Green IT muss messbar sein

Adrian Schwizer ist Head of Managed Print Services bei Ricoh Schweiz AG

Green IT ist zum Modewort einer ganzen Branche geworden. Das Thema wird in der Öffentlichkeit so breitgetreten, dass seine Bedeutung zunehmend konfus und unfassbar wird. Was genau ist Green IT? Reicht es beispielsweise, effizientere Hardware anzuschaffen oder abends den Drucker abzuschalten? Solche Massnahmen sind sicher ein guter Anfang, aber eben nur der erste Schritt eines langen Wegs. Denn Green IT ist umfassender. Nicht nur der Energieverbrauch im produktiven Betrieb, sondern der gesamte Produktlebenszyklus muss berücksichtigt werden. Dieser Aspekt wird beim inflationären Gebrauch des Wortes in Marketing- und PR-Abteilungen oft zu wenig berücksichtigt.

Versteckte Kosten sichtbar machen

Wir wissen heute, dass der Papier- und Energieverbrauch während der Lebensdauer von Kopier- und Druckgeräten mehr als 60 Prozent ihrer Ökobilanz ausmacht - ein Faktor, der auch finanziell zu Buche schlägt. Wie eine aktuelle Studie von Coleman Parkes Research zeigt, wenden europäische Unternehmen mehr als 14 Milliarden Euro für das Dokumentenmanagement auf. Das entspricht immerhin bis zu fünf Prozent ihres Jahresumsatzes. Die Umfrage basiert auf 311 detaillierten Interviews mit Führungskräften mittlerer und grosser Unternehmen aus diversen Branchen. Rund 77 Prozent dieser Führungskräfte sind sich zwar der Einsparmöglichkeiten durch optimiertes Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber dennoch nur sehr sporadisch und unsystematisch. Lediglich 44 Prozent kontrollieren die Dokumentenkosten aktiv, während 32 Prozent der Befragten über deren Höhe völlig im Dunkeln tappen. Dabei liegen in diesem Bereich Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent durchaus drin.

Damit sind wir auch schon beim Kern des Problems: Green IT kann nur dann richtig umgesetzt werden, wenn die Kosten und Umwelteinflüsse der vorhandenen Geräteparks sichtbar gemacht werden. Durch die Beobachtung der beiden Faktoren Papier und Energie werden die Kosten der Dokumentenhandhabung eines Unternehmens sichtbar. Die daraus gewonnenen Informationen bilden den Ausgangspunkt zur Effizienzsteigerung, in deren Zentrum die drei Faktoren Reduktion des TCO (Total Cost of Ownership), Reduktion der CO2-Emissionen und die Verbesserung der Kopier- und Druckleistung stehen.

Am Anfang steht die Analyse

Im Output-Bereich können Managed Print Services gezielt Abhilfe schaffen. In einem Audit werden zunächst CO2-Bilanz und TCO der aktuellen Geräteflotte ermittelt. Dazu zählen der Energiebedarf, die Finanzdaten, die Erfassung der bestehenden Geräteflotte, eine Anwenderumfrage und die Überprüfung aller Kosten vom Management über das Verbrauchsmaterial bis zum Unterhalt. Basierend auf diesen Fakten erstellen Experten ein Optimierungsszenario. Heute sind in vielen Unternehmen heterogene, schlecht verwaltete und überalterte Printer-flotten anzutreffen, deren Kosten und Verbrauch weit über den technologischen Möglichkeiten liegen. Ersetzt man diesen Altbestand beispielsweise durch einen homogenen und vor allem modernen Gerätepark, lässt sich so der Stromverbrauch je nach Fall um 15 bis 40 Prozent reduzieren.