Auswärts speichern

Rechtskonform archivieren

Der Gesetzgeber fordert von Archiven die Unveränderbarkeit der Information, die Protokollierung der Aktivitäten und Zugriffe sowie die dokumentierte, sichere und vollständige Vernichtung der Daten. Dabei ist es nicht von Belang, ob es sich um Steuer-, Umwelt- oder Produkthaftungsrecht sowie schweizerisches, amerikanisches oder EU-Recht handelt. Die Anforderungen an eine rechtskonforme Aufbewahrung bleiben bestehen. Bei Untersuchungen - von der Steuerprüfung über die Revision bis zu einem Streit mit Dritten - müssen Firmen auch grosse Mengen an ausgelagerten Daten schnell bereitstellen können. Professionelle Dienstleister bieten dazu neben der Rückübertragung über das Internet auch die Möglichkeit, die Daten auf physischen Medien zu speichern und diese in kurzer Zeit zu liefern. Denn eine 16-Mbit-Leitung kann nur rund 135 Gigabyte in 24 Stunden übertragen - bei einem Projekt mit mehreren Terabyte reicht das nicht.

Neben den technischen Eigenschaften des Services ist auch der Dienstleister selbst ein kritischer Faktor. Denn je länger die geforderten Aufbewahrungszeiten sind, desto krisensicherer und stabiler muss auch der Dienstleister im Markt stehen.

Durch Onlinespeicherdienste gehören Bänderwechsel und Datenmigrationsprojekte der Vergangenheit an. Für einen effektiven Einsatz müssen aber folgende Fragen geklärt sein: Wie können die Daten auf internen und Online-speichern optimal verteilt werden? Welche neuen Aufbewahrungsrichtlinien sollten implementiert werden? Und wie kann eine Regelung für ein kontrolliertes, vollständiges und dokumentiertes Löschen von Dateien durch die Fachabteilungen ermöglicht und eingerichtet werden?