So punkten Sie im Meeting

«Meetings sind reine Zeitverschwendung», sagten 32 Prozent der deutschen Befragten einer Umfrage von Mindjet im deutschsprachigen Raum und Grossbritannien. Am häufigsten standen folgende Punkte in der Kritik:

• es fehlt eine gute Organisation
• die Agenda wurde im Vorfeld nicht versandt
• die Tagesordnung sieht keine feste Zeiten vor
• die Beteiligten waren nicht pünktlich oder schlecht vorbereitet und
• es gab nach dem Meeting kein Protokoll mit klar verteilten Aufgaben und Terminen.

Abgesehen von einer guten Vor- und Nachbereitung gehört der Auftritt beim Kunden und die Gastgeberpflichten des Besuchten dazu. Einige Punkte haben Anke Quittschau und Christina Tabernig von der Beratungsagentur korrekt! zusammengetragen, die oft die ersten Stolpersteine beim Besuch sein können.

Tipp 1: Die Regie als Gastgeber beginnt bei der Begrüssung

Holen Sie Ihre Gäste am Empfang ab, geht der Gast vor, sofern er den Weg bereits kennt. Wenn nicht, dürfen Sie gerne vorweg gehen. Die Türen öffnen Sie für Ihren Gast in beiden Fällen. Lassen Sie Ihren Gast an Ihrer rechten Seite gehen, dies demonstriert, dass er von Ihnen geschätzt wird. Im Besprechungsraum angekommen, nimmt man dem Gast den Mantel ab und hängt ihn an der Garderobe auf.

Tipp 2: Nehmen Sie den Raum als Wartender nicht ein

Meist holt Sie die Sekretärin vom Empfang ab und führt Sie in den Besprechungsraum. Dort stehen bereits Getränke auf dem Tisch und sie sagt nett: «Nehmen Sie doch schon Platz, bedienen Sie sich an den Getränken – Herr Meier kommt sofort.» Der höfliche Gast setzt sich selbstverständlich nicht und bedient sich auch nicht an den Getränken. Er wartet im Stehen, um den Gastgeber auf Augenhöhe zu begrüssen. 

Der Gastgeber weist dann mit einer Geste dem Gast einen Platz zu und bietet ein Getränk an. Dies sollte er zwischen Small Talk und dem Beginn des geschäftlichen Teils tun, damit es dieser nicht durch «Nebensächliches» gestört wird. Der Chef muss dabei nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen.

Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Ranghöchste mit anderen Aufgaben beschäftigt ist. Stilvoll ist es, sich nicht an den Häppchen satt zu essen. Man sollte sich also vor einem langen Meeting darauf einstellen und entsprechend gut frühstücken. Der letzte Keks bleibt liegen.

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