6 E-Mail-Tipps, die Sie auf der Karriereleiter nach oben bringen

* Dieser Artikel basiert auf einem Text von mashable.com. Wahrscheinlich füllt sich Ihr Posteingang gerade mit E-Mails, während Sie diesen Text lesen. E-Mails verlangen oftmals Ihre volle Aufmerksamkeit. Denn: E-Mails verraten ihren Kollegen und Vorgesetzten viel über Sie. Wir halten Abstand zu «Kletten», sind verärgert über «Ein-Zeilen-Antworter», nerven uns über unnötige «CC-Setzer» und sind irritiert über schludrige Schreiber. Keine Sorge, der Mail-Ordner muss jetzt nicht durchkämmt werden. Stattdessen empfehlen wir, folgende sechs Tipps (übersetzt von «mashable.com») zu beherzigen und so die Karriere wieder in Schwung zu bringen, bevor man im Büro nur noch als mieser Kommunikator gilt.

1. Nachrichten unbearbeitet weiterleiten

Sie sehen eine wichtige Nachricht in Ihrer Mailbox und wollen diese deren Inhalt mit Ihren Vorgesetzten teilen. Dabei ist es verlockend, sofort den «Weiterleiten»-Button zu nutzen. Doch denken Sie nochmals nach: Eine E-Mail weiterzuleiten, ohne eigene Notizen und Erklärungen anzubringen, zwingt den Empfänger Ihrer Nachricht, wertvolle Arbeitszeit aufzuwenden. Er wird sich einlesen müssen und eventuell sogar in vorgängigen Mails nach Kontext graben müssen, um die Essenz Ihrer Nachricht zu verstehen. Zudem erläutern Sie beim simplen Weiterleiten einer Nachricht nicht, weshalb diese für den Empfänger lesenswert sein soll. Die Lösung: Überprüfen und überarbeiten Sie zuerst die Betreff-Zeile Ihrer Nachricht, so dass Ihr Vorgesetzter oder Mitarbeiter den Inhalt der Nachricht zuordnen kann. Schreiben Sie danach eine Zusammenfassung des Inhaltes. Betonen Sie die Absicht, mit welcher Sie die Nachricht weiterleiteten. Denken Sie dabei daran, dass Vorgesetzte immer an Resultaten interessiert sind. Sie können bei Ihrem Vorgesetzten Bonus-Punkte sammeln, indem Sie eine versierte Empfehlung zum weiteren Vorgehen abgeben. Was sind die nächsten Arbeitsschritte? Wer sollte zusätzlich informiert werden? Wie ist das Problem lösbar? Ihr Chef wird Ihre Dossierkenntnisse zu schätzen wissen.

2. Saloppe Rechtschreibung

Es ist bestimmt auch in Ihrem Büro Jahre oder Jahrzehnte her, dass jemand einen vollständigen Satz in einer elektronischen Nachricht erwartet hatte. Dennoch besteht nach wie vor ein Bedürfnis, überlegt geschriebene und grammatikalisch korrekte E-Mails zu erhalten. Ihre Kommunikationsfähigkeit zeigen Sie jedenfalls nicht, indem Sie auf Kommas verzichten oder mehrere Ausrufezeichen verwenden. Auch falsch gesetzte Strichpunkte und ? am schlimmsten von allem ? Emoji?s machen Sie in den Augen Ihres Mail-Empfängers nicht kompetent. Die Lösung: Versenden Sie Ihre E-Mails in gut formulierter Sprache, ohne unnötige Symbole oder verkümmerte Halbsätze. Wenn Sie Ihre Begeisterung zum Ausdruck bringen möchten, ist dazu keine Ansammlung von Ausrufezeichen und Smileys notwendig. Liefern Sie lieber eine kurze Erläuterung mit, weshalb Sie nun begeistert sind. Nutzen Sie kurze, sinnvolle Sätze und kommen Sie auf den Punkt. Bei E-Mails gilt immer zu bedenken: «Kürzer ist besser».

