Mobiler Workflow für den Einkauf
Prozess- und kostenoptimiert zu handeln, ist für Einkäufer eine tägliche Herausforderung. Ein unternehmensweites Vertrags- und Dokumentenmanagement kann dabei helfen – vor allem, wenn es mobil zur Verfügung steht.
» Von , 30.01.2012 06:50.
Davon träumen die Einkäufer in jedem Unternehmen: Die Beschaffung eines Produkts oder einer Dienstleistung wird schnell, risikolos, zum günstigsten Preis und zu den besten Zahlungsbedingungen abgewickelt. Modular aufgebaute Dokumenten- und Vertragsmanagement-Systeme können die Einkaufsprofis dabei unterstützen. Sie helfen, die Prozesse zu beschleunigen, die Kosten effizient zu gestalten und für jeden nachvollziehbar zu dokumentieren. Reporting- und Analyse-Funktionalitäten unterstützen darüber hinaus die unternehmerische Entscheidungsfindung und das Risikomanagement.
Transparenz & strategische Planung
Der Vorteil eines solchen aktiven Vertrags- und Dokumentenmanagements besteht darin, unternehmensweit sämtliche Einkaufsvereinbarungen samt deren Verbindungen zu Kunden- und Lieferantenverträgen transparent managen zu können. Buchungen und Zahlungen lassen sich automatisch den entsprechenden Verträgen zuordnen, wodurch stets eine Übersicht über Vertragsausschöpfung und verbleibende Obligos gegeben ist. Alle zum jeweiligen Einkauf gehörenden Daten und Dokumente liegen übersichtlich und revisionssicher in einer digitalen Akte, E-Mails sind direkt aus IBM Lotus Notes oder MS Outlook eingebunden. Diese digitalen Akten lassen sich beispielsweise an jedem SAP-Objekt im Beschaffungssektor führen, etwa als Lieferanten-, Kontrakt-, Bestell-, Material- oder Equipmentakte, und auch miteinander verknüpfen. Auf diese Weise entsteht automatisiert eine prozessorientierte Beschaffungsakte – von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsprüfung und -begleichung. Die so gewonnene Transparenz steigert die Planungs- und Steuerungsfähigkeit im Einkauf und unterstützt diesen beim Ausschöpfen optimaler Vertrags- und Zahlungsbedingungen.
Selbst die komplette Rechnungsverarbeitung, inklusive Freigabe- und VerbuchungsWorkflow, lässt sich automatisieren, zum Beispiel im Abgleich mit bestehenden Kunden-
verträgen. Der verantwortliche Manager oder Sachbearbeiter erhält Zugang zu den betroffenen Dokumenten und kann diese ohne aufwendige Recherchen prüfen. Zahlungen können aber auch automatisiert verweigert werden, falls relevante Vertragspunkte nicht erfüllt sind.
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