Umschlagplatz für Informationen

Die Autorin ist IT-Journalistin bei Wordfinder, hier u.a. für Coextant tätig

Unternehmen wie die Globus-Gruppe , die viele Standorte umfassen, brauchen einen Wissensaustausch, der abteilungs- und konzernübergreifend funktioniert. Vor dem Hintergrund der ständig zunehmenden Informationsflut aus unterschiedlichsten Quellen genügt es nicht mehr, einfach den Kollegen von nebenan zu fragen, wo der Ordner mit den Daten vom letzten Jahr steht oder wie er ein bestimmtes Problem gelöst hat. Ein Problem, vor das sich auch die Schweizer Warenhausgruppe Magazine zum Globus gestellt sah. Das Unternehmen betreibt Warenhäuser in allen grossen Schweizer Städten zwischen Basel und Locarno.

Bestehende Funktionen 1:1 umsetzen

Als die Globus-Gruppe in den Migros-Genossenschafts-Bund einging, wurde auch die IT der Warenhausgruppe in die Migros-Informatik integriert. Infolgedessen musste auch das bisherige Kommunikationssystem abgelöst werden. Für die Globus-IT ein Grund mehr, komplett auf ein neues Informationsportal umzustellen. Da die bestehenden Daten aufgrund des Providerwechsels nicht länger auf einem Lotus-Notes-Server zur Verfügung gestellt werden konnten, musste das Intranet für 15 Filialen inklusive Head Office angepasst und auf SharePoint umgestellt werden.

Beauftragt wurde damit die Webberry GmbH, die als externer Dienstleister seit mehreren Jahren Internet- und Intranet-Projekte bei der Warenhausgruppe betreut. Deren Gründer und Projektleiter Thomas Wollenmann erklärt die Beweggründe: «Aufgrund guter Erfahrungen mit einigen Hyper.Net-Komponenten, die wir bereits in Kombination mit Lotus Notes bzw. Lotus Domino im Einsatz hatten, fiel die Entscheidung für die Hyper.Net-SharePoint-Edition von Coextant Systems.» Auch die Zusammenarbeit mit dem Support und die Kosten-Nutzen-Argumente hätten überzeugt – auch im Vergleich zum Angebot des neuen Providers. «Hier hätten wir bestehende Funktionalitäten nicht eins zu eins übernehmen können. Auch aus Kostengründen haben wir das Angebot nicht berücksichtigt», begründet Wollenmann.

Heute verwaltet die Magazine zum Globus AG rund 4000 Dokumente – Tendenz steigend. Dabei sind die Inhalte nach Abteilungen und Projekten mit einer eigenen Taxonomie strukturiert. Der komplette interne Dokumentationsverkehr wird abteilungsübergreifend durch das Intranet-Portal abgebildet – von Reglementen und Vorlagen für die Personal- und Finanzabteilung über Ein- und Verkauf, Logistik, Marketing und Reporting bis zur Unternehmensführung. Mit der neuen Lösung können beispielsweise verschiedene Portale erstellt, Teamräume definiert und relevante Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Dazu bietet die SharePoint-Edition ein breites Spekt-rum von Funktionen und Add-Ons, darunter eine automatische Konvertierung der in SharePoint-Bibliotheken gespeicherten Dokumente (z.B. Microsoft Office oder Open Office) in alle gängigen Onlineformate (z.B. PDF, PDF/A, Multi-Topic-Hypertext, HTML, MP3, Flash, XML). Die erzeugten Daten werden in SharePoint-Pages, Dokumentbibliotheken oder SQL-Datenbanken publiziert. Alle Publikationen werden automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Warenhausgruppe kann so alle Inhalte aktuell und authentisch in jeder Webanwendung darstellen.