Archivservice für E-Mails

Mark Stäheli ist bei Avantec verantwortlich für das Security-as-a-Service-Angebot (Avantec NET)

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz aufzubewahren. Dabei gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Da heute die meisten Prozesse elektronisch abgewickelt werden und die Kommunikation per E-Mail erfolgt, sind vor allem elektronische Daten zu archivieren.

Je nach Inhalt gilt eine E-Mail als Geschäftskorrespondenz und muss - sofern die enthaltenen Informationen nicht bereits anderweitig aufbewahrt werden - einer Archivierungslösung zugefügt werden. Die einfache Speicherung der E-Mails bzw. ein entsprechendes Backup erfüllt dabei die rechtlichen Anforderungen nicht. Das Recht fordert eine fälschungssichere Aufbewahrung der Daten über einen festgelegten Zeitraum.

Datenflut im Griff

Viele IT-Projekte im Bereich E-Mail-Archivierung haben ihren Ursprung weniger im rechtlichen Umfeld, sondern der Tatsache zu verdanken, dass die internen E-Mail-Systeme mit der wachsenden Flut von elektronischen Nachrichten an ihre Grenzen stossen. Werden einfach nur die Mailbox-Quotas erhöht, drohen irgendwann Instabilität und Performanzprobleme. Oder noch schlimmer: E-Mails werden von den Benutzern mehr oder weniger willkürlich gelöscht, um Speicherplatz zu schaffen. Auch die Auslagerung in lokale Archiv-Files wie PST hat ihre Tücken. Gehen diese beispielsweise auf einem Laptop verloren, sind die Mails für immer weg. Aus rechtlicher Sicht eine untragbare Praxis.

Ein gut organisiertes Archivierungssystem ist nicht nur aus rechtlichen Gründen angebracht. Das Wissen und Know-how im Unternehmen geht nicht verloren und die relevante Korrespondenz kann bei gerichtlichen Streitigkeiten jederzeit vorgelegt werden.

Kosten und Aufwand

Auch wenn die Archivierung von E-Mails aus rechtlicher und technischer Sicht Sinn macht, stellt dies die Unternehmen doch gerade in der aktuellen Wirtschaftslage vor ein Finanzierungs- und Ressourcing-Problem. Für eine Inhouse-Lösung fallen hohe Investitionskosten an. Diese setzen sich zusammen aus den Hardware-Kosten für redundante Server und Storage, Software-Lizenzen und dem internen Aufwand für Projekt, Test und Einführung. Hinzu kommen der laufende Aufwand für den Systembetrieb und mittelfristig die stete Aktualisierung von Hardware und Software.

Gerade über letzteren Punkt muss sich keine Sorgen machen, wer die E-Mail-Archivierung als Dienst bezieht. Alle betrieblichen Aspekte gehören dann zum Aufgabenbereich des Managed Service Providers. Dies beinhaltet auch die Skalierbarkeit bzw. ausreichend Speicherkapazität, die hohe Verfügbarkeit des Archivierungsdienstes und die redundante und sichere Ablage der E-Mails. Was die Initialkosten betrifft, so fallen diese beim Servicemodell weitaus geringer aus. Grundsätzlich ist mit einer einmaligen Einrichtungsgebühr und jährlich wiederkehrenden Servicegebühren zu rechnen. Im Weiteren profitiert der Kunde von einer kurzen Projektlaufzeit, denn die Anbindung ans Servicebackend ist rasch implementiert.

Über fünf und mehr Jahre ist es gut möglich, dass sich die Ausgaben für eine Inhouse-Lösung und den Service ungefähr die Waage halten. Die Vorteile des Services liegen dann vor allem in den tiefen Investitionskosten, der Kostentransparenz, der Einsparung von eigenen Ressourcen und einer per SLA (siehe S. 16) garantierten Dienstleistung.

Sicher und Rechtskonform

Während bei klassischen E-Mail Security Services wie Anti-Spam und Anti-Virus die Umleitung des E-Mail-Verkehrs zum externen Serviceprovider genügt, ist dies bei der E-Mail-Archivierung nicht wünschenswert. Da auch interne E-Mails der Archivierungslösung zuzufügen sind, wird für die sichere Übertragung eine interne Appliance oder eine Software auf einem Kundenserver verwendet. Dieses Element stellt zum einen sicher, dass die E-Mails verschlüsselt übertragen werden, zum anderen prüft es gemäss Policy, welche Mails überhaupt zu archivieren sind. Der Server holt sich periodisch oder auch zeitnah die E-Mails batchweise vom Mailserver, verschlüsselt sie und transferiert sie auf einem sicheren Kommunikationskanal ins Rechenzentrum des Providers. Über ein Webinterface oder eine in den Mailclient integrierte Oberfläche kann der Endbenutzer seine archivierten E-Mails bequem durchsuchen, anzeigen und im Bedarfsfall wieder zustellen lassen (siehe Grafik unten).

Wenn es um die Entlastung des Mailservers geht, bieten einige Anbieter auch das sogenannte «Stubbing» an. Dabei werden Attachments ab einer bestimmten Grösse durch einen Link ins Archiv ersetzt. Die E-Mail bleibt in der Mailbox des Endkunden, der Speicherbedarf auf dem Mailserver sinkt massiv.