3. Phrasen-Drescherei

Eine perfekt zusammengestellte E-Mail sollte keine Phrasen wie «das macht Sinn» oder «da ist ein Haar in der Suppe» enthalten. Wenn Sie Ihre Nachrichten mit Phrasen beladen, werden Sie mit Ihrem Chef «das Heu nicht auf der gleichen Bühne haben». Phrasen und Floskeln sind nicht geeignet, um Ihrem Vorgesetzten oder Kollegen ein Problem zu erklären. Vielmehr wird der Empfänger Ihrer Nachricht «mit den Augen rollen», sobald Ihr Name wieder in seiner Mailbox auftaucht. Die Lösung: Befreien Sie Ihre Nachricht von überstrapazierten Phrasen und Floskeln. Statt «vom Spatz in der Hand und der Taube auf dem Dach» zu schreiben, denken Sie genauer darüber nach, was Sie mitteilen möchten. Ist eine Abteilung wegen unübersichtlicher Führungsstrukturen mit doppelspurigen Arbeitsprozessen belastet? Dann schreiben Sie dies so und verzichten Sie auf ein «das performt nicht».

4. Abkürzungen und Umgangssprache

Ihr Vorgesetzter ist nicht Ihr BBF (Der allerbeste  Freund), weshalb Sie ihm auch nicht so schreiben sollten, als wäre er es. Ihre Nachrichten sollten keine Akronyme oder trendige Abkürzungen enthalten. Die Lösung: Denken Sie darüber nach, mit welcher Schreibe Sie zugänglich und gut informiert wirken. Es ist natürlich schön, mit seinem Chef plaudern zu können. Bleiben Sie aber beim Thema und übermitteln Sie Ihre Ansichten professionell. Gestalten Sie Ihre Nachrichten relevant und helfen Sie dem Empfänger, indem Sie Ihre Vorschläge und Ansichten bündeln, ohne dafür auf Teufel komm raus Umgangssprache und Abkürzungen zu nutzen. 

5. Allen antworten

Die meisten Büro-Teams nutzen Mail-Gruppen, um wichtige Aktualisierungen mitzuteilen und Fragen zu stellen. Mail-Gruppen sind eine tolle Funktion; jedoch nur, wenn Sie sparsam eingesetzt werden. Ständig allen zu antworten kann bei Ihren Kollegen für Unordnung in der Mailbox sorgen und diese schlimmstenfalls dauerhaft nerven. Die Lösung: Wenn vorgesetzte Team-Mitglieder in Ihrer Mail-Gruppe eingebunden sind, nutzen Sie diese nur, wenn es wirklich nötig ist. Benötigen Sie eine Rückmeldung von Ihrem Chef, dann fügen Sie ihn der Mail-Gruppe hinzu oder informieren Sie ihn direkt über Ihr Problem.

6. Einordnen und Sortieren

Zahlreiche Studien belegen, dass das Sortieren von E-Mails die Produktivität senkt. Ein Ordner hier, ein Ordner da, aus den Augen, aus dem Sinn. Obwohl es Ihnen manchmal sinnvoll erscheint, Ihren Posteingang zu sortieren, ist es gut möglich, dass Sie dadurch den Überblick und erst noch Zeit verlieren. Klettern Sie die Firmenhierarchie hoch, wird es sowieso zunehmend komplizierter, Ihre E-Mails zu ordnen. Also verabschieden Sie sich besser gleich von dieser Gepflogenheit. Die Lösung: Gewichten Sie Ihre Aufgaben clever und setzten Sie sich zu diesen Ziele mit konkreter Frist. Falls es der Sache dient, teilen Sie diese mit Ihrem Team. Ihre Zeit ist viel besser genutzt, wenn Sie für Ihren Arbeitstag eine Aufgabenliste erstellen anstatt Ihre Aufmerksamkeit dem Säubern und Sortieren Ihrer Mailbox zu widmen.