Reibungsloser Datenfluss

Wettbewerbsvorteil Schnelligkeit

Die Formulare für alle drei Sprachen wurden in 40 Manntagen in enger Zusammenarbeit zwischen RohrMax und Actimage entwickelt. In der Einführungsphase konnten beide Seiten Erfahrungen sammeln, die zur Weiterentwicklung beigetragen haben. «Die Lösung hat bei uns einiges auf den Kopf gestellt», resümiert Halbeisen, «die Arbeitsprozesse sind sehr viel schneller geworden». Dies erweise sich vor allem im Vertrieb als entscheidender Vorteil. Die technischen Berater sind in der ganzen Schweiz und in Süddeutschland unterwegs und erstellen bei potenziellen Kunden Diagnosen zum Zustand der Rohrsysteme. «Früher konnte es oft mehrere Wochen dauern, bis ein Angebot erstellt war», so der IT-Leiter. Heute liegt ein fehlerfreier Zustandsbericht kurz nach der Erhebung in der Firmenzentrale vor. Die Mitarbeiter füllen die Checklisten direkt vor Ort aus, erstellen den Bericht und lassen diesen vom Kunden validieren. Darüber hinaus können sie auch ein Angebot vor Ort erstellen. Sobald dieses Angebot vom Kunden unterschrieben ist, dient es als Bestellung und wird sofort ins firmeneigene Informationssystem übertragen.

Arbeiten wie gewohnt

An der gewohnten Arbeitsweise vor Ort mit Stift und Papier hat sich für die Servicetechniker nichts geändert. «Eine Schulung war nicht notwendig», erklärt Antonio Molino. «Wir haben die Technik von heute auf morgen genutzt.» Mit dem Einsatz der neuen Lösung ist die Auftragsabwicklung einfacher, schneller und vor allem günstiger geworden. «Die vollständige Bearbeitung eines Formulars hat uns früher 12 Schweizer Franken gekostet - heute sind es Fr. 3.50», erklärt IT-Leiter Halbeisen.

Bevor die Entscheidung für Actimage fiel, hat die IT etliche andere Lösungen mit mobilen Endgeräten getestet, allerdings ohne zufriedenstellendes Ergebnis. «Wichtig war für uns eine direkte Anbindung an eine Datenbank, damit die Daten elektronisch weiterverarbeitet werden können», so Halbeisen.

Zusatznutzen fürs Marketing

Die verbesserte Datenerfassung führte zu mehr Produktivität, höheren Umsatzraten und zufriedenen Kunden. Zudem sind über die detaillierten Einzeldaten aus der Datenbank nun Auswertungs- und Abfragemöglichkeiten vorhanden, die früher nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand zu bewerkstelligen waren. Damit hat beispielsweise auch die Marketingabteilung ein ganz neues Steuerungsinstrument zur Hand.

 

Projektdaten

- Einführung AISS: März bis Dezember 2006, fortlaufende Anpassungen

- Nutzer des mobilen Systems: derzeit 23 Aussendienstmitarbeiter

- Digital versandte Formulare pro Woche: 550

- Zusätzlich übertragbare Medien: Bild und Tondokumente, GPS-Daten, Zeitstempel, E-Mail-Adressen, Barcodes, RFID-Tag

- Zeiteinsparung Datenerfassung: 20%

- Zeiteinsparung Verarbeitung: 70%

- ROI: nach ca. 2 Jahren