28.11.2011, 10:26 Uhr

Juristische Fallstricke bei der elektronischen Archivierung

Bei der elektronischen Archivierung gibt es einige rechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Diese können zudem von Branche zu Branche und von Firma zu Firma variieren.
Maria Winkler während ihres Vortrags in Lenzburg
Auch die elektronische Archivierung hat diverse rechtliche Stolpersteine, die zudem von Branche zu Branche ganz unterschiedlich ausfallen können, wie die Juristin Maria Winkler von der Zuger IT & Law Consulting an einer Veranstaltung der Lenzburger Kinetic dieser Tage ausführte. Schon bei der Auswahl der zu archivierenden Dokumente lauern die ersten Probleme. «Viele Firmen beschäftigen sich nur damit, die Integrität, Verfügbarkeit und Beweiskraft der Dokumente über den gesamten Lebenszyklus sicherzustellen», meint sie. Dabei werde oft vernachlässigt, die für den eigenen Geschäftsbereich relevanten Dokumente erst einmal zu identifizieren. Es müsse nämlich bei Weitem nicht alles archiviert werden. Bei den E-Mails bräuchten beispielsweise nur Schreiben mit geschäftsrelevanten Infoirmationen aufbewahrt werden. «Sie müssen keine Spams archivieren», beruhigt Winkler. Dagegen würden Firmen oft vergessen, dass es sehr Branchen-spezifische Gesetze gibt, welche die Archivierung gewisser Dokumente nach sich ziehen, selbst wenn diese gar nicht im Gesetzestext genannt werden. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Der richtige Umgang mit den Fristen Als Beispiel führt Winkler das Produktehaftpflichtgesetz an, bei der eine Beweislastumkehr zu Ungunsten des Herstellers stattfinde. Daraus ergebe sich, dass beispielsweise Konstruktionspläne oder Dokumentationen zu chemischen Analysen aufbewahrt werden müssen. Hierbei ist laut Winkler zudem zu beachten, dass bei der Serienherstellung von Produkten, die Dokumente oft viel länger aufbewahrt werden müssen als die üblichen zehn Jahre. Diese beginnen am besten erst zu zählen, wenn das letzte Produkt der Serie in Verkehr gebracht worden ist.

Die Krux mit den Fristen

Überhaupt scheinen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zum Teil zu falschen Annahmen über die Archivierung zu führen. Die ominösen zehn Jahre begännen zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu laufen, weiss Winkler. «So beginnt die handelsrechtliche Archivierungsfrist erst mit dem Ende des Geschäftsjahres», betont die Juristin und rät daher, entsprechende Dokumente elf Jahre aufzuheben. Das Lieber-länger-als-kürzer-Aufbewahren darf aber nicht immer angewendet werden. So müssten Personaldossiers zehn Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters vernichtet werden. Wer diese ohne Rechtfertigungsgrund länger aufbewahre, betreibe eine unverhältnismässige Datenbearbeitung, berichtet Winkler. Sie gibt aber auch gleich zu bedenken, dass das Nichtbeachten nicht allzu schwerwiegende juristischen Folgen habe. «Deshalb kommen Sie nicht ins Gefängnis», beruhigt Winkler.



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