Kommunikationstools verbessern Change-Management

Veränderungen gehören in der Wirtschaft zum Tagesgeschäft. Sie werden mehr, folgen in kürzeren Zyklen aufeinander und überlappen sich. Gerade in Krisenzeiten versuchen die Manager durch grossen Aktionismus wie etwa Änderungen in der Personalpolitik, Kostensenkungs- und Restrukturierungsmassnahmen, die Erschliessung neuer Märkte oder Übernahmen ihre Unternehmenssituation zu verbessern.

Das Gros der Veränderungen betrifft die Firma intern. Das bedeutet, dass das Unternehmen bei der Bewältigung zu einem grossen Teil mit sich selbst beschäftigt ist. Betroffen sind interne Abläufe und vor allem die Mitarbeiter, die Veränderungen - die sie vielleicht verunsichern - mittragen und mit umsetzen müssen. Deshalb ist es notwendig, Veränderungsprozesse zügig und zielgerichtet über die Bühne zu bringen, ,,denn ein Unternehmen, dessen Aktionen sich hauptsächlich um sich selber drehen, hat keine Zeit für Märkte und Kunden und ist damit handlungsunfähig", betont Bernd Heinrichs, Mitglied der Geschäftsführung von Cisco Deutschland.

Die vorliegende Studie von Cisco und Damovo belegt, dass es über 80 Prozent der Befragten für wichtig (sehr wichtig/eher wichtig) halten, dass Änderungen in ihrem Unternehmen vollzogen werden. Als Hauptursache für notwendige Veränderungen wird übrigens immer noch die Senkung der Kosten angesehen. Doch ist die Dringlichkeit bei Führungs- und Fachkräften verschieden ausgeprägt: Während die Manager zu 54 Prozent mit höchster Priorität auf Veränderung drängen, sind es bei den Fachkräften nur 35 Prozent. Dazu kommt, dass Mitarbeiter und Chefs auch die Qualität des Chance Managements in ihren Unternehmen unterschiedlich bewerten: So sind die Manager zu 71 Prozent der Meinung, dass die Kommunikationswege kurz sind - allerdings schliesst sich nur 47 Prozent ihres Teams dieser Meinung an. Mit der Regelmässigkeit der Information sind noch 68 Prozent der Vorgesetzten zufrieden. ihre Untergebenen nur noch zu 40 Prozent.
Diese Diskrepanz kann zu gefährlichen Spannungen und Blockaden unter den Mitarbeitern führen, wenn es dem Chance Management nicht gelingt, schnell einen Konsens herbeizuführen. Dies geschieht durch zeitnahe und ausgewogene, faire Kommunikation.

Immer noch: Erst die Chefs, dann die Mitarbeiter
Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist der Treiber des Change-Managements. Alle an einem Veränderungsprozess Beteiligten sollten schnell und flächendeckend informiert werden, um Missverständnissen und Gerüchten vorzubeugen. Doch damit ist es in den Unternehmen nicht zum Besten bestellt wie die Studie zeigt: Ein Drittel der befragten Mitarbeiter fühlt sich generell bei Change-Prozessen zu wenig berücksichtigt, gleichgültig ob bei Kostensenkungsmassnahmen, Umstrukturierungen oder Fusionen. Sie beklagen fehlende Information und Verständnisprobleme, berichten über Interessenskonflikte oder mangelnde Verantwortungsbereitschaft der Fach- und Führungskräfte.

Dabei bedienen sich die Unternehmen unterschiedlicher Konzepte, um ihre Mitarbeiter über die anstehenden Veränderungen zu informieren: Mit 43 Prozent wendet der Grossteil der Unternehmen die klassische, kaskadische Kommunikationsmethode an. In der Studie werden sie als ,,konservativ" eingeordnet: Hierbei werden zuerst die Vorgesetzten instruiert, die dann im nächsten Schritt das Team aufklären. Dies hat den Nachteil, dass eine Vielzahl der Kommunikatoren Fehlinterpretationen verursachen können und vor allem, dass nicht alle Mitarbeiter zeitgleich erreicht werden. Bei den Unternehmen, die kaskadisch arbeiten, werden als Kommunikationsmittel vor allem Intranet, E-Mail und persönliche Gespräche eingesetzt.

39 Prozent der Unternehmen betreiben eine flächendeckende, zeitgleiche Kommunikation mit Hilfe fortschrittlicher Dialog-Technologien, in der Studie als ,,fortschrittlich" bezeichnet. Dabei sind Telefon-, Videokonferenz-, E-Mail- und Instant-Messaging-Funktionen auf Bürorechnern, Notebooks und Smartphones vernetzt und werden genutzt, um alle Mitarbeiter gleichzeitig auf den neusten Stand zu bringen. In diesen Firmen kommen als Kommunikationsmittel am häufigsten Video-, Audio- und Wekonferenzen zum Einsatz.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: ,,Fortschrittliche Kommunikation führt zu zufriedeneren Mitarbeitern"