Schatten-IT verdient mehr Beachtung

Die meisten Unternehmen verfügen neben der offi­ziellen, von der IT-Abteilung entwickelten und unterhaltenen IT-Infrastruktur noch über eine Vielzahl an Hardware- und Software-Systemen sowie Mit­arbeitern, die in den Fachabteilungen direkt angesiedelt sind. Dies erfolgt in der Regel ohne Wissen, Zustimmung oder Unterstützung des IT-Bereichs. Die daraus resultierenden, autonom entwickelten Systeme, Prozesse und Organisationseinheiten werden auch als «Schatten-IT» bezeichnet. Als Ursachen für deren Entstehung können unterschiedliche Faktoren in den Fachabteilungen selbst, in der IT-Abteilung oder im Business-IT-Alignment eine Rolle spielen. Für CIOs, deren Aufgabe es ist, die Informationstechnologie im Unternehmen effektiv, effizient, transparent und compliant zu organisieren und damit die Geschäftsziele zu unterstützen, stellt sich die Frage, wie sie mit dieser Schatten-IT umgehen sollen. Dabei birgt diese Grauzone keineswegs nur Risiken, sondern durchaus auch grosse Chancen. Die Herausforderung besteht darin, die Risiken zu minimieren und die Chancen zu erkennen und in echten Nutzen umzusetzen. 

Die Situation in der Praxis

Im Rahmen eines Forschungsprojekts hat sich die Hochschule Konstanz dieser Problematik angenommen. In einer umfassenden Studie werden derzeit die verschiedenen Ausprägungen in der Praxis erhoben. Die ersten Ergebnisse der Befragungen von IT-Verantwortlichen und Fachabteilungsmitarbeitern sowie die Auswertung von Erfahrungsberichten zeigen bereits die unterschiedlichen Formen auf, die Schatten-IT annehmen kann:

• Die Verwendung von «Social Media Software» zur geschäftlichen Kommunikation (z.B. Skype oder Facebook).
• Services, die von externen Dienstleistern über das Web angeboten und direkt von der Fachabteilung bezogen werden, namentlich Cloud-Services wie Webmail, Office-, aber auch komplexere Dienste.
• Die Entwicklung und der Betrieb eigener Anwendungen. Häufig handelt es sich dabei um Excel- und Access-Anwendungen, die von Fachbereichsmitarbeitern in Eigenregie erstellt und weiterentwickelt werden.
• Die Beschaffung oder Eigenentwicklung von Business-Intelligence-Anwendungen.
• Der Bezug maschinennaher Systeme, die von der IT-Abteilung nicht registriert sind. Auf der Hardware-Seite dreht es sich dabei zum Beispiel um die Einbindung eigens angeschaffter Notebooks, Server, Netzwerkrouter oder anderer Peripheriegeräte, die statt von der offiziellen IT direkt bei Einzelhändlern eingekauft werden. Die selbstständige Beschaffung mobiler Endgeräte, etwa Smartphones oder Tablets, inklusive dazugehöriger Applikationen und deren Einsatz im Unternehmensnetzwerk lassen sich ebenfalls diesem Bereich zuordnen. 
• Zu guter Letzt schliesst Schatten-IT auch den Aufbau eigener Support-Strukturen in den Fachabteilungen mit ein. Technikaffine Kollegen der eigenen Abteilung werden bei IT-Problemen und Störungen direkt um Unterstützung angefragt. Die beschriebenen Ausprägungen lassen sich schwerpunktmässig den Prozessschritten «Source, Make, Deliver» zuordnen (vgl. Abb. 1).

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