Nicht ohne mein Intranet

Florian Steiner ist Senior Consultant der Naveco AG. Adrian Rieder ist Head of ECM & eCommerce und Partner bei Garaio AG

Wenn sich zwei Firmen zusammentun - oder eine die andere schluckt - verändert sich für die Mitarbeiter vieles: Teamzusammenstellung, Aufgaben, Machtstrukturen, Karriereplanung, Arbeitsplatz und kulturelle Aspekte. Diese Veränderungen müssen für den nachhaltigen Erfolg der Fusion durch flankierende Massnahmen begleitet werden. Eine offene Kommunikation und die optimale Unterstützung der Arbeitsorganisation spielen dabei wichtige Rollen.

Das Intranet ist neben der Cafeteria einer der wichtigsten Treffpunkte der Mitarbeiter. Anders als in der Kaffeeküche wird im Intranet nicht nur kommuniziert und sozialisiert, sondern auch informiert und gearbeitet. Hier besteht die Möglichkeit, über Nachrichtenkanäle zu informieren, mit Applikationen Arbeitsprozesse zu formen und Arbeitsabläufe zu unterstützen. Ausserdem unterstützen Kollaborations-bereiche das gemeinsame Erarbeiten von Arbeitsmitteln und deren Austausch. Die Kommunikation mit Mitarbeitern an entfernten Standorten im virtuellen Raum fördert als Ergänzung zu physischen Treffen die Sozialisation.

Potenzial nutzen statt verschenken

Einer der grössten Fehler bei einer Fusion ist, das Intranet nur technisch zu vereinen und nur die Skalierbarkeit der IT an das neue Unternehmen anzupassen. Weil das Intranet die Bereiche Kommunikation, Arbeitsorganisation und Firmenkultur mitbestimmt und diese Themen bei einer Fusion sehr relevant sind, sollte auch dessen gemeinschaftsbildendes Potenzial genutzt werden. Das Projekt «neues Intranet» sollte parallel oder sofort nach der Fusion angegangen werden. Auch wenn Sie damit rechnen müssen, dass fusionsbedingte Grabenkämpfe und Interessenskonflikte gerade im Projekt ausgelebt werden.

Das Intranet-Projekt ist eine gute Möglichkeit, sich gemeinsam zu engagieren. Dazu werden die Anspruchsgruppen beider Firmen möglichst früh in die Entwicklung eingebunden. Das gemeinsame Arbeiten an den Projektzielen trägt zum Wir-Gefühl bei. Politik und Kommunikation spielen dabei eine grössere Rolle als das eigentliche Intranet-Redesigns. Drei Faktoren sind besonders wichtig:

1. Kommunikation
Bauen Sie das Intranet zum zentralen Kommunikationskanal auf. Aufgrund der Flut von Mails werden diese häufig nicht mehr gelesen. Viele Unternehmen wechseln daher das System der Informationsverteilung. Unternehmensnachrichten werden nicht mehr im Push-Verfahren jedem Mitarbeiter per E-Mail zugestellt, stattdessen bieten Nachrichtenkanäle im Intranet Neuigkeiten zum Abruf an. Die Mischung von unternehmensweiten mit standort- und abteilungsspezifischen Nachrichten garantiert, dass ein Mitarbeiter auch Meldungen mitliest, die er sonst vielleicht vernachlässigt hätte. Durch ein News- und Informationssystem, das die neue Organisation abbildet, wird das Intranet zu einem mächtigen Kommunikationsinstrument im neuen Unternehmen.

2. Arbeitsorganisation
Killerkriterium für das Intranet ist der Mehrwert für den Benutzer. Relevanz im Arbeitsalltag erlangt die neue Plattform erst, wenn sie den Mitarbeiter in seiner täglichen Arbeit unterstützt und die Erledigung seiner Aufgaben vereinfacht. Dieser persönliche Mehrwert ist die wichtigste Motivation, das Intranet regelmässig zu nutzen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zusammenarbeit von Mitarbeitern über verschiedene Standorte und Organisationseinheiten hinweg. Das Intranet kann hier eine wichtige Rolle übernehmen, um gemeinsame Prozesse umzusetzen und Abläufe zu optimieren. Dazu muss es aber mehr sein als nur eine virtuelle Festplatte und die neue Arbeitsorganisation aktiv durch einen entsprechend strukturierten Collaboration-Bereich unterstützen. Nur so wird auch die Implementierung neuer Prozesse und die Nutzung von Synergien massiv gefördert.

Diese Unterstützung der Arbeit sollte im Intranet-Projekt durch Methoden des User Centered Engineering stattfinden. Abläufe und Tätigkeiten verschiedener Benutzergruppen werden aufgenommen und die organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt. Mit allen Anspruchsgruppen, von den Mitarbeitern über das Management bis zur IT, sollte dabei durch frühes Visualisieren des neuen Intranets mittels Konzeptprototypen ein gemeinsames Verständnis der Lösung erarbeitet werden. Das beugt Change Requests während der Umsetzung und nach dem Launch vor und erhöht Nutzen und Akzeptanz.

3. Firmenkultur
Um die Beteiligung der Mitarbeiter an der Firmenkultur zu steigern, werden im Intranet auch soziale Themen angesprochen. Der Austausch in der Cafeteria erweitert sich in das Intranet, dort kann er zudem mit der Arbeitsunterstützung kombiniert werden. Einfache und schnelle Kommunikation mittels Chat verkürzt Kommunikationswege. Thematische Diskussionsforen ermöglichen den Austausch, auch wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und Zeitzonen am Arbeiten sind. Mitarbeiterprofile mit zusätzlichen Informationen über aktuelle Projekte und Fähigkeiten erleichtern die Suche nach den passenden Kollegen für ein Projektteam, zusätzlich gibt es den Adressbüchern mehr Tiefe und macht das Gegenüber greifbarer.

Fazit: Gemeinsamer Projekterfolg

Der Einbezug der verschiedenen Anspruchsgruppen und Benutzer des zukünftigen Intranets baut persönliches Engagement bei den Beteiligten auf, und die neue Lösung wird gemeinsam getragen. Diese Gemeinsamkeit verbindet in der Zeit des Zusammenwachsens nach der Fusion. Die Projektbeteiligten werben zudem als Botschafter in ihren Abteilungen für das neue Intranet, und damit indirekt für die Fusion. So kann die gemeinsame Entwicklung des Intranets als Marketinginstrument genutzt werden, um die neue Organisation im Unternehmen zu verankern.

Das Intranet wird zum Erfolg, wenn die Kommunikation darin zielgerichtet ist und den Mitarbeiter erreicht. Eine adäquate Unterstützung der Arbeit sichert die Durchsetzung der Prozesse und stützt die Wertschöpfung. Als virtueller Arbeitsplatz wird das Intranet zum wichtigen Werkzeug und nicht zur toten Informationswüste. Das ergibt Motivation und Arbeitseffizienz für alle Mitarbeiter und folglich eine positive Resonanz - auch auf die Fusion.

 

Chancen und Risiken des Internets für die Fusion

Chancen:
+ Das Internet kann als mächtiger Kommunikationskanal die Fusion stützen.
+ Es unterstützt optimal den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und wird so zum Mehrwert des neuen Unternehmens.
+ Unternehmenskultur und Zusammengehörigkeit werden gefördert.

Risiken:
- Interessenskonflikte der Fusion werden auch im Intranet-Projekt ausgelebt und können dieses zum Scheitern bringen.
- Das Intranet wird nur technisch an die neue Struktur angepasst. Die organisatorische Anpassung wird vernachlässigt.