Mail-Management: Wer hats erfunden?

André Zürcher ist Consultant beim Systemimplementator und Symantec-Platinum-Partner Ontrex aus Winterthur

Mit der digitalen Geschäftskorrespondenz ist es so eine Sache: Einerseits lassen sich viele Geschäfte per E-Mail schneller und unkomplizierter erledigen. Andererseits stellt die Mailflut die IT-Abteilung vor einige Herausforderungen. Die elektronische Post muss so abgelegt und gespeichert werden, dass erstens den Compliance-Anforderungen Genüge getan wird und zweitens jede E-Mail schnell wieder aufrufbar ist.

Vor diesem Problem stand auch die Ricola AG. Der weltbekannte Bonbonhersteller exportiert seine Kräuter- und Teespezialitäten in alle Welt und unterhält Tochterfirmen in Europa, Asien und den USA. Die Ricola-Mitarbeiter nutzen mangels Alternative bislang Outlook als Ablagesystem. Die PST-Files (Personal Store) liegen normalerweise auf einem lokalen Laufwerk. Mit einem Trick lassen sie sich auch im Netzwerk ablegen - eine von den Administratoren gefürchtete Notlösung. Weisen die Files Defekte auf, gibt es kaum Hilfe. Das IT-Team um IT-Leiter Rolf Kohler und Projektleiter Philippe Strübin entschied sich daher für eine neue, zukunftssichere Lösung. Dafür sprachen noch zwei weitere Argumente: Steigende Compliance-Anforderungen (Mails sind geschäftsrelevante Dokumente) und eine vereinfachte Datensicherung.

Bisher wurde bei Ricola immer ein Full Backup durchgeführt, einschliesslich der unveränderten Daten. Zwar ist die Gesamtdatenmenge mit rund 100 Gigabyte geringer als bei anderen Unternehmen vergleichbarer Grösse, doch Kohler wollte auf steigende Datenmengen und verschärfte Compliance-Bedingungen vorbereitet sein.

Evaluation & Implementierung

Um eine geeignete Lösung zu finden, entwickelte das IT-Team ein Pflichtenheft und suchten den Markt nach Anbietern ab. Die Ricola-Fachleute begutachteten funktionierende Installationen bei den Anbietern und glichen ihr Pflichtenheft mit den Erkenntnissen aus dem laufenden Betrieb bei Referenzkunden ab. Auf eigene Testinstallationen konnte so verzichtet werden. Wesentliche Kriterien waren die einfache Migration der PST-Files sowie eine transparente Implementierung: «Der Benutzer soll sich ja nicht mit IT-Fragen befassen müssen», erklärt Philippe Strübin. Auch die ausgezeichnete Suchfunktion im Mailarchiv war ein entscheidender Punkt. Die Wahl fiel schliesslich auf die Symantec-Lösung Enterprise Vault.

Die Implementierung fand stufenweise statt. Zunächst richtete das IT-Team einen Test-User ein und überzeugte sich von der einwandfreien Funktionalität der Software. Dann migrierten die IT-Fachleute ihre eigenen Mailboxen und im dritten Schritt alle User des Standorts Laufen. Dem schloss sich die Übernahme der Aussenstellen an, die via LAN an die Zentrale angebunden sind. Im fünften Schritt wurden die PST-Files der LAN-User migriert, dann folgten Notebook-User, die zeitweise auch in der Zentrale arbeiten, und zum Abschluss übernahm das IT-Team alle Remote-User, die ausschliesslich per VPN mit der Zentrale kommunizieren und dort keinen eigenen Arbeitsplatz haben.

Das gesamte Projekt konnte innerhalb von rund drei Monaten abgeschlossen werden, wobei das Team mehr Wert auf die Betriebssicherheit als auf eine schnelle Umstellung legte. Unterstützt wurde die Ricola-IT durch die Winterthurer Ontrex AG, die sich einen ausgezeichneten Ruf erarbeitet hat. «Bei Ontrex haben wir ein sehr gutes Gefühl», bestätigt auch IT-Leiter Rolf Kohler, «die Mitarbeiter lösten alle Aufgaben zuverlässig und schnell.»