Conferencing Services

Unternehmen müssen heute kurze und rasche Entscheidungswege ausweisen, um damit die Time-to-Market zu verkürzen. Die Mitarbeitenden sind räumlich und zeitlich flexibler als früher, der Anteil an Mobile Workern wächst stetig. Dadurch entsteht ein höherer Bedarf an Kommunikation, um sich auszutauschen - was aber nicht zu höheren Kosten führen darf. Ausserdem möchten Unternehmen ihren CO2-Fussabdruck verbessern, weil Nachhaltigkeit und Green IT eine immer grössere Rolle spielen. Das Resultat: Sie setzen vermehrt auf Services, die Geschäftsreisen komplett überflüssig machen oder zumindest reduzieren.

Es kommt dabei nicht darauf an, ob man eine einfache Telefonkonferenz- oder eine komplexe Videokonferenzlösung nutzt, beide Varianten ermöglichen eine einfache, rasche und unkomplizierte Kommunikation und Zusammenarbeit. Persönliche Treffen können so virtuell abgehalten werden. Auch Presse- und Analystenkonferenzen sowie die Vorführung von Produkten sind mit geringem Aufwand für Hunderte von Teilnehmern zeitgleich an verschiedenen Standorten rund um den Globus möglich.

Allerdings ist die Auswahl der richtigen Lösung oft schwierig, weil das Angebot so vielfältig ist: Desktop-Sharing, Presenting, Webconferencing, Videoconferencing oder Telepresence in HD-Qualität. Je nach Bedürfnis der Nutzer kommen dabei unterschiedliche Systeme und Services zum Einsatz - oftmals müssen in einem Unternehmen sogar mehrere Lösungen kombiniert werden, um allen Anforderungen an Praktikabilität und Kosten gerecht zu werden.

Verschiedene Lösungswege

Die Unternehmens-IT hat dabei mehrere Lösungswege zur Auswahl.

Telefonkonferenz: Das klassische Mittel, um mit mehreren Personen an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig zu kommunizieren. Die Telefonkonferenz wird auch in Zukunft über alle Stufen vom Projektmitarbeiter bis zum Top-Management genutzt werden. Mit modernen Konferenzsystemen können Hunderte von Personen zusammengeschaltet werden. Einfacher, billiger und schneller geht es nicht. Komplexere Telefonkonferenzen können durch einen Operator überwacht oder sogar moderiert werden.

Presenting: In Sitzungen wird zur Unterstützung der Information oft eine Präsentation gezeigt. Heutige Conferencing Services fürs Telefon bieten neu auch diese Möglichkeit an: Der Moderator einer Telefonkonferenz kann mit einem Presentingtool parallel durch eine Präsentation führen, und die Teilnehmer verfolgen diese live auf ihrem Computer. Weil auch Text und Bilder genutzt werden, wertet das jede Telefonkonferenz auf, egal, ob Teammeeting oder Analysten- und Pressekonferenz. Bei Grosskonferenzen ist allerdings zu beachten, dass sich alle Teilnehmer einfach in die Konferenz einwählen und die Präsentation auf jedem Computer mit einem einfachen Internetanschluss mitverfolgen können. Einfachheit ist für den User das A und O jeder Conferencing-Lösung: Nur wenn sich virtuelle Meetings ohne Aufwand buchen und reservieren lassen, werden diese auch entsprechend genutzt.

Um Konferenzen verwalten, reservieren und steuern zu können, werden bei modernen Lösungen Webportale eingesetzt. Am grössten ist die Akzeptanz, wenn die Conferencing-Lösung in das bestehende Arbeitsumfeld des Benutzers integriert wird - zum Beispiel wenn jeder Teilnehmer die Konferenzen über sein Outlook oder über sein Smartphone direkt buchen und steuern kann.