Gesetzestreue Archivare

Eine besondere Herausforderung bei der ganzen Sache ist die revisionssichere und günstige Archivierung unstrukturierter Daten. In Filesystemen abgelegte Dokumente wie Texte, Bilder oder Präsentationen unterliegen dem ständigen Wandel, werden permanent angelegt, verändert und verschoben, so dass ihre revisionssichere Verwaltung schwierig ist. Es gibt aber mittlerweile Softwarelösungen, die diese Art von Daten schnell, effizient und sicher archivieren. Sie ermöglichen Compliance-konforme Backups kompletter Datenbestände und erlauben so schnellen Datenzugang und schnelle Wiederherstellung von schreibgeschützt abgelegten Backup-Daten. Unternehmen, die sich bereits mit Compliance befassen, aber noch keine klare Strategie haben, sind allein mit diesen Tools bereits auf der sicheren Seite - unabhängig von der Gesetzeslage und ihrer Auslegung sowie von der Archivierungssoftware.

Nicht verwaltete Daten sind dagegen ein unkalkulierbares Risiko. Um wirklich gesetzeskonform zu agieren und Prozess- und Compliance-Risiken zu minimieren, kommt es auf das Verständnis der Datenstrukturen an. Allerdings ist das Finden und Analysieren über Netzwerke verteilter Dateien einschliesslich E-Mails per Software möglich. Die Analyse sollte die Indizierung und Klassifizierung unstrukturierter Daten inklusive Volltextsuche und Klassifizierung für die statistische Aufbereitung des Datenbestandes umfassen. In Verbindung mit mehrschichtigen Speicherstrukturen, sogenannter «Tiered Storage», lassen sich klassifizierte Daten richtlinienbasiert zwischen den Primär- und Sekundärspeichermedien bewegen.

Auch der Schutz der gespeicherten Daten vor Diebstahl und Missbrauch sollte in einer Compliance-Strategie enthalten sein. Verschlüsselungsappliances sorgen für umfassenden Datenschutz, da die Daten und Dokumente ohne den Schlüssel nicht lesbar sind. Die Sicherheitslatte darf folglich noch eine Stufe höher gelegt werden.

Compliance

Die regelkonforme Archivierung ist keine Hexerei

Das Ausarbeiten einer Compliance-Strategie ist eigentlich einfacher als gedacht. Am wichtigsten ist der Überblick über die genauen Anforderungen des Unternehmens - sowohl technisch als auch geschäftsbezogen. Dabei muss man sich die folgen-de Frage stellen: Welche Applikationen, welche Dateien und welche Systeme müssen einbezogen werden? Ideal ist hier eine einheitliche Storage-Infrastruktur, die Daten, E-Mails, Dokumente und variable Inhalte unterstützt und zudem mit ECM-Systemen und Archivierungssoftware führender Hersteller interoperabel ist. Informationen sind heute auf Worm-Disks einfach und zuverlässig archivierbar. Ist ein Unternehmen in der Nachweispflicht, sollten sich so die notwendigen Informationen sehr schnell finden und in elektronischer Form weiterleiten lassen.