E-Mail-Diät: 25 Prozent weniger im Postfach

Erfreulicherweise hat die Mehrzahl der Unternehmen das Spam-Problem inzwischen gelöst. Nur noch ganz wenige Werbebotschaften schaffen es in den Posteingang. «Als Firma erhalten wir jeden Tag 30 Millionen E-Mails, wovon 97 Prozent sofort als Spam erkannt und gelöscht werden. Andernfalls hätte jeder Mitarbeiter bis zu 300 Spammails im Posteingang - selbstredend jeden Tag», berichtet Martin Hämmerli, IT-Manager von Microsoft Schweiz. Eine Grossbaustelle bleiben E-Mails aber dennoch: Die tägliche Flut von 100 Nachrichten und mehr muss hauptsächlich mit Selbstdisziplin kanalisiert werden.

Dianna Booher, Gründerin des internationalen Beratungsunternehmens Booher Consultants, ist dabei nach einer Befragung von 700 Firmenmitarbeitern zum Schluss gekommen: «Fast noch schlimmer als Spam von aussen ist internes Spam.» Damit sind zum Beispiel Antworten mit dem Inhalt «Danke» gemeint, die unachtsam an grosse Verteiler verschickt werden.

Zum internen Spam zählen aber genauso per E-Mail verschickte Links auf einen im Internet gefundenen Videoclip, weitergeleitete Kettenbriefe oder Mitteilungen über Abwesenheiten von Personen aus fremden Abteilungen. Boohers Schlussfolgerungen: Fast ein Viertel der E-Mails haben nichts mit dem Tagesgeschäft zu tun. Nicht zuletzt weil zu viel unüberlegt versendet wird, wendet die Mehrheit der Angestellten täglich bis zu drei Stunden auf, um die eingegangenen Nachrichten zu verarbeiten.

Öfter mal aufräumen

Mit dem Abbestellen von Newslettern und dem konsequenten Löschen von Spassbotschaften werden die Mitarbeiter aber der E-Mail-Flut nicht Herr, meint die Beraterin. Um die Welle elektronischer Nachrichten wirksam in Bahnen zu lenken, ist Selbstdisziplin erforderlich. Mitarbeiter in Schweizer Unternehmen ergreifen dazu unterschiedliche Massnahmen: Thomas Hügli, als Konzernsprecher von Axa Winterthur mit reichlich E-Mail-Verkehr konfrontiert, hat erstens feste Bearbeitungszeiten definiert, etwa früh am Morgen, über Mittag und als letzte Handlung am Abend. Zweitens wird eine E-Mail nur einmal angefasst und dann erledigt. Erst lesen und später bearbeiten ist tabu. Drittens hinterfragt Hügli abonnierte E-Mails periodisch auf ihren Nutzen. Ist dieser nicht mehr gegeben, werden die Nachrichten allenfalls wieder abbestellt. «Bei mir treffen täglich 40 bis 60 E-Mails ein, darunter aber viele selbstverschuldete Erinnerungen und News-letter. Wenn ich mich an meine drei Regeln halte, komme ich mit einer Postfachgrösse von 100 Megabyte aus», erläutert Hügli.

Obwohl Mitarbeiter von Microsoft Schweiz zehnmal so viel Speicherkapazität nutzen dürfen, stellt IT-Manager Martin Hämmerli immer wieder die Frage: Muss die E-Mail wirklich sein? Er weicht zunehmend auf alternative Kommunikationskanäle aus und nutzt Chat oder Video-konferenz. «E-Mails dürfen nicht zu lang sein», betont Hämmerli. «Bei zirka 50 eingehenden und zirka 20 verschickten Nachrichten bleiben maximal zwei Minuten pro Mail. Grafiken helfen dabei enorm, Inhalte innerhalb kürzester Zeit zu kommunizieren.»

Den Inhalt übersichtlich gliedern ist das Mittel der Wahl für Getronics-Marketingchef Ralf Hahn, um die E-Mail-Flut einzudämmen. Er setzt auf stichwortartige Aufzählungen an Bulletpoints. «Die Erklärungen gibt es bei Bedarf am Telefon», sagt der Manager.

Pausenfüller E-Mail

Neben der Zurückhaltung beim Schreiben birgt auch das Lesen einiges Optimierungspotenzial. Zum Beispiel orientieren sich die Mitarbeiter von Swisscom IT Services laut Produkt- und Portfoliomanager Ronnie Pfluger an den Richtlinien des Schweizerischen Produktivitätsins-tituts (IPCH): «Jeder Kollege definiert für sich Zeitfenster, in denen er E-Mails bearbeitet.» Das kann dreimal am Tag, in anderen Fällen aber auch nur einmal sein. Alfred Bertschinger vom IPCH empfiehlt, das E-Mail-Programm zwischendurch sogar abzuschalten. Für den Blick in den Posteingang bieten sich Pausen zwischen zwei Sitzungen an, alternativ kann E-Mail als Ablenkung verwendet werden, wenn der Prob-lemlösungsprozess ins Stocken geraten ist. Bertschinger rät unbedingt davon ab, visuelle oder akustische Signale bei neu eintreffenden E-Mails zu aktivieren. Jeder Reiz mache neugierig und produktives Arbeiten unmöglich.