Massiv Kosten gespart mit Dokumenten-Management

Die Reiseveranstalterin Kuoni ist auf ein gut funktionierendes Dokumenten-Management angewiesen. Denn auch im elektronischen Zeitalter erhalten Kunden ihre Reisedokumente - vom Flugticket über Reiseführer und Landkarten bis hin zu Vouchers für Hotel oder Mietwagen - in der Regel als physische Produkte. Die Anforderungen an das komplette Dokumenten-Output-Management bezüglich Qualität und Quantität sind entsprechend hoch. Der Druckausstoss bei Kuoni ist nicht nur ein geschäftskritischer Erfolgs- sondern auch ein erheblicher Kostenfaktor.

Nach dem Buchungsrückgang infolge der Terroranschläge vom 11. September 2001 überprüfte Kuoni die gesamte Kostenstruktur des Konzerns - inklusive des Logistikbereichs (Dokumenten-Output-Management, Dokumentenversand, Spedition, Lagerhaltung und Materialbeschaffung). Das Ergebnis war ernüchternd: Die Betriebskosten der hauseigenen Druckerei waren viel zu hoch und es bestand dringender Handlungsbedarf. Christian Bachmann, Leiter des Bereichs Logistik bei Kuoni erinnert sich: «Wir haben von der Geschäftsleitung den klaren Auftrag erhalten, die Kosten der Druckerei zu senken. Die Analyse aller Prozesse hat aber ergeben, dass sich die Aufwände nur durch eine Änderung bei den bestehenden Workflows reduzieren lassen würden.»

Logistikprozesse umgekrempelt

Im Folgenden leitete Bachmann eine Umstrukturierung der Logistikprozesse ein. In einem ersten Schritt ermittelten er und sein Team den Ist- und Soll-Zustand der Dokumentenentstehungsprozesse. Dabei wurden die bestehenden Einrichtungen auf deren Kosten- und Benutzungseffizienz überprüft. Anschliessend wurden verschiedene technische und benutzerspezifische Elemente, wie etwa das Ausstossvolumen, die Systemzugänglichkeit oder die Produktionskapazitäten analysiert. Auf Basis dieser Ergebnisse wurde ein detailliertes Pflichtenheft erstellt.

Im nächsten Schritt lud Bachmann alle namhaften Hersteller von Dokumenten-Management-Lösungen zu einem Round-Table ein. Sie sollten ein Lösungskonzept, verbunden mit einem Kostendach, vorstellen. «Von den Lösungsvorschlägen, die wir von den verschiedenen Anbietern erhalten haben, hat uns das Konzept von Lanier am meisten überzeugt», fasst Bachmann das Ergebnis der Ausschreibung zusammen. «Das Lanier-Team hatte sich eingehend mit unserer Problemstellung auseinandergesetzt und die spezifischen Anforderungen unserer Branche in das Konzept integriert.»