Outsourcing nach Mass

Susanne Collins ist freie Journalistin in München und schreibt unter anderem Fachbeiträge für Lewis Communications, die Kommunikationsagentur von NorthgateArinso

Krise ja, aber nicht beim Outsourcing! Frei nach diesem Motto scheinen die Schweizer Firmen der weltweit wirtschaftlich angespannten Lage zu trotzen - zumindest wenn es um das Auslagern von Geschäfts-prozessen geht. Im Krisenjahr 2009 fand eine Studie der Schaffhauser Marktforscher von MSM Research heraus, dass Outsourcing-Dienste trotz Finanzkrise in der Schweiz weiterhin gefragt sind. Und dies, obwohl 53 Prozent der Befragten angaben, dass die Rezession Spuren bei den geplanten ICT-Ausgaben hinterlassen habe.

Managed Services im Trend

Die Analysten haben im ersten Quartal 2009 104 mittlere und grössere Schweizer Unternehmungen interviewt. Ein Ergebnis: 30,8 Prozent wollen das Thema Outsourcing weiter vorantreiben. Doch wo lohnt sich das Auslagern auch für kleine und mittelständische Firmen?

Insgesamt wollten die Schweizer Unternehmungen laut MSM Research rund 2,98 Milliarden Franken für IT-Outsourcing-Services ausgeben. Das entspricht einem Wachstum von 3 Prozent gegenüber 2008. Am meisten sollen dabei die Bereiche Managed Services sowie Application Management Services mit 5 bzw. 4,5 Prozent zulegen; das Segment Fullscope-Outsourcing immerhin noch mit 2,4 Prozent.

Kosten und Prozesse optimieren

Die Entwicklung werde heute, so MSM Research, jedoch eher von partiellen Auslagerungen und nicht mehr von grossen Deals bestimmt. Bei diesen spielen auch SME, die sogenannten Small- and Medium-Sized Enterprises, also der Mittelstand, eine Rolle. Die Vorteile ausgelagerter Prozesse liegen für sie zum einen in einer deutlich besseren Planbarkeit der Kosten sowie einer Konzentration auf das Kerngeschäft: Managementkapazitäten werden frei für die eigentlichen Kernaufgaben. So sorgt Outsourcing für Prozessoptimierung, Kostenersparnis sowie Qualitätssicherung. Selbst kleine Firmen profitieren so von Kostenvorteilen durch Skaleneffekte. Das Outsourcing bietet ihnen ausserdem Zugang zu externem Fachwissen, das gerade in kleineren Unternehmen nicht immer vorhanden ist - oder teuer hinzugekauft werden muss. Beim Outsourcing gibt es demnach im Prinzip keine Grössenbeschränkungen. Wichtig ist jedoch, dass die SME einen für sie geeigneten Partner finden, der auf die individuellen und aus der jeweiligen Grösse resultierenden Bedürfnisse prozessual sowie technisch eingehen kann.

Wie sollten also Firmen vorgehen, die am Outsourcing interessiert sind? Martin Feldmann, Manager Operation bei NorthgateArinso Schweiz, einem HR-Software- und Outsourcing-Anbieter, erläutert, worauf es dabei ankommt: «Oberste Priorität bei der Ausarbeitung einer für die eigene Unternehmung geeigneten Auslagerungsstrategie ist eine klare Festlegung dessen, was eigentlich erreicht werden soll. Im Anschluss folgt die durchdachte Er- und Ausarbeitung eines Business Plans. Sollen beispielsweise das Personalwesen oder Teile hiervon outgesourct werden, sollten auch die HR-Prozesse mit dem Anbieter der Wahl neu durchdacht und protokolliert werden.»

Risiken einkalkulieren

Das Auslagern von Geschäftsprozessen ist jedoch auch mit Fallstricken und Risiken verbunden. Firmen, die diese möglichen Herausforderungen mit einplanen, sind deshalb besser vorbereitet. So kann es beispielsweise vorkommen, dass der auf Führungsebene vereinbarte Weg nicht oder nur bedingt von der Umsetzungsebene getragen wird. Dies führt dazu, dass zum Start des Projekts kein tragfähiger Konsens zwischen Firma und Anbieter über den gewählten Weg zu finden ist. Oftmals gibt es aber auch Unklarheiten im Verständnis des vereinbarten Services oder eine unklare, schwammige Trennung der Verantwortlichkeiten in den Prozessen.

Diese Beispiele verdeutlichen einmal mehr: Ohne eine fundierte Planung, eine gute Zusammenarbeit beider Parteien und ein effizientes Changemanagement kann bereits der Beginn eines Outsourcing-Projekts auf ein wackliges Fundament gestellt sein. Schon in der Planungsphase gilt es deshalb, alle Eventualitäten abzuwägen.