10.05.2017, 15:47 Uhr

Enterprise-Filesharing via Cloud-Speicher

Mit Enterprise-File-Sharing-Diensten aus der Cloud arbeiten Teams effizient und flexibel zusammen. Welcher Anbieter hat aber das beste Angebot für Ihr Unternehmen?
Der schnellste, bequemste und einfachste Weg, Dateien zwischen mehreren Projektbeteiligten auszutauschen führt heute nicht über USB-Sticks oder Kabel, sondern durch die Cloud. Filesharing-Dienste erlauben es, Bilder, Tabellen, Dokumente und sonstige Unterlagen in Standardformaten ohne weitere Zwischenschritte oder Kompatibilitätshürden zwischen allen Plattformen und lokalen wie entfernten Bearbeitern praktisch ohne Zeitverlust zu teilen. Daher kann es nicht überraschen, dass Cloud-Computing generell weiter im Trend liegt. Dem können selbst spektakuläre Angriffe auf die Datensicherheit, wie sie immer wieder vorkommen, nichts anhaben. Ganz offenbar überwiegen die Vorteile für die meisten Anwender die Risiken. Und das gilt auch im professionellen Umfeld: Cloud-Services machen Unternehmen flexibler, mobiler und effizienter.
Der Markt reagiert auf die Entwicklung mit einer hohen Dichte von Angeboten, praktisch täglich werden es mehr. Dabei gibt es viele Dienste, die sich verblüffend gleichen, aber auch zahlreiche Anbieter, die sich durch Spezialisierung, etwa in Sachen Sicherheit oder Administrierbarkeit, abheben wollen. Hier eine Vorauswahl zu treffen, ist schwierig genug, nicht zu reden von der Entscheidung für den einen Dienst, der alle benötigten Eigenschaften hat. Wichtige Überlegungen bei der Auswahl des passenden Filesharing-Anbieters für ein Unternehmen sind neben Zugangs- und Datensicherheit vor allem Handhabbarkeit sowie Zugriffs- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten für die Mitarbeiter über mehrere Plattformen hinweg. Denn der sicherste Lagerort ist nutzlos, wenn er von der Belegschaft nicht eingesetzt wird, weil die Zugangshürden zu hoch liegen. Besonders praktisch ist es hingegen, wenn Dateien nicht nur synchronisiert und getauscht, sondern in der gleichen Umgebung mit zugänglichen oder bekannten Tools auch direkt erstellt werden können. Solche Angebote laden zur Nutzung förmlich ein, bieten aber oft nicht die optimalen Sicherheitsfunktionen.

Auf Funktionalität und Sicherheit kommt es an

Für gute Zusammenarbeit kommt es also auch darauf an, dass die Balance zwischen den verschiedenen Interessen gewahrt ist. Die Funktionalität muss stimmen und zugleich muss die Sicherheit der Daten entsprechend ihrer Sensibilität gewährleistet sein. Im Idealfall sollte ein Online-Speicher in einem Rechenzentrum im Inland betrieben werden, und die Daten sollten bereits auf dem PC oder Mobilgerät des Anwenders verschlüsselt und so in der Cloud abgelegt werden. Allerdings kommen diese beiden Voraussetzungen selten zusammen. In unserer Auswahl bietet nur Brainloop Server in Deutschland und zugleich eine Client-seitige AES-Verschlüsselung an. Entscheidend ist aber nicht nur, wie die Dateien gespeichert werden, sondern vor allem auch, wie sie geteilt werden können und welche Einschränkungen sich für Zugriffe definieren lassen. Viele Anbieter lassen keine sehr feinen Unterscheidungen zu. Meist wird lediglich zwischen einem Nur-Lese- und einem Vollzugriff unterschieden. Kaum ein Cloud-Dienst berücksichtigt weitere Nutzer-Rollen. Hier kann Box mit einer siebenstufigen Berechtigungssteuerung glänzen. Bring-Your-Own-Device-Umgebungen (BYOD) gewinnen zunehmend an Bedeutung, und gerade für Mobilgeräte wie Tablets, Phablets und Smartphones ist der Zugriff auf Ressourcen in der Cloud ein wichtiger Pluspunkt. Das haben fast alle Anbieter erkannt und halten zumindest für die verbreitetsten Systeme wie Android-, Apple- und Windows-Geräte passende Apps bereit.
Für alle sechs im Folgenden vorgestellten Dienste stellen die Hoster übrigens Test-Zugänge zur Verfügung, die es erlauben, das Angebot zwischen 14 Tagen und einem Monat kostenlos auszuprobieren. So lässt sich im Zweifelsfall he­rausfinden, ob ein bestimmter Cloud-Speicher den eigenen Ansprüchen genügt. Achten sollte man in diesem Fall allerdings darauf, wie die Testphase endet: Bei einigen Anbietern wird der Zugang nach Ablauf des Probezeitraums einfach gecancelt, bei anderen jedoch automatisch in ein reguläres Abo umgewandelt, wenn man nicht vorher kündigt. Auf den folgenden Seiten betrachtet Computerworld den Umfang und die Funktionalität einiger etablierter Enterprise-File-Sharing-Dienste. Eine Komplettbersicht zu ausgewhlten Cloud-Anbietern finden Sie am Ende des Artikels. Nächste Seite: Box Business

Box Business

Box Inc. gehört mit zu den dienstältesten Anbietern im Cloud-Umfeld und bietet neben kostenlosen Personal-Accounts Business- und Enterprise-Versionen für Unternehmen, die eine schnelle und einfache Möglichkeit zu Collaboration und Datenaustausch suchen.
Eine übersichtliche Weboberfläche dient zur Verwaltung und Bedienung des Online-Speichers. Für den ortsunabhängigen Zugriff bietet Box zahlreiche Apps für mobile Geräte. Egal ob man per iPad, Android-Tablet, Smartphone oder Windows-8-Convertible unterwegs ist, hier findet man Zugang. Über weitere Apps lassen sich Box-Inhalte in Dienste wie Salesforce oder Office 365 integrieren. Die Daten werden mit AES-256 verschlüsselt und per SSL übertragen. Eine Besonderheit sind die sogenannten Box-Notes, Notizen, die sich überall anlegen lassen und beispielsweise Anweisungen, Tabellen, Inhaltsangaben oder To-do-Listen enthalten können. Dazu kommen Zusammenarbeitsfunktionen wie Versionsverläufe und Anmerkungen sowie die Möglichkeit, in Echtzeit zu verfolgen, wer eine Notiz ansieht oder bearbeitet. Durch die Integration in Box gelten für Box-Notes ebenfalls die übergeordneten Sicherheits- und Steuerungsmöglichkeiten wie granulare Zugriffsebenen, kennwortgeschützte Inhalte und Zugriffsstatistiken. Das macht es für Teams sehr bequem, Ideen zu sammeln und Informationen zu teilen, während gleichzeitig die Compliance-, Sicherheits- und Datenhoheitsfunktionen der Unternehmensklasse von Box für Ordnung sorgen.
Die Box-Notes wurden soeben überarbeitet und warten etwa im Web-Interface mit einer neuen Seitenleiste auf, die den Zugriff stark vereinfacht. So muss man nun Box-Notes nicht mehr verlassen, um in Box nach Ordnern zu suchen oder Benachrichtigungen zu überprüfen. Zudem bietet eine neue Desktop-Anwendung für Apple-Computer und PCs seit Kurzem Zugriff auf Box-Notes direkt vom Desktop aus. Geplant ist, die Box-Notes demnächst auch zur Offline-Bearbeitung zugänglich zu machen, wobei alle Änderungen dann beim nächsten Online-Kontakt mit Box synchronisiert werden. Bemerkenswert bei Box sind daneben die umfangreichen Freigabeeinstellungen. So lässt sich in sieben Stufen festlegen, ob eine eingeladene Person etwa nur Dateien hochladen, sie nur in der Vorschau ansehen, bearbeiten, löschen oder freigeben darf. Der Zugriff auf Ordner kann durch ein Kennwort geschützt und ausserdem mit einem Ablaufdatum zeitlich begrenzt werden. Über Änderungen werden alle eingeladenen Team-Mitglieder automatisch benachrichtigt. Für den Business-Account verlangt Box pro Nutzer und Monat 12 Euro, wobei der Vertrag für mindestens drei Nutzer abgeschlossen werden muss. Der Einstiegspreis für ein Business-Team liegt also bei 36 Euro monatlich. Darin inbegriffen ist unbegrenzter Speicherplatz, die maximale Datei­grösse für Uploads beträgt in der Business-Version 5 GByte. Nächste Seite: Brainloop Dox

Brainloop Dox

Ein noch relativ junges Angebot ist Brainloop Dox von der Brainloop AG aus München. Neben der Filesharing-Lösung bietet das deutsche Unternehmen unter der Bezeichnung
Secure Dataroom auch einen klassischen Datenraum mit Collaboration-Funktionalität an.
Damit liegt es nahe, dass die Dateien auf Servern in Deutschland gehostet werden, doch Brainloop sorgt durch weitere Sicherheitsmerkmale für ein gutes Gefühl bei Administratoren, die sich vor allem um den Schutz vertraulicher Inhalte Gedanken machen müssen und dafür in Kauf nehmen, dass ihre Anwender es weniger bequem und einfach haben. So werden alle Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt gesendet und ausschliesslich in der Private Cloud des Anbieters gespeichert. Die verwendeten 256-Bit-AES-GCM-Schlüssel liegen auf dem Rechner des Anwenders, auch Passwörter sind für Brainloop nicht sichtbar. Das Teilen von Dateien geschieht über Links in einer sicheren Umgebung, diese können mit SMS-PIN, Passwort und Verfallsdatum geschützt werden. Versionskontrolle von geteilten Dokumenten und automatische Synchronisierung erleichtern die Zusammenarbeit. Weitere Sicherheit bringt eine Zweifaktor-Authentifizierung, zusätzlich werden mobile Endgeräte automatisch zu­rückgesetzt, wenn die Authentifizierung dreimal fehlschlägt. Das System erkennt zudem, wenn sich Geräte verbinden, die gerootet oder mit einem Jailbreak versehen sind. Eine rollenbasierte Rechtevergabe, Tools zur Umsetzung von Compliance-Richtlinien und eine API, mit der sich die Lösung an bestehende Unternehmensinfrastrukturen anbinden lässt, komplettieren den Dienst. Brainloop Dox wird wie die meisten vergleichbaren Lösungen als Laufwerk in den Windows-Explorer eingebunden. Daneben ist ein Zugriff über Apps für Android, iOS und Windows sowie Clients für PC und Apple-Rechner möglich. An Speicherplatz stehen 25 GByte pro Nutzer zur Verfügung, wobei der Anbieter eine Mindestanzahl von 50 Benutzern fordert. Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat, den Preis erfährt man auf Anfrage. Nächste Seite: Google G Suite

Google G Suite

Der stets auf Wachstum bedachte und als experimentierfreudig bekannte Google-Konzern gehörte mit zu den ersten Anbietern von öffentlichem Online-Speicher. Damit adressierte er neben Privatanwendern auch schon frühzeitig Geschäftskunden. Im Lauf der Jahre wurde das Angebot stetig aus- und umgebaut und wechselte häufig den Namen. Zuletzt wurde so aus Google Apps for Work die sogenannte G Suite ? eine Reihe online bedienbarer Office-Tools von Google Cloud. Neben Gmail, Docs und Google Kalender umfasst die Suite auch Drive for Work, den Filesharing-Dienst für Unternehmen. Nach eigenen Angaben hat Google seit der Umstellung über 300 neue Funktionen und Updates für die G Suite auf den Weg gebracht und konzentriert sich gerade dieser Tage auf den Ausbau von Drive. Ziel soll es sein, den Online-Speicher zu einer massgeschneiderten Lösung für Unternehmen zu machen. Vorgestellt wurden einige Neuerungen, die unter anderem die Zusammenarbeit erleichtern, die Bedienung vereinfachen und die Sicherheit erhöhen sollen. So dienen etwa die neu eingeführten Team Drives dazu, die Zusammenarbeit von Nutzern in Gruppen zu unterstützen und zu verbessern. Die Daten darin können lediglich von festgelegten Gruppenmitgliedern und Admins abgerufen werden. Verlässt ein Mitglied das Team, verliert es sogleich automatisch die Zugriffsrechte. Über das Rechtemanagement lässt sich zudem steuern, wer Dateien bearbeiten darf.
Ein ebenfalls neues Feature namens Quick Access soll eine intelligente Datenfreigabe innerhalb der Team Drives ermöglichen. Die Funktion stellt fest, welche Dateien in der Regel mit bestimmten Team-Mitgliedern geteilt werden, und übernimmt die Verteilung dann automatisch. Als Grundlage für die Entscheidung dienen ihr Informationen über anstehende Meetings und bisher geteilte Inhalte sowie die gesammelten Nutzungsstatistiken. Quick Access ist bereits in An­droid- und iOS-Clients integriert, demnächst soll es auch den Webclient erreichen. Eine erweiterte Kontrolle der Data Compliance ermöglicht schliesslich die Funktion Google Vault for Drive. Administratoren verwalten damit Dateien sowohl in herkömmlichen als auch in Team Drives und können beispielsweise Automatisierungsregeln für vorgegebene Dateitypen festlegen. Ausserdem angekündigt: Eine Drive File Stream genannte Funktion zur On-Demand-Synchronisation von Dateien und die Integration von AppBridge, einem kanadischen Entwickler, den Google gerade übernommen hat. AppBridge hat sich auf Datenmigration von On-Premise- und «fremden» Cloud-Systemen in die Google-Cloud spezialisiert und soll künftig vor allem grosse Firmenkunden dabei unterstützen, mit ihren Daten unkomplizierter zum Internetriesen umzuziehen. Google bietet die G Suite «Basic» ab 4 Euro pro Nutzer und Monat an. Darin sind vergleichsweise magere 30 GByte pro User enthalten. Unbegrenzten Speicherplatz bekommt man mit «Business» für den doppelten Preis. Enthalten ist dann auch eine Archivierungsfunktion für Chats und E-Mails. Weitere fortgeschrittene Funktionen erhält man schliesslich im «Enterprise»-Modell, dessen Preis direkt mit dem Google-Vertriebsteam verhandelt wird. Nächste Seite: Dropbox Business

Dropbox Business

Dropbox ist beinahe ein Synonym für Online-Speicher. Der seit 2007 bestehende Service, der bis heute das Freemium-Modell aufrechterhält, wird nach Betreiberangaben mittlerweile auch in über 100.000 Unternehmen weltweit eingesetzt. Das Angebot von Dropbox für Business-Kunden steht Teams ab drei Benutzern zur Verfügung und kostet ab 12 Euro pro Nutzer und Monat.
Im Standard-Plan enthalten sind 2 TByte Speicherplatz und ein umfassendes Set von Grundfunktionen. Mit dem Ad­vanced-Plan erhält man unbegrenzten Speicherplatz und erweiterte Admin-Funktionen für 18 Euro pro Nutzer und Monat. Wer sich auf ein Jahresabo festlegt, spart jeweils die Gebühren für zwei Monate. Darüber hinaus existiert ein Enterprise-Plan, der zusätzlich stark erweiterten Support sowie ausgebaute Kontroll- und Sicherheitsfunktionen bietet, individuell angepasst und auch so berechnet wird. Wissenswert: Dropbox liefert zwar den Service, betreibt jedoch keine eigenen Server. Stattdessen liegen die Dateien der Nutzer bei Amazon S3, nachdem sie AES-256-verschlüsselt wurden. Der Schlüssel gehört dabei allerdings nicht dem Anwender, sondern Dropbox, sodass zwar bei Amazon niemand die Dateien lesen kann, Dropbox hingegen schon. Wer hundertprozentige Datensicherheit möchte, kommt also um eine eigene Verschlüsselung nicht herum. Ins System des Nutzers eingebunden wird der Dienst per WebDAV. Über Hunderte von Apps lässt sich der Dropbox-Speicher zudem in zahlreiche Programme und Online-Dienste integrieren. Mobile Apps bietet Dropbox für Android-, iOS- und Blackberry-Geräte. Clients sind für Windows, Mac OS und Linux verfügbar. Die Weboberfläche wurde gerade überarbeitet und soll mehr Übersicht, ein einheitlicheres Design und damit eine einfachere Navigation bieten.
Zentrale Funktionen wie die Nutzerverwaltung, ein vollständiges Aktivitätsprotokoll oder die Steuerung von Frei­gaben laufen im Administrator-Konto zusammen. Hier behält man jederzeit den Überblick, auch über den belegten Speicher oder die erfolgten Freigaben. Dank Integration in Active Directory lassen sich bestehende Benutzerkonten mit Dropbox verbinden, sodass die Mitarbeiter sich nur einmal am System anmelden müssen. Ein ebenfalls erwähnenswertes Merkmal ist die unbegrenzte Versionierung, durch die sich beliebige Daten ohne Einschränkung wiederherstellen lassen. Nächste Seite: Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive

Microsofts Filesharing-Dienst hat seit seiner Entstehung 2007 bereits einige Anpassungen, Umbauten und Namensänderungen hinter sich. Bei OneDrive bekommen Privatanwender derzeit noch bis zu 5 GByte Speicherplatz kostenlos, 1 TByte kostet inklusive Office 365 Personal gerade 7 Euro pro Monat. Vergleichsweise sehr günstig macht Microsoft den Einstieg für Unternehmenskunden mit zwei Basisplänen. Sie bieten 1 TByte Speicher für 4,20 Euro («Plan 1») beziehungsweise 5 TByte für 8,40 Euro («Plan 2») pro Nutzer und Monat, Office Online inbegriffen. Darüber hinaus wird die Preisgestaltung etwas verwirrend. Es gilt, genau hinzusehen, was im Angebot tatsächlich enthalten ist und was davon man nutzen will. Denn neben weiteren OneDrive-Stufen bis hin zu «Business All-in-One» mit zahlreichen Zusatzfunktionen stehen auch noch diverse Office-365-Varianten von «Personal» bis «Enterprise» zur Verfügung, die ebenfalls OneDrive-Speicher umfassen.
Der insgesamt verfügbare Platz hängt dabei stets von der Anzahl der teilnehmenden und zahlenden Nutzer im Unternehmens-Account ab. Er umfasst bei allen Angeboten mit Ausnahme des erwähnten «Plan 2» 1 TByte pro Anwender. Wer damit nicht auskommt, erweitert sein Abo einfach um zusätzliche Anwenderzugänge. Einzelne Dateien dürfen bis zu 10 GByte gross sein.
Eingebunden wird der Online-Speicher per WebDAV in Windows. Auf zusätzliche Funktionen und die Steuerung greift man per Web-Interface über die Office-Oberfläche oder alternativ über einen herunterladbaren Windows-Client zu. Für den mobilen Zugriff existieren ausserdem Apps unter iOS, Android und Windows Phone. Die Weboberfläche für One­Drive ist schnörkellos, fast zu sehr, was aber den Vorteil hat, dass man sich leicht zurechtfindet. Unter der Office-Online-Oberfläche stehen neben One­Drive die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote zur Auswahl. Praktisch ist, dass man damit auch gleich in OneDrive gespeicherte Dokumente bearbeiten und neue direkt online erstellen kann. Ausserdem steht eine umfangreiche Administrator-Konsole zur Verfügung, die neben einem Dashboard Verwaltungsmenüs für alle angeschlossenen Funktionen bietet. Weniger überzeugend ist die Feinkontrolle beim Filesharing gelöst. Auch bei OneDrive lässt sich eine Datei lediglich zum Nur-Anzeigen oder gleich mit allen Bearbeitungsrechten freigeben, eine differenziertere Zugriffssteuerung gibt es nicht. Nächste Seite: SugarSync

SugarSync

SugarSync startete 2009 wie die meisten Cloud-Speicher-Dienste mit kostenfreien Angeboten für Privatnutzer in den noch jungen Markt. 2014 hat man sich hier vom Gratis-Speicher verabschiedet und lässt sich den Dienst seither zu Preisen ab 7,50 Dollar honorieren. Dafür gibt es für heutige Verhältnisse fast etwas unterdimensionierte 100 GByte Speicher. An Unternehmen wendet sich der Anbieter mit zwei abgestuften Preisplänen: Zunächst gibt es pauschal 1 TByte Speicher ab 55 Dollar pro Monat für ein bis drei Nutzer. Mit weiteren Nutzerzugängen steigt der Preis, jedoch nicht der verfügbare Speicher. Die Alternative ist ein massgeschneidertes Paket, das ab zehn Nutzern erhältlich ist und dessen Kosten individuell vereinbart werden. Bemerkenswert ist also, dass bei SugarSync die Speicherkapazität nicht wie sonst üblich mit der Anzahl der registrierten Nutzer korreliert. Wer mehr als 1000 GByte Speicherplatz benötigt, muss generell ein individuelles Angebot einholen.
Alle verfügbaren Tarife können bei SugarSync 30 Tage lang unverbindlich ausprobiert werden. Aber Achtung: Wen der Test nicht überzeugt, der darf nicht vergessen, rechtzeitig zu kündigen. Sonst geht das gebuchte Testpaket automatisch in ein kostenpflichtiges Abo über. Wie der Name vermuten lässt, setzt SugarSync den Schwerpunkt auf das Synchronisieren von Daten. So ermöglicht es der Dienst, die auf einem Gerät vorhandene Ordnerstruktur 1:1 zu sichern und daraus beliebige Ordner für die Synchronisierung auszuwählen. Die gewählten Ordner werden fortlaufend in Echtzeit gesichert, sodass geänderte Dateien sofort am gleichen Speicherort auf allen Geräten verfügbar