Die grössten IT-Fehler im Büro

Je mehr Geräte genutzt werden und je mehr Abläufe stattfinden, desto grösser wird die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Diese sind nicht nur ärgerlich, sondern kosten in der Regel Geld, Zeit und personelle Ressourcen. Welche Fehler das sind und wie man sie am besten vermeidet, erklärt dieser Artikel.

» Von Sandra Adlesgruber , 11.09.2017 05:00.

Backups vergessen

Das Vergessen oder auch nur Vernachlässigen von Backups kann schlimme Konsequenzen nach sich ziehen. Nach wie vor ist es aber so, dass viele Unternehmen keine ausreichenden Backup-Konzepte haben oder diese viel zu selten zum Einsatz bringen. Falls sie es doch tun, ist es durchaus sinnvoll, sich dabei nicht völlig auf eine Cloud zu verlassen, sondern nach Möglichkeit zusätzlich eine physische Datensicherung für die wichtigsten Informationen zu betreiben. Sollte die IT-Abteilung die entsprechenden Aufgaben zentralisiert haben, ist das umso besser – nur muss sie die Datensicherung dann auch gewissenhaft, systematisch und mit einer gewissen Strategie verfolgen. Das gilt aber auch für den einzelnen Mitarbeiter, falls keine oder nur eine rudimentäre IT-Abteilung vorhanden ist.

Dabei sind die mitgelieferten Sicherungsoptionen oft schon stabil genug, sodass keine Zusatzprogramme mehr notwendig sind. Ist die Automation Teil der Datensicherung, sollte man sie auf keinen Fall abschalten oder abbrechen. Ansonsten sollte man sie regelmässig manuell mitnehmen. Denn bei den meisten Angestellten kommen die Gedanken an die Datensicherung leider erst nach einem umfangreichen Datenverlust.

Von der alleinigen Benutzung der Cloud ist wie gesagt dringend abzuraten: In aller Regel hat das eigene Unternehmen keine eigene Cloud, sodass die sensiblen Daten in der Regel an Drittanbieter gehen müssen. Natürlich ist das Feld hart umkämpft und die Technologie die Zukunft, bei vielen Firmen ja schon die Gegenwart. Anbieter gibt es international jedenfalls genug, besonders, nachdem Dienste wie Dropbox etwas in Verruf gerieten, ist dies womöglich interessant. Dennoch sind besonders empfindliche Daten in der physischen Sicherung besser aufgehoben – Hackerangriffe werden in der Zukunft wohl eher mehr als weniger.

Die falschen Drucker auswählen und Drucksachen richtig behandeln

Besonders wenig finanzstarke Unternehmen achten beim Kauf von Druckern vor allem auf die Preise bei der Anschaffung. Allerdings ist das nicht unbedingt eine gute Idee. Seltener bedenken sie leider die Folgekosten, die entstehen können – zwischen Laser- und Tintenstrahldruckern gibt es aber durchaus Unterschiede auch in den Folgekosten. Denn mit einem Toner für Laserdrucker lassen sich je nachdem etwa bis zu 20.000 Seiten drucken. Tintenpatronen schaffen hingegen vielleicht drei- oder vierhundert Seiten, sind aber deutlich billiger in der Anschaffung.

Diese Frage ist natürlich von vielen Faktoren abhängig, zum Beispiel davon, wie viele Drucksachen ein Unternehmen letztendlich wirklich braucht. Wer allerdings viele ausgedruckte Dokumente benötigt, wird sicherlich mit einem Laserdrucker besser fahren.

Teilweise werden Drucksachen natürlich auch ausgelagert an eine externe Firma – gerade dann, wenn es beispielsweise um Flyer geht. Oft werden dabei allerdings Fehler gemacht. Denn nur, weil der Entwurf des Dokuments auf dem Bürodrucker etwas hermacht, heisst dies noch nicht, dass die fertigen Flyer genauso gut aussehen. Von den richtigen Farbmodi über die Auswahl des richtigen Papiers bis hin zu der Wahl des richtigen Farbprofils gibt es einige Aspekte zu berücksichtigen. Denn für Flyer zu bezahlen, die man letztendlich nicht verwenden kann, ist nicht nur teuer, sondern wird bei Vorgesetzten und Chefs sicherlich nicht auf Gegenliebe stossen.

IT-Sicherheit vernachlässigen

Leider entwickeln sich nicht nur die Möglichkeiten der Technik immer weiter, sondern auch die Hacker. Mittlerweile ist das Hacken ein kommerzielles Geschäft geworden, indem es um Kundeninteresse geht – der Hacker, der über eine Million DSL-Router der Telekom lahmlegte, bekam seinen Auftrag von einer Telekommunikationsfirma aus Liberia. Da der digitale Raum einen wachsenden Markt für Kriminelle darstellt, sollten Firmen sich keineswegs darauf verlassen, dass ihre Sicherheit einfach so gewährleistet bleibt. Viele Firmen vergessen ihre IT-Sicherheit aber nach den einmal eingerichteten Virenscannern und Firewalls. Mit diesem Verhalten öffnen sie aber Tür und Tor für potenzielle Straftaten.

Dabei sind die Schäden, die Gangster hier anrichten können, immens. Von Firmengeheimnissen bis hin zu Kontodaten und schwer zu behebenden Systemausfällen ist alles denkbar. Dass die Gefahr bis heute unterschätzt wird, verwundert doch einigermassen. Denn in den vergangenen Jahren ist rund die Hälfte von deutschen Unternehmen Opfer von Verbrechen wie Sabotage, Datendiebstahl oder Wirtschaftsspionage geworden. Diebstähle sind besonders häufig, zum Beispiel von Computern, Smartphones oder Tablets. Und auch für diesen Fall müssten sich IT-Abteilungen Vorgehensweisen wie Fernsperrungen und ähnliche Massnahmen überlegen.

Wirtschaftsspionage wird indes in Zeiten der Globalisierung immer gefährlicher: Auf 50 Milliarden Euro wird der Schaden allein in der Bundesrepublik Deutschland beziffert. Umso bitterer ist es, dass für Notfälle nur knapp die Hälfte der Unternehmen landesweit gerüstet ist. Es würde also eine überwältigende Anzahl von Firmen völlig unvorbereitet treffen.

Besonders expandierende Firmen machen den Fehler, dass sie sich keine Hilfe ins Boot holen, obwohl sie über keine internen IT-Experten verfügen. Natürlich handelt es sich beim Engagement eines entsprechenden Dienstleisters um einen zusätzlichen Kostenfaktor. Die Neuanstellung von Profis oder die angesprochene Beauftragung einer spezialisierten Firma ist jedoch mehr Pflicht als Option. Betrachtet man die bereits im Text aufgezählten Faktoren, investiert man vor allem in den eigenen Erfolg. Denn langfristig sparen Unternehmer dadurch in allen Bereichen: Es wird mehr Zeit für andere Aufgaben frei, es wird weniger Personal für die Behebung von Fehlern gebunden und vor allem ist es möglich, auf lange Sicht Finanzmittel zu sparen.

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