SharePoint 2010 – Workflow-Design wird deutlich flexibler

Wiederverwendbare Workflows

Mit SharePoint Designer erstellte Workflows unterlagen bislang der äußerst mühsamen Einschränkung, dass diese fix einer Liste oder Dokumentenbibliothek angeheftet werden mussten. Die weitere Verwendung eines erstellten Workflows in einer anderen Liste war schlichtweg nicht möglich. In SharePoint Designer 2010 wird das Konzept der Reusable Workflows eingeführt. Damit können Workflows innerhalb einer Site beliebig mit anderen Listen und neu auch mit Content Types gekoppelt werden. Außerdem lassen sich wiederverwendbare Workflows zu sogenannten Globally Reusable Workflows befördern. Diese stehen als Vorlage für die Verwendung innerhalb einer ganze Site Collection zur Verfügung.

Neben den Reusable Workflows gibt es neu den Typ Site Workflow. Dieser ist für Abläufe gedacht, welche nicht von einer Liste oder einem Content Types abhängig sein sollen, sondern auf Siteebene aufgerufen werden können. Dies musste bislang über eine Dummy-List bewerkstelligt werden. Site Workflows können manuell über das SharePoint Userinterface (via Site Actions > Site Workflows) oder das SharePoint-API gestartet werden.

Komfortabler Workflow Designer

Für die Definition von deklarativen Workflows kommt SharePoint Designer 2010 mit einem komplett neuen Editor, der den bisherigen Wizard-basierten Workflow-Designer ersetzt. Der neue Editor, der ein bisschen an den Regelassistenten in Outlook erinnert, bietet einen wesentlich besseren Überblick über verschachtelte Abläufe und beschleunigt mit einer IntelliSense-ähnlichen Auswahlhilfe den Zugriff und die Konfiguration auf Aktionen und Bedingungen. Die Optionen und Parameter der einzelnen Aktionen und Verzweigungen werden in Form eines Hyperlinks dargestellt. Ein Klick auf diesen öffnet ein passendes Dialogfenster oder eine Drop-Down-Box, über die dann die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden können (siehe Bild). Aktionen lassen sich zwecks Übersicht zu Steps zusammenfassen, die dann grafisch mit Boxen umrahmt angezeigt werden. Um mehrere Aktionen gleichzeitig ausführen zu lassen, stehen zudem sogenannte Parallel Blocks zur Verfügung.

Abbildung 2: Der neue Workflow Editor in SharePoint Designer hilft mit einer IntelliSense-ähnlichen Auswahlfunktion beim Erstellen von Workflows.