Swiss IT 2011: Informationsmanagement: Optimieren durch Automatisieren

Der Autor ist Senior Vicepresident Applications Software Sales bei Kofax.

Arbeitsabläufe in Unternehmen werden heute weitestgehend digital gesteuert, der Workflow lebt von Informationen innerhalb der IT-Systeme. Der Haken daran: Mitarbeiter arbeiten und kommunizieren zwar vorwiegend digital, aber ein Grossteil der Eingangs- und Ausgangspost basiert noch auf Papier. Verträge werden ausgedruckt und unterzeichnet, Rechnungen per Post empfangen, Faxe entgegengenommen. Diese Dokumente enthalten nicht nur Informationen, die möglichst schnell an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden sollten, sie müssen auch aus Compliance-Gründen systematisch erfasst, verfolgt und archiviert werden. Wer sich da allein auf Papier verlässt, ist verlassen. Mit modernen Lösungen für die unternehmensweite Erfassung von Informationen, die sich optimal in bestehende Workflows integrieren lassen, können diese und andere Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden.

Allerdings setzt sich die Erkenntnis erst langsam durch. In der deutschen Studie «Print Management & Document Solutions», erschienen im Oktober 2010, haben die Analysten von IDC festgestellt: Nur ein Drittel der Unternehmen erkennt bereits, dass die Optimierung von Dokumentenprozessen letztlich zur Automatisierung von Geschäftsprozessen führt. Und das, obwohl IDC allein im Bereich Print Management ein Einsparungspotenzial von bis zu 40 Prozent sieht, und das Potenzial für Document Solutions als noch erheblich höher einschätzt. Mit Letzterem können laut IDC die Durchlaufzeiten von Prozessen erheblich verkürzt und der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten gemanagt werden – von der Erstellung über die sichere und teilweise automatische Verteilung, die Dokumentenausgabe als Ausdruck, E-Mail, per Fax oder in einer Datenbank bis zur rechtlich einwandfreien Archivierung.