Überdies können Teile des -E-Mail-Bestands an Behörden übergeben werden, was bei Standard-Exchange-Systemen umfangreiche Arbeiten und sogar Betriebsunterbrechungen zur Folge haben kann.

«Man neigt tendenziell dazu, viele Prob-leme der IT entweder ausschliesslich aus Sicht der Compliance-Anforderungen oder aber rein technologisch zu betrachten», kommentiert Ralph Kreter, Regional Director beim E-Mail-Archivierungsanbieter Mimosa Systems. «Freilich muss man diesen Themen einen hohen Stellenwert beimessen. Aber wir sollten nicht den täglichen Umgang mit den IT-Systemen vernachlässigen. Ein performantes E-Mail-Archivierungssystem steigert die Zufriedenheit beim Anwender und bei den IT-Verantwortlichen im Unternehmen.»