Koordinationsbedarf: Arbeitsplatzorganisation in Zeiten der Digitalisierung

» Von Michael Küng*, 01.05.2017 07:00.

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Grossraumbüro für Ideenaustausch

Überflüssig wird das Büro ohnehin nicht. Nicht ohne Grund hat die Noch-Chefin von Yahoo, Marissa Mayer, vor vier Jahren die Reissleine ge­zogen und allen Mitarbeitern das Home Office gestrichen. Die Massnahme begründete sie in einem Rundschreiben an die Belegschaft: «Einige der besten Entscheidungen und Erkenntnisse erwachsen aus Gesprächen auf dem Flur oder in der Cafeteria.» Auch Home-Office-Pionier IBM macht offenbar eine Kehrtwende. Ende März berichtete Quartz davon, dass 2600 Mitarbeiter der US-Marketingabteilung von IBM ins Büro zurück müssen. Sie sollen, wenn sie im gleichen Raum sitzen, nicht einfach nur effizient sein, sondern neue Ideen entwickeln.

Um das Grossraumbüro ranken sich viele Mythen: Aus Eigenbrötlern werden da kommunikative Teamarbeiter, die grössere Transparenz steigert die Produktivität und die Verkleinerung der Bürofläche senkt die laufenden Kosten. Doch damit ein neues Grossraumbüro nicht zu einer unattraktiven und erst noch unerwartet teuren Legebatterie verkommt, muss gut geplant werden.

Richtlinien bei der Planung

«Bei so einem Projekt muss man die Mitarbeiter von Anfang an in die Planung mit einbeziehen», sagt Danny Schweingruber. Als Leiter Office Akademie des Bürospezialisten Witzig kennt er sich mit der Büroplanung aus. Er ist überzeugt, dass ein neues Arbeitsplatzkonzept nur funktioniert, wenn es in den Augen der Mitarbeiter Sinn macht. Bei der Umsetzung geht Witzig daher so vor: Schon vor der Planung der neuen Büros werden die Mitarbeiter mithilfe von Webtools über mehrere Wochen hinweg befragt. Daraus lässt sich zum Beispiel die Anzahl formeller und informeller Meetings ermitteln, die beliebtesten Treffpunkte oder die Anzahl und Dauer von Telefonaten. Während der Umsetzung hält das Unternehmen die Belegschaft stets darüber auf dem Laufenden, wo das Unternehmen steht und wo die Reise hingeht. In regelmässigen Workshops werden die Mitarbeitenden zudem gefragt, wo sie selbst ihre Firma in fünf Jahren sehen und wie sie sich den idealen Arbeitsplatz in der Zukunft vorstellen.

Gemeinsam wird so Stück für Stück das Konzept für ein Büro erarbeitet. Das Resultat ist kein einfaches Grossraumbüro, sondern ein durchdachter Multi-Space. Dieser besteht nicht nur aus einem offenen Raum mit Bürotischen, sondern aus einer Vielzahl von Elementen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mit­arbeiter abzudecken. Dazu zählen etwa Kabinen zum Telefonieren, Sitzungsräume, Begegnungspunkte, Kreativflächen, Kaffeeküchen sowie Räume für Drucker und andere Geräte. «Wichtig ist, dass bei der Planung von Anfang an ein Restbudget eingeplant wird», sagt Schweingruber. Das sei nötig, um in der Praxis auftauchende Möglichkeiten zur Optimierung wahrnehmen zu können.

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