VBS setzt Ausrufezeichen: Erstmals wird beim Bund ein wichtiges IT-Produkt als Service bezogen

» Von Fabian Vogt , 12.04.2016 15:50.

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Gelerntes weitergeben

In Sachen Management hat auch das VBS dazugelernt, sagt Daniel Hagmann: «Viele denken, einen Auftrag extern zu geben reicht. Aber wenn man die externen Dienstleister nicht aktiv steuert, kommen sie plötzlich und entscheiden selber über Release-Termine oder sogar Kosten.» Hagmann denkt, dass bei einem Outsourcing zehn bis fünfzehn Prozent der Betriebskosten für die interne Steuerung der Unternehmerin kalkuliert werden müssen. Die gemachten Erfahrungen möchte das VBS nun intern und extern weitergeben, mittels Vorträgen und Dokumentationen.

Einig sind sich Burren und Hagmann, dass trotz grossem Vertragswerk nicht alles schriftlich festgehalten werden kann. Dafür geschieht in dreizehn Jahren im Technologiebereich zu viel und der Kunde weiss nicht genau, wie sich die Anforderungen an eine Website in diesem Zeithorizont verändern. Entsprechend merkten die Parteien rasch, dass man sich gegenseitig vertrauen muss. Und den direkten Dialog wann immer möglich dem Blick aufs Papier vorziehen sollte.

Kostentransparenz

Auf dem Papier geschrieben steht dafür, was für das gesamte Projekt CMS-Managed-Service inklusive Transformation der Webauftritte investiert wurde: Rund 20 Millionen Schweizer Franken.

Da es sich um einen Werkvertrag handelt, kann genau aufgeschlüsselt werden, welche Leistung welche Kosten verursacht. Computerworld konnte einen Blick in die Unterlagen werfen. Daraus ergibt sich unter anderem:

  • Der Grundauftrag hat einen Wert von 7,3 Millionen Franken. Darin enthalten sind die Projektkosten sowie der Betrieb über fünf Jahre.
  • Für externe Projektleistungen wurden 5,9 Millionen Franken veranschlagt. Insgesamt waren 19 Unternehmen darin involviert. Zu den eingekauften Leistungen gehörten unter anderem Konzeptarbeiten und Business Engineering sowie Vorbereitung und Durchführung WTO.
  • Die Transformation der Webauftritte kostet etwa gleich viel wie der Grundauftrag.
  • Die kostenmässige Wertschöpfung des VBS beträgt 47 Prozent gemessen an den Investitionskosten. 53 Prozent betragen demnach die Kosten der Externen.
  • Rund die Hälfte der Kosten gehen für die Einführungsphase drauf.
  • Initialisierung/Konzept sowie die Realisierung schlagen mit jeweils etwas über zwanzig Prozent zu Buche.
  • Das Verhältnis Changes zum Grundauftrag der WTO (Werkvertrag) beträgt lediglich zehn Prozent. Im Vergleich zu anderen Projekten eine sehr tiefe Zahl
  • Die wichtigste Zahl: Das VBS behauptet, die Betriebkosten seien 30 Prozent günstiger als die heutige interne Lösung bei der FUB.

Zwei wollen, einer darf

Es steht anderen Departementen und Ämtern frei, das VBS CMS ebenfalls als Service zu beziehen. Nebst den Kosteneinsparungen sollen vier Releases pro Jahr dafür sorgen, dass die Software jederzeit aktuell gehalten ist. Die Anforderungen können flexibel angepasst werden, verspricht das VBS. Etwa, wenn es um die Zahl der Redaktoren, die CMS-Funktionalität oder die Dimensionierung der Webauftritte geht.

Mit der Offerte für andere Ämter geht das VBS auf direkten Konfrontationskurs mit dem Bundesamt für Informatik (BIT). Also das Amt, das man zu Beginn verschmähte, weil es zu teuer war. Dass man nun in eine Konkurrenzsituation gerät, streitet man beim VBS ab und sagt, man sei nur dem Wunsch des Informatiksteuerorgan des Bundes (ISB) nachgekommen. Fakt aber ist: Das BIT bietet CMS wie gewohnt als eigenes Produkt den Departementen und Ämtern an. Und hat nicht nur den gleichen Lieferanten (Namics), sondern auch das gleiche Produkt (Adobe Experience Manager) wie das VBS. Nur eines der beiden Modelle wird sich beim Bund durchsetzen und Standarddienst werden. Über den Sieger dieses Zweikampfs entscheidet noch dieses Jahr das ISB. Aber das ist eine andere Geschichte.

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