Umschlagplatz für Informationen

Die Autorin ist IT-Journalistin bei Wordfinder, hier u.a. für Coextant tätig Unternehmen wie die Globus-Gruppe , die viele Standorte umfassen, brauchen einen Wissensaustausch, der abteilungs- und konzernübergreifend funktioniert. Vor dem Hintergrund der ständig zunehmenden Informationsflut aus unterschiedlichsten Quellen genügt es nicht mehr, einfach den Kollegen von nebenan zu fragen, wo der Ordner mit den Daten vom letzten Jahr steht oder wie er ein bestimmtes Problem gelöst hat. Ein Problem, vor das sich auch die Schweizer Warenhausgruppe Magazine zum Globus gestellt sah. Das Unternehmen betreibt Warenhäuser in allen grossen Schweizer Städten zwischen Basel und Locarno. Bestehende Funktionen 1:1 umsetzen Als die Globus-Gruppe in den Migros-Genossenschafts-Bund einging, wurde auch die IT der Warenhausgruppe in die Migros-Informatik integriert. Infolgedessen musste auch das bisherige Kommunikationssystem abgelöst werden. Für die Globus-IT ein Grund mehr, komplett auf ein neues Informationsportal umzustellen. Da die bestehenden Daten aufgrund des Providerwechsels nicht länger auf einem Lotus-Notes-Server zur Verfügung gestellt werden konnten, musste das Intranet für 15 Filialen inklusive Head Office angepasst und auf SharePoint umgestellt werden. Beauftragt wurde damit die Webberry GmbH, die als externer Dienstleister seit mehreren Jahren Internet- und Intranet-Projekte bei der Warenhausgruppe betreut. Deren Gründer und Projektleiter Thomas Wollenmann erklärt die Beweggründe: «Aufgrund guter Erfahrungen mit einigen Hyper.Net-Komponenten, die wir bereits in Kombination mit Lotus Notes bzw. Lotus Domino im Einsatz hatten, fiel die Entscheidung für die Hyper.Net-SharePoint-Edition von Coextant Systems.» Auch die Zusammenarbeit mit dem Support und die Kosten-Nutzen-Argumente hätten überzeugt – auch im Vergleich zum Angebot des neuen Providers. «Hier hätten wir bestehende Funktionalitäten nicht eins zu eins übernehmen können. Auch aus Kostengründen haben wir das Angebot nicht berücksichtigt», begründet Wollenmann. Heute verwaltet die Magazine zum Globus AG rund 4000 Dokumente – Tendenz steigend. Dabei sind die Inhalte nach Abteilungen und Projekten mit einer eigenen Taxonomie strukturiert. Der komplette interne Dokumentationsverkehr wird abteilungsübergreifend durch das Intranet-Portal abgebildet – von Reglementen und Vorlagen für die Personal- und Finanzabteilung über Ein- und Verkauf, Logistik, Marketing und Reporting bis zur Unternehmensführung. Mit der neuen Lösung können beispielsweise verschiedene Portale erstellt, Teamräume definiert und relevante Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Dazu bietet die SharePoint-Edition ein breites Spekt-rum von Funktionen und Add-Ons, darunter eine automatische Konvertierung der in SharePoint-Bibliotheken gespeicherten Dokumente (z.B. Microsoft Office oder Open Office) in alle gängigen Onlineformate (z.B. PDF, PDF/A, Multi-Topic-Hypertext, HTML, MP3, Flash, XML). Die erzeugten Daten werden in SharePoint-Pages, Dokumentbibliotheken oder SQL-Datenbanken publiziert. Alle Publikationen werden automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Warenhausgruppe kann so alle Inhalte aktuell und authentisch in jeder Webanwendung darstellen. Flexibel und personalisiert Jedes Dokument ist mit einer Personen- oder Gruppenberechtigung versehen. Ein Mitarbeiter, der beispielsweise keine Berechtigung für Dokumente im Finanzbereich hat, sieht die Navigation für diese Publikationen erst gar nicht. Gleiches gilt für Webapps, die über Neu­publikationen informieren. Entsprechend können auch die Portale für die jeweiligen Filialen unterschiedlich gestaltet werden. So sind alle über die für sie relevanten Bereiche informiert, eine Überflutung mit Informationen wird jedoch vermieden. Auch die Freigabe ist effizient geregelt. So publizieren in den meisten Unternehmens­bereichen und zugehörigen Bibliotheken die Autoren ihre Dokumente eigenverantwortlich. Sollte jedoch wie im Finanzbereich das Vier-Augen-Prinzip vorgeschrieben sein, werden die Dokumente nach der Eigenkontrolle des Autors automatisch via E-Mail-Aufforderung an den für die Freigabe zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Nach Erhalt der Leseberechtigung kann dieser nun die Publikation freigeben oder – mit Begründung – ablehnen. Die 40 Autoren und 1600 Leser arbeiten mit der neuen Lösung deutlich schneller. Ein Live-Ticker weist auf aktuell wichtige Informationen hin, die letzten Publikationen werden automatisch angezeigt. Volltextsuche und feldbezogene Suchfunktionen unterstützen bei der Recherche nach bestimmten Informationen. Die Autoren können Fehler nun komfortabel über einen Button in der Lese-Navigation korrigieren, ohne in den Autorenbereich wechseln zu müssen. Darüber hinaus können sie auch selbst definieren, welchen Unternehmensbereichen ihr Dokument zugänglich gemacht werden soll. So hat der Personalbereich die Möglichkeit, Mitarbeiter-Reglemente auch anderen Abteilungen zur Verfügung zu stellen. Die Personalabteilung kann direkt in den Unternehmens-bereichen «Interio» und «Office World» im User-Bereich publizieren und damit eine redundante Datenhaltung vermeiden. Projektleiter Thomas Wollenmann hebt zudem die schnelle Zuteilung der Berechtigungen hervor: «Da die Active-Directory-Gruppen den E-Mail-Gruppen entsprechen, geht ein publiziertes Dokument automatisch an alle Gruppenmitglieder. Dadurch können wir alle E-Mail-Gruppen auch fürs Intranet nutzen – für die Administratoren nur noch halb so viel Aufwand wie zuvor.» Wissensmanagement für die Zukunft Der grösste Vorteil aus Sicht der Warenhausgruppe ist, dass heute der Herstellungsprozess für die Informationen auf ein Medium reduziert ist. Gleichzeitig entfällt der Aufwand für die persönliche Ablage von Informationen aus E-Mails sowie lokalen und unternehmensweiten Laufwerken. Entsprechend positiv fällt das Resümee von Thomas Wollenmann aus: «Der interne Kommunikationsfluss hat sich enorm verbessert. Da es sich zudem um ein offenes, ausbaufähiges System auf Basis leistungsfähiger Services handelt, können wir die Lösung jederzeit an künftige Entwicklungen anpassen. Wir planen derzeit, das mehrsprachig einsetzbare System neben Deutsch künftig auch in französischer und italienischer Sprache anzuwenden.» Das UCC-Projekt Projektdauer:- 2?Monate Konzeptphase (80?% intern, 1?Projektleiter)- 1?Monat Entwicklung und Realisierung durch Coextant Systems- 2?Monate Pilotphase- 4?Monate Rollout und Migration (1 Monat pro Unternehmen)Personalaufwand: Das engere Projektteam bestand aus vier Personen. Im erweiterten Team kam bei insgesamt zehn Abteilungen pro Abteilung noch je eine Person dazuTechnik:- Windows 2003 Server- Windows SharePoint Services 3.0- SQL Server 2008- Hyper.Net 5.2 für WSS- NET 3.0 Betrieb: MITS, das Rechenzentrum des Migros-Konzerns