Kosten runter, Performance rauf

Ralph K. Treitz ist CEO und Vorstand der VMS AG

Häufig führen SAP-Projekte und Änderungswünsche von Anwendern direkt in die IT-Kostenfalle. Selbst Projekte, die einen positiven Effekt auf den Geschäftsprozess haben, belasten letztlich das Budget der IT: Jede Modifikation, Neuimplementierung oder Eigenentwicklung macht die SAP-Systemlandschaft komplexer und verteuert deren Betrieb. Aufgrund der hohen Komplexität und der unverändert hohen Änderungsgeschwindigkeit wird es für IT-Verantwortliche zunehmend schwerer, die Anwendungslandschaft und die von den einzelnen Anwendungen unterstützten Details der Geschäftsprozesse transparent zu halten. Eine klare Sicht auf die tatsächlichen Kostentreiber fehlt - etwa auf die Ursache vieler Störungsfälle (Incidents), Programmabbrüche, Antwortzeiten pro Applikation, deren tatsächliche Nutzung oder Support und Servicemodelle.

Erhebliche Kosten verursachen auch technische Release-Wechsel. Sie binden personelle und finanzielle Ressourcen in der IT-Organisation, während ihr geschäftlicher Nutzen oft fraglich ist. Auch die erhöhten Wartungsgebühren der SAP schlagen zu Buche. Darüber hinaus können keine Aussagen zur Kritikalität von Anwendungen, also zu den finanziellen Risiken bei Störungsfällen, getroffen werden.

Genau diese Daten und Informationen erhalten CIOs durch eine automatisierte Vermessung der aktuellen SAP-Landschaft sowie deren modellgenerierten, an Benchmarks ausgerichteten Auswertung. Auf diese Weise werden Kostentreiber identifiziert, erfasst, transparent dargestellt und bewertet.

Bei der Wahl der Vermessungsmethode sollten CIOs jedoch darauf achten, dass sie minimalinvasiv ist und die IT-Teams nicht noch zusätzlich belastet.

Kosten transparent halten

Auf Grundlage der faktenbasierten Bewertung der SAP-Landschaft können IT-Verantwortliche intelligente Konzepte erarbeiten, um die Anwendungslandschaft kostenoptimiert zu gestalten und deren Weiterentwicklung vorausschauend sowie zu klar kalkulierbaren Kosten zu planen. Dabei lohnt sich auch der Blick auf die Architektur der ERP-Landschaft, denn viele Einzelprobleme resultieren aus einer wild gewachsenen IT-Landschaft. Im Idealfall ist die SAP-Architektur konsequent am Geschäftsmodell und an den Unternehmensabläufen ausgerichtet und bringt dem Business direkten Nutzen.

Beispiel Randstad Deutschland

Eine solche intelligent gestaltete SAP-Architektur hat zum Beispiel der Personaldienstleister Randstad Deutschland realisiert. Er bündelte seine bislang verteilten Daten- und Informationsflüsse auf einer benutzerfreundlichen Portaloberfläche und schuf so in mehreren Hundert Niederlassungen einheitliche und durchgängige Geschäftsabläufe. Heute genügt ein Login und die Mitarbeiter können gemäss ihrer Berechtigung direkt auf alle Prozesse und Dienste aus dem Backend zugreifen, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Bislang zeitaufwendige Abstimmungsprozesse und das manuelle Hin- und Herkopieren von Daten gehören der Vergangenheit an.

Technisch gesehen sind die eingesetzten SAP-Lösungen, bestehend aus SAP ERP, SAP CRM und SAP NetWeaver Business Warehouse, in die SAP-Portallösung integriert. Alle Anwendungen werden zentral in einem Rechenzentrum betrieben und den Usern in den Niederlassungen vor Ort über Citrix Server und eine gesicherte VPN-Verbindung zugänglich gemacht. Damit entfallen Ausgaben für lokale Installationen sowie die Wartung und Datensicherung vor Ort. Und im Verbund mit der Dokumentenarchivierung wurden auch die Aktenordner vor Ort gleich mit entsorgt. Alles in allem konnte Randstad Deutschland damit seine Prozesskosten um knapp 34 Prozent senken.