Standardisierung: Stufenplan zur effizienten IT-Landschaft

Saman Kitvarametha ist Berater bei Barkawi Management Consultants im After Market Service. Franz-Rudolf Borsch ist freier Journalist und Berater

Standardisierung spart Geld - nachweislich. Das internationale Beratungsunternehmen Barkawi Management Consultants errechnete alleine bei Standard-Software ein Einsparpotenzial von über 20 Prozent (Grafik 1) - bei zusätzlicher Software sind es bis zu 75 Prozent. Wenn die Kosten auch primärer Grund für ein Standardisierungsprojekt sein mögen, sind sie doch nicht der einzige. Trägt Service zum Umsatz bei, geht es um Ertragssteigerung. Ein anderer Grund ist Zeitgewinn. Der Schweizer IT-Dienstleister Connectis musste nach dem Abschied vom Mutterkonzern Sunrise möglichst schnell eine eigene ICT aufbauen. «Ohne Standardisierung wäre das in so kurzer Zeit gar nicht realisierbar gewesen», meint CEO Bernard Frossard.

Dabei fängt die Standardisierung schon im Kleinen an: Zum Beispiel beim zentral geregelten Nachschub für Druckerverbrauchsmaterialien. Oder noch simpler: Einheitliche E-Mail-Adressformate im Unternehmen, die ein Nachschlagen überflüssig machen. Die meisten Firmen haben diese Hausaufgaben bereits gemacht. Wer als CIO wirklich effizient und nachhaltig wirtschaften will, sollte aber auch versteckte Potenziale erschliessen. Zudem kommen durch die schnelle Entwicklung der ICT, Firmenübernahmen und interne Veränderungen stets neue Herausforderungen auf die IT zu. Auf der Grundlage vieler Kundenprojekte hat Barkawi sieben Bausteine für eine erfolgreiche Umsetzung der IT-Standardisierung erarbeitet.

1. Standardisierung der Hardware-Komponenten

Die meisten Unternehmen dulden eine freie Bestellmöglichkeit von Hardware-Komponenten durch ihre Mitarbeiter. Dadurch geht der Überblick über die im Feld befindlichen Geräte ebenso schnell verloren wie die Kostenkontrolle. Der erste Schritt ist daher eine konzernweit gültige Spezifikation, die in einer Reduzierung der Endgeräte und Variantenvielfalt mündet. Zusätzlich bietet diese Massnahme Sparpotenzial im Einkauf.

2. Schaffung eines zentralen Order- und Serviceportals

Im nächsten Schritt ist ein einheitliches Order- und Serviceportal einzurichten. Dieses sollte nicht nur der Selbstverwaltung der Mitarbeiterdaten (Name, Abteilung etc.) dienen und Einblick in aktuelle Bestell-vorgänge geben, sondern auch eine einheitliche Schnittstelle zum Support bieten: Ein Single Point of Contact (SPOC), der für alle Typen von Anfragen zuständig ist.

Beispiel Connectis: Der Kommunikationsdienstleister wickelt im Bereich seiner Kernkompetenzen (Netzwerk, VoIP, UC etc.) den Kundenservice über ein gemeinsames Portal ab - für externe Kunden wie interne Mitarbeiteranfragen. So profitieren alle Seiten: Weil die Erfahrungen aus dem internen und exter-
nen Service zusammenlaufen, verbessert sich einerseits die Servicequalität. Zum anderen können die Ressourcen optimaler genutzt werden, was wiederum Kosten spart.

3. Eine Anwendung pro Anwendungssituation

Ein weiteres Ziel sollte sein, konzernweit nur noch eine Anwendung für die gleiche Nutzungssituation einzusetzen. «Maximize re-use of existing solutions», lautet etwa die Devise von Greg Bassett, Enterprise Architect bei Hoffmann-La Roche.

Ausserdem empfiehlt es sich, die Bestell- und Installationsmöglichkeiten für Anwender einzuschränken. Das sieht auch Peter Kummer, CIO der SBB, so: «Ohne Standardisierung in der Anwendungslandschaft entstehen Redundanzen in Funktionen und Datenhaltung, die für das Geschäft und die IT hohe laufende Kosten bedeuten.»