ICT-Beschaffung der Bundesverwaltung harzt an allen Ecken und Kanten

Die Universität St. Gallen hat im Auftrag des Bundesrats analysiert, was bei grossen ICT-Projekten in der Bundesverwaltung alles schief läuft. Die daraus resultierenden Massnahmen könnten die Vermutung aufkommen lassen, dass bisher fast nichts richtig funktioniert hat.

» Von Fabian Vogt , 28.11.2014 15:10.

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Der Bundesrat hat auf Ratschlag des Parlaments eine Analyse über Erkenntnisse und Massnahmen von IKT-Grossprojekten der Bundesverwaltung in Auftrag gegeben. Die Beurteilung wurde durch das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen vorgenommen. Zu diesem Zweck hat die Uni 15 IKT-Grossprojekte analysiert. Herausgekommen sind im Bericht «Steuerung und Führung von grossen Projekten in der Bundesverwaltung» 14 Massnahmen, die in die drei Themenbereiche «Fundament» und gegliedert wurden.

Massnahmenpaket «Fundament»

Zuallererst müssen grundlegende Rahmenbedingungen für die Lancierung grosser ICT-Projekte geschaffen werden, urteilt die Universität. Und schlägt vor:

  • Projektführung als Disziplin auf Augenhöhe mit Linientätigkeiten zu etablieren. Dadurch soll es attraktiver werden, in der Bundesverwaltung als Projektleiter zu arbeiten.
  • Auftraggeber und Steuerungsorgane aufwerten und in die Pflicht nehmen. Schriftliche Regelungen würden benötigt um festzulegen, was von Auftraggebern und Mitgliedern von Steuerungsausschüssen erwartet wird. Die bestehenden Vorgaben in den Handbüchen würden nicht genügen.
  • Die Zyklen von Finanzen, Beschaffung und Projekten müssen synchronisiert werden. Bisher dauere es vom Zeitpunkt der Projektinitialisierung bis zur Realisierung zu lange. Die Beschaffungsverfahren müssen darum verkürzt und zeitlich mit der Finanzierung abgestimmt werden. Dazu soll den Projekten Beschaffungskompetenz mitgegeben werden.
  • Die internen Leistungserbringer sollen sich zu marktfähigen Projektpartnern entwickeln.
  • Grundsätze für Projekte mit Fokus auf Risikominimierung müssten festgelegt werden. Das gibt es offenbar bislang nicht.

Massnahmenpaket «Triage»

Bevor grosse ICT-Projekte in der Bundesverwaltung lanciert werden dürfen, sollen deren Rahmenbedingungen kontrolliert werden müssen. Dazu gehört auch eine Überprüfung der Fähigkeiten des Managements. Einzelne Massnahmen dazu sind:

  • Ein Gremium für die Projektportfolio-Steuerung und das Controlling von Schlüsselprojekten etablieren.
  • Eine Vorphase für die Freigabe von Projekten durch das Gremium aufgrund der Kontextfaktoren und Managementkomponenten implementieren.
  • Für in der Vorphase selektierte Projekte ein Vorprojekt-Verfahren gestalten.
  • Für aufgrund eines Vorprojekts lancierte Projekte ein Phasen-Controlling etablieren.

Massnahmenpaket «Können»

Nebst Rahmenbedingungen und erfolgreicher Lancierung braucht es auch einen geregelte Durchführung, sagt die Universität St. Gallen Und hat dafür folgende Vorschläge: 

  • Ein departementübergreifendes Projektleiter-Kader schaffen, welches für dezentrale Einsätze zugewiesen wird.
  • Eine «Community of Practice» zu Steuerung und Führung etablieren.
  • Die mit Projekten befassten Mitarbeiten den durch interne und externe «Seasoned Experts» (beispielsweise mit Amtszeitbeschränkung) evaluieren und nachhaltig fördern.
  • Ein Anforderungs- und Change Management zur Wirkung bringen.
  • Hermes für grosse und komplexe Projekte beziehungsweise Programme anpassen.

5 Millionen für die Überprüfung

Auf den Bundesrat kommt viel Arbeit zu, wenn er all diese Massnahmen umsetzen möchte. Dies sei aber nicht nötig, sagt der Bundesrat in einem Bericht, da einige der Massnahmen bereits umgesetzt seien. Trotzdem würden alle Vorschläge geprüft und in Abstimmung mit den bereits laufenden Massnahmen umgesetzt.

Um kurzfristig Wirkung auf die Steuerung der Grossprojekte zu erzielen, hat der Bundesrat die Departemente beauftragt, ihre laufenden IKT-Projekte mit einem Gesamtaufwand von über 5 Millionen Franken nach einem einheitlichen Analyseraster des IWI bis Januar 2015 einmalig zu überprüfen. Die Eidgenössische Finanzkontrolle wird die Fortschritte überprüfen.

Nicht in die Analyse einbezogen wurden die vom Bundesrat bestimmten IKT-Schlüsselprojekte, welche heute bereits im Rahmen des Finanzkontrollgesetzes von der Eidgenössischen Finanzkontrolle einer systematischen Überprüfung unterzogen werden.

 

 

 

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