VBS setzt Ausrufezeichen: Erstmals wird beim Bund ein wichtiges IT-Produkt als Service bezogen

Das VBS hat ein neues CMS beschafft. Erstmals in der Geschichte der Bundesverwaltung wird dabei ein wichtiges IT-Produkt nicht eingekauft. Computerworld hat das Projekt begleitet und ein erstaunlich offenes VBS erlebt.

» Von Fabian Vogt , 12.04.2016 15:50.

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Das Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) ist in erster Linie dazu da, die Schweiz während internationalen Krisen zu schützen und sie bei nationalen Notständen zu unterstützen. Abwarten und reagieren passen eher zu diesem Departement, als Innovation und Pioniergeist. Mit der Einführung eines neuen Content Management Systems hat man nun aber etwas gewagt: Als erstes Departement kaufte das VBS ein wichtiges IT-Produkt nicht ein, sondern bezieht einen externen Service.

Hintergrund

Das VBS brauchte eine neue CMS-Lösung, weil das bisher von der Führungsunterstützungsbasis (FUB) betriebene Produkt seinen Lebenszyklus Ende 2012 erreichte und die Verträge nicht verlängert werden konnten. Da die FUB den CMS-Dienst nicht mehr weiterbetreiben wollte, blieb dem VBS die Möglichkeit, das CMS des Bundesamts für Informatik (BIT) zu benutzen oder ein neues Produkt zu evaluieren. Das BIT konnte gemäss Sondierungsgesprächen erst spät und zu teuer liefern, damit blieb nur noch die Neubeschaffung. «Für uns machte es keinen Sinn, ein CMS intern zu betreiben», sagt Jürg Treichler, Leiter Informatik VBS. «Am Markt konnte diese Leistung wesentlich günstiger beschafft werden. Zudem konnten externe Erfahrungen aus anderen Projekten eingebracht werden, die wir so nicht hatten.»

Funktionen

Der Zuschlag ging an Namics, die bereits das alte CMS gemeinsam mit der FUB einführten und unterhielten. Für 7,3 Millionen Franken darf der Zürcher IT-Dienstleister den CMS-Managed-Service aufbauen und während fünf Jahren betreiben, der aufgrund seiner Komplexität auch ein IKT-Schlüsselprojekt ist. In der Ausschreibung wurden nebst dem Grundauftrag über fünf Jahre zusätzliche Optionen im Umfang von maximal 148 Millionen Franken festgelegt. Diese bieten die Möglichkeit, eine zweimalige Vertragsverlängerung des Servicebezugs à vier Jahren durchzuführen. Zudem steht es anderen Departemente und Ämtern der Bundesverwaltung offen, den CMS-managed Service ebenfalls zu beziehen. 

Einige der Funktionen, welche der CMS-Managed Service von Namics dem VBS bietet:

  • Standardmässige CMS-Funktionalitäten
  • Unterstützung verschiedener Publikationskanäle (z.B. Internet, Intranet)
  • Getrenntes Redaktions- und Publikationssystem 
  • Mehrsprachigkeit (Amtssprachen, weitere laut VBS-Angaben problemlos möglich) 
  • Metadatenkonzept und Beschlagwortung für Webseiten und elektronische Objekte (Dateien, Bilder, Multimedia)
  • Closed User Groups (CUG) erlauben das Publizieren von Content nur für bestimmte Nutzer
  • Responsive Design für unterschiedliche Endgeräte 
  • Schnittstellen zu Umsystemen (z.B. MeteoSchweiz, Bilddatenbank ZEM, Karten von swisstopo/geo.admin.ch, News Service Bund)

Nebst dem Betrieb des CMS und der Integration der Umsysteme werden innerhalb des Projekts «CMS VBS» auch die Webauftritte transformiert. Aus 35 Auftritten und 80‘000 Seiten werden neu 26 Auftritte und 30‘000 Seiten. Dieses Teilprojekt hat im Januar 2015 begonnen und dauert bis Ende 2016, wobei jedes Amt eine Projektvereinbarung inklusive einem Zeitplan mit dem CMS VBS besitzt.

Spezielle WTO

Bis über Funktionalitäten gesprochen werden konnte, dauerte es seine Zeit. Ein halbes Jahr lang diskutierten Vertreter von Namics, dem VBS und unabhängige Juristen über die Vertragsmodalitäten. Denn anders als bei der Beschaffung von Dienstleistungen und Produkten muss bei einem Werkvertrag – darunter fällt die Bereitstellung eines Services - bereits in der Ausschreibung geregelt sein, welche Leistungen verlangt werden. Nachträgliche Änderungen sind mit grösseren Umständen verbunden. Entsprechend kam mit der Ausschreibung ein komplexes Vertragswerk zustande, für dessen Hilfe externe Juristen zugezogen werden mussten. «Im Bund kauft eigentlich niemand IT-Services wie ein CMS ein. In der Regel kauft das Bundesamt für Informatik ein Produkt, konfiguriert es und stellt es den Departementen/Ämtern als Dienst zur Verfügung», erklärt Daniel Hagmann, Leitung Corporate Governance CMS VBS. «Wir mussten lernen, dass mit externen Lieferanten anders umgegangen wird als mit internen. Wenn wir den Dienst intern beim BIT beziehen, kann in Ausnahmefällen auch mal direkt mit dem Verantwortlichen dort gesprochen werden. Mit Namics beziehungsweise grundsätzlich externen Dienstleistern braucht es klare Prozesse. Wir müssen uns an den Vertrag und den Change Management Prozess halten und bei mehr Leistung als abgemacht mehr bezahlen.» Die Komplexität der Vertragsverhandlungen hätte man wohl etwas unterschätzt, gibt Hagmann zu.

Dafür hätten heute Lieferant und Kunde jetzt juristische Verbindlichkeiten: Es gibt einen Servicevertrag und Service Level Agreements mit sämtlichen durch das VBS zu beziehenden Leistungen einschliesslich einem definierten Preis. Liefertermine sind bekannt und einzuhalten. Änderungen am Vertragswerk können nur über das eingeführte Change Management Verfahren durchgeführt werden. 

Namics unter Beobachtung

Andreas Burren, Senior Principal Consultant bei Namics, hat ebenfalls eine Lernkurve durchgemacht: «13 Jahre Laufzeit», so Burren. «Das habe ich auch noch nie erlebt. Kein Wunder, dass bei diesem Zeitrahmen einige ungläubig den Kopf schütteln.» Unter anderem aufgrund der Langfristigkeit  sei man deutlich stärker unter Beobachtung gestanden als sonst: «Jeder Prozessschritt wurde sorgfältig geprüft. Hinzu kamen kuriose Anforderungen, so sollte beispielsweise  durchgespielt werden, wieviel Zeit es braucht, den Zugriff eines Benutzers auf die Systeme zu sperren.» Nichts, womit sich ein Dienstleister im täglichen Projektgeschäft normalerweise auseinandersetzen muss. «Die Kundenanforderungen haben uns weitergebracht.», so Burren. Ein beispielhaftes Learning sei, dass es bei einem Mandat dieser Reichweite nicht reiche, nur die Umsetzungsspezialisten zu stellen. Auch die Involvierung des Managements sei «ganz zentral».

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