E-Mail-Diät: 25 Prozent weniger im Postfach

Compliance-Konflikte

Statt E-Mails für die Punkt-zu-Punkt-Kommunikation zu verwenden, zweckentfremden einige Anwender ihr Postfach als Dokumentenmanagementsystem. Die Nachrichten werden automatisch in Unterverzeichnisse verschoben oder in Projektordnern gesammelt. Solange die Logik stimmt, individuell definierte Regeln korrekt arbeiten und die Mailboxgrösse eine solche Praxis zulässt, gibt es kein Problem. Kritisch wird es, wenn etwa bei geschäftsrelevanten Nachrichten die Archivierung über zehn Jahre gesetzlich vorgeschrieben ist. Dann haben die E-Mails in den Inboxen der Benutzer nichts verloren.

«Via E-Mail geschlossene Verträge mit Einfluss auf die Bilanz archiviert die Finanzabteilung zentral», erläutert IT-Manager Martin Hämmerli die Praxis bei Microsoft Schweiz. «Mithilfe spezieller Applikation können E-Mails an die Transaktionen gekoppelt und archiviert werden.» Dann wird das Postfach des Anwenders automatisch um die Nachrichten erleichtert.

Technische Helfer

Ein starkes Bollwerk gegen die E-Mail-Flut sind beschränkte Postfachgrössen. Kapazitäten wie 100 Megabyte wie bei Swisscom IT Services nötigen den Anwender, seine Inbox regelmässig aufzuräumen. Der Server kann auch automatisch Nachrichten verschicken, wenn ein gewisser Schwellenwert erreicht ist. Laut Ronnie Pfluger erhalten die Swisscom-Kollegen bei einem Schwellenwert von 90 Prozent täglich einen Hinweis. «Wird die Mailboxkapazität überschritten, geschieht noch nicht viel. Ab 150 Prozent gehen dann aber keine E-Mails mehr raus», berichtet er. Dann ist auch kein Geschäftsbetrieb mehr möglich.

Überfüllte Postfächer können für die unternehmenskritische Datensicherung ein Problem werden. Programmiert der Administrator routinemässige Backups und Wartungsarbeiten für das Wochenende, kann es wegen zu grosser Kapazitäten geschehen, dass das Zeitfenster von Samstagmorgen bis Sonntagabend nicht mehr genügt. Dann behindern die noch aktiven Sicherungsprozeduren am Montag das reguläre Geschäft aller Anwender. Regelmässiges Leeren der Postausgänge und Papierkörbe - zum Beispiel mit Serverregeln oder nach vom Benutzer festgelegten Kriterien auf den Clients - bringt die Servicezeiten wieder auf ein akzeptables Niveau zurück oder verkleinert die erforderlichen Zeitfenster sogar. Dann sind Kosteneinsparungen möglich, ohne dass der Anwender dafür einen Handschlag tun muss.

 

4 Tipps zum E-Mail-Management

Um effizient mit E-Mails zu arbeiten, braucht der Anwender viel Disziplin. Outlook-Produktmanagerin Melissa MacBeth schlägt vier einfache Regeln vor, die im Englischen mit einem D beginnen:

Delete (löschen): Wenn die E-Mail unwichtig ist, dann lösche sie. Enthält die Nachricht wichtige Informationen, so kann sie auch in einen Archivordner verschoben werden. Dieses Verzeichnis muss allerdings immer regelmässig aufgeräumt werden, etwa wenn Projekte abgeschlossen sind.

Do (erledigen): Wenn die E-Mail in zwei Minuten erledigt werden kann - aber nur dann -, beantworte sie sofort. In zwei Minuten kann bereits erstaunlich viel abgearbeitet werden.

Delegate (delegieren): Wenn die E-Mail für jemand anderen ist, delegiere sie. Der Absender sollte eine Antwort bekommen, der korrekte Empfänger eine Kopie dieser Antwort. Damit ist die Angelegenheit erledigt.

Defer (zurückstellen): Wenn die E-Mail mehr als zwei Minuten Zeit erfordert, stell sie zurück. E-Mail-Programme enthalten teilweise schon Funktionen, mit denen der Benutzer sich eine Frist setzen kann, innert der die Antwort geschickt werden muss. Alternativ kann die Nachricht als nicht gelesen markiert werden.