IT-Kosten: erst prüfen, dann kürzen

Prioritäten erkennen

IT-Controller und Entscheidungsträger müssen die Projekte identifizieren, die den grössten Nutzen für das Unternehmen bringen. Bei IT-Neuinvestitionen sind im Rahmen einer Capex-Projektpriorisierung (Capex = Capital expenditure) folgende Fragen zu klären:
Welche IT-Investitionen haben Priorität? IT-Planungs-Software bietet hier eine Methodik zur Erfassung aller vorhandenen Daten in den Unternehmen sowie zur anschliessenden Auflistung aller Projektanträge. Diese Informationen werden in Beziehung zu dem gestellt, was das Unternehmen für die Umsetzung der Strategie braucht und anhand unterschiedlicher Kriterien priorisiert. Das Resultat ist eine Heatmap für IT-Investitionen, die alle Brennpunkte mit aktuellem Handlungsbedarf aufzeigt. Über Projekt-KPIs (Key Performance Indicators) und das Projektportfolio erhält man eine Auflistung der Projekte entsprechend der Priorität.
Welche IT-Projekte sind verzichtbar? Klärung bringt hier eine Auswirkungsanalyse der gestoppten Projekte, in der Projektabhängigkeiten erfasst und Projekte zu IT-Systemen zugeordnet werden. Hierzu erforderlich ist zunächst die Identifikation der Projektredundanzen. Aus den Ergebnissen lassen sich dann vertretbare und verfolgbare Einsparpotenziale ablesen, da ersichtlich wird, auf welche Projekte ein Unternehmen verzichten kann.

Das Verfahren gibt den IT-Controllern und Finanzmanagern den nötigen Rückhalt, um zwischen objektiven Informationen und interner Unternehmenspolitik abzuwägen und jederzeit auf aktuelle, richtige und vergleichbare Informationen zurückgreifen zu können. Im Endergebnis kann die IT fundierte Investitionsentscheidungen treffen.

Der praktische Nutzen

Ein beispielhaftes Verfahren zur Projektpriorisierung hat die VR Leasing etabliert: Dort überwacht das CIO-Office die Projektkosten, die Architekturkonformität, die IT-Sicherheit sowie die Business-Cases und die Business-Relevanz. Seit der Einführung des EAM-Programms werden Projekte nicht fortgeführt, wenn die oben genannten Faktoren nicht dem Standard entsprechen.

Petra Finke, CIO bei Rhenus Assets & Services, unterstreicht den planerischen und steuerungsbezogenen Nutzen: «Wir als IT fordern, dass der Geschäftsbereich seine Anforderungen formuliert und nicht gleich mit
Lösungen argumentiert. Enterprise Architecture Management hilft uns, bei den Prozessen zu beginnen und nicht sofort über Lösungen oder Applikationen zu diskutieren.»

Nicht nur im operativen Betrieb, sondern auch beim Projektgenehmigungsprozess erhalten Unternehmen durch EAM Planungssicherheit und Kostentransparenz. Die Einstiegskosten für eine IT-Planungs-Software, beispielsweise beim Einsatz des neuen Start- und Servicepakets «Control IT and Save» von alfabet,
bewegen sich im Rahmen eines Mittelklassewagens. Ausgaben, die sich schnell auszahlen, denn das Potenzial durch Einsparungen und erhöhte Effektivität kann innerhalb von zwölf Monaten leicht das Hundertfache betragen.