Die passende Groupware-Lösung für KMUs finden

Arndt Stubbe ist Senior Channel Manager bei Kerio Technologies.

Von der Einführung einer Groupware-Lösung erwarten sich Unternehmen in erster Linie eine Optimierung ihrer Kommunikationsprozesse - und zwar sowohl zwischen den Mitarbeitern selbst als auch zwischen dem Unternehmen und externen Partnern. Dieses reicht von so einfachen Dingen wie dem Versand von E-Mails an eine bestimmte Verteilergruppe und führt über Push-Mail auf Mobiltelefone mobiler Mitarbeiter bis hin zur Vereinbarung von Terminen zwischen weltweit verteilten Teilnehmern, die mit den unterschiedlichsten Endgeräten und diversen Betriebssystemen arbeiten. Zu den geläufigen Groupware-Funktionen gehören heute die Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Notizen und Aufgaben, die Koordination von Terminen und Ressourcen sowie der Zugriff auf öffentliche oder freigegebene Ordner - und zwar von überall aus.

Die Frage nach dem richtigen Client

Als vorderstes Kriterium bei der Auswahl einer Groupware-Lösung sollte die Frage nach dem geeigneten Client stehen. Denn nur wenn alle Beteiligten ihren jeweiligen Groupware-Client akzeptieren, bedienen können und wollen, und so in letzter Konsequenz auch aktiv benutzen, lassen sich die positiven Effekte eines Groupware-Servers zur Optimierung der Geschäftsprozesse auch tatsächlich realisieren. In den meisten Fällen wird der Groupware-Client auf der Windows-Plattform wohl Outlook oder Vista-Mail und -Kalender heissen, während Apple-Nutzer Entourage oder die Mail- und Kalenderanwendung von Mac OS vorziehen werden. Linux-Anwender hingegen stehen wahrscheinlich wiederum eher Thunderbird mit Lightning oder Sunbird aufgeschlossener gegenüber. Die Erfahrung hat dabei gezeigt, dass Unternehmen - wenn möglich - ihren Mitarbeitern den Groupware-Client lassen sollten, mit dem sie vertraut sind.

Kommt in einem Unternehmen ausschliesslich ein Betriebssystem auf allen Arbeitsplatzrechnern zum Einsatz, reicht es aus, wenn auch der Groupware-Server nur Clients auf dieser Plattform unterstützt. Wer hingegen mehr als ein Client-Betriebssystem im Einsatz hat, sollte auch auf eine entsprechende Client-Unterstützung durch den Groupware-Server achten. Hier kommt es zudem darauf an, dass der jeweilige Groupware-Client auch alle Funktionen des Groupware-Servers ansprechen kann. Wer beispielsweise sein Outlook per POP3 oder IMAP an einen Linux-basierten Groupware-Server anbindet, kann so zwar E-Mails senden und empfangen. Die Koordination von Terminen oder die Nutzung öffentlicher Ordner ist mit Bordmitteln jedoch nicht möglich. Für diesen Fall müsste der Hersteller des Groupware-Servers beispielsweise einen Client-seitigen Outlook-Konnektor zur Verfügung stellen.