E-Mail-Archivierung: Gesetzeslage ist vielen unbekannt

Die E-Mail-Flut überfordert zunehmend viele Arbeitnehmer und sorgt oft für massiven Stress im Büroalltag. Viele erliegen daher der Verlockung elektronische Nachrichten einfach zu löschen. Bereits seit 2002 gibt es aber rechtliche Rahmenbedingungen, welche die revisionssichere Archivierung von elektronischen Nachrichten regeln. Verstösst man gegen diese Aufbewahrungspflichten, macht man sich strafbar - auch in der Schweiz.

Unserer neuesten Onlineumfrage zufolge haben allerdings 55 Prozent der insgesamt 275 Teilnehmer keine Ahnung, dass es gesetzliche Vorgaben für die E-Mail-Archivierung gibt. Neun Prozent archivieren keine elektronischen Nachrichten, da ihnen das zu umständlich erscheint. Lediglich 22 Prozent geben an, E-Mails gemäss den gesetzlichen Vorgaben zu archivieren.

Wer E-Mails löscht, macht sich strafbar

Diese Zahlen überraschen in Anbetracht der gültigen Rechtslage: Business-E-Mails gelten hierzulande als aufbewahrungspflichtige Geschäftskorrespondenz. Die Aufbewahrungspflicht liegt nach steuerrechtlichen Gesichtspunkten bei mindestens zehn Jahren. Werden E-Mails vor Ablauf dieser Frist gelöscht, drohen harte Strafen. Auch die IT-Leiter müssen in so einem Fall mit rechtlichen Konsequenzen, Abmahnung oder im schlimmsten Falle sogar Kündigung rechnen.

Die derzeitige Rechtslage in punkto E-Mail-Archivierung erläutert Mathias Flegel, Country Manager Schweiz bei H&S Software. Den entsprechenden Artikel finden Sie hier.