Raffinierte Tricks für Microsoft Office

POWERPOINT

PowerPoint läuft in Verbindung mit seinen zwei Text- und Zahlengefährten zur Höchstform auf - wie Sie an nachfolgenden Tipps sehen werden

27. Aus Word macht PowerPoint
Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation vorbereiten müssen, empfehlen wir: Greifen Sie zuerst zu Word und gehen Sie darin zu Ansicht/Gliederung. Tippen Sie die einzelnen Folien und die wichtigsten Punkte untereinander ein. Ordnen Sie die Zeilen. Verpassen Sie ihnen Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2. Einzelne Einträge lassen sich auch per Maus einem anderen Punkt unterordnen. Aufgepasst: Einträge mit dem Format Textkörper werden später nicht übernommen. Was ein Folientitel wird, dem geben Sie die Ebene 1. Den Aufzählungspunkten entsprechen die Ebenen 2 und 3. Gehen Sie zu Datei/Senden an/Microsoft PowerPoint. Weisen Sie der Präsentation noch das passende Design zu - schon ist das Grundgerüst fertig. Wollen Sie Ihre Gliederung einer bestehenden PowerPoint-Präsentation einverleiben, schliessen Sie das Gliederungsdokument. Greifen Sie in PowerPoint zu Einfügen/Folien aus Gliederung und nun zum gewünschten Word-File.

28. «An PowerPoint senden» fehlt
Im neuen Word 2007 ist der Befehl für den Export der Word-Gliederung nicht zu finden. Sie
können ihn aber in die Schnellzugriffsleiste oben links einbinden. Klicken Sie in Word auf Office-Knopf/Word-Optionen und gehen Sie danach zu Anpassen. Schalten Sie bei «Befehle» auf «Befehle nicht in der Multifunktionsleiste» um. Wählen Sie in der Liste An Microsoft Powerpoint senden und anschliessend Hinzufügen.

29. Zielgruppengerecht
Interessiert sich nicht jedes Publikum für alle Folien Ihrer Präsentation? Sie könnten von der PowerPoint-Datei eine Kopie machen und die Präsentation je nach Zuhörer anpassen. Der Nachteil: Sie müssen spätere Korrekturen in allen Dateien vornehmen. Stecken Sie besser alle Folien zusammen in eine Datei und legen Sie verschiedene zielgruppenorientierte Präsentationen fest. Öffnen Sie dazu Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentation. Klicken Sie auf Neu und geben Sie dem Vortrageinen Namen (zum Beispiel Interne Schulung). Mit Shift+Klick markieren Sie mehrere Folien hintereinander, via Ctrl+Klick markieren Sie mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien. Verfrachten Sie diese per Hinzufügen in die rechte Spalte. Klicken Sie auf OK. Von nun an wählen Sie unter Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentation je nach Bedarf die gewünschte Variante und starten die Darbietung per Vorführen. In PowerPoint 2007 finden Sie die gleichen Einstellungen unter Bildschirmpräsentation und Benutzerdefinierte Präsentation.