BPM-Outsourcing? Ja, aber nicht um jeden Preis

Alexander Galman ist Managing Director beim BPO-Dienstleister Suppliance RM AG. Nicolas Frei ist Deputy Managing Director im selben Unternehmen.

Die Inanspruchnahme von Outsourcing-Dienstleistungen beschäftigt aufgrund des Kostendrucks momentan viele Führungskräfte in unseren Breitengraden. Dabei sollen die ausgelagerten Business-Prozesse nicht nur die Kosten senken, sondern auch die Flexibilität des Unternehmens vergrössern und seine Innovationskraft stärken. Das Management eines komplexen Outsourcing-Projekts über alle Phasen hinweg erweist sich jedoch öfter als eine grosse He­rausforderung, bei der es alle Vor- und Nachteile abzuwägen gilt.

Vom strategischen Standpunkt aus sprechen für das Business Process Outsourcing (BPO) die Konzentration auf das Kerngeschäft durch frei werdende Mitarbeiterkapazitäten, der Know-how-Transfer vom Serviceunternehmen an den Auftraggeber, die Standardisierung der involvierten Business-Strukturen, der Risikotransfer auf das Serviceunternehmen sowie die Vergrösserung der Flexibilität des Auftraggebers auf sich rasch ändernde Anforderungen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist eine deutliche Kostenreduktion im Betrieb. 20 Prozent gelten als Mindestvoraussetzung zur erfolgreichen Realisierung von Outsourcing-Aufträgen. Darüber hinaus können fixe Kosten in variable Kosten umgewandelt werden. Für die Wettbewerbsfähigkeit sind die schnelle Verfügbarkeit professioneller Services sowie rasche Prozessumstellungen ohne betriebsinterne Restriktionen von Bedeutung. Auch lässt sich die Servicequalität durch eine Messung per Key Performance Indicators (KPIs) einfacher kontrollieren.

Wie hoch ist das Sparpotenzial?

«Je klarer ein Prozess definiert ist, umso besser lässt er sich auslagern» Alexander Galman

Dem BPO wird ein ausserordentlich hohes wirtschaftliches Potenzial zugesprochen. Laut einer aktuellen Prognose des IT-Marktforschungs­unternehmens Gartner ist der weltweite Markt für BPO 2011 um 6,3 Prozent gewachsen und wird im Jahr 2012 um weitere 5 Prozent zunehmen. Stefan Regniet, Geschäftsführer des Zürcher Sourcing-Beratungsunternehmens Active Sourcing AG, schätzte für Kunden mit Umsätzen von 100 bis 1000 Millionen Franken und für besonders attraktive BPOs Einsparungen von 50–60 Prozent als «durchaus realistisch» ein. Üblicherweise seien durchschnittliche Einsparungen «über alles» von 30 Prozent möglich.

Anhand eines von der Suppliance RM AG erfolgreich umgesetzten BPO-Projekts im Bereich Third Party Management (TPM) können wir aus eigener Erfahrung 25 Prozent bestätigen. Unter TPM wird das Auslagern der nicht strategischen Lieferanten sowie der dazu gehörenden Business-Prozesse an einen externen Auftragnehmer verstanden. Von diesen 25 Prozent wurden im konkreten Beispiel 50 Prozent durch die Optimierung der Business-Prozesse der IT-Abteilung erzielt, 30 Prozent beim Ressourcemanagement und 20 Prozent im operativen Procurement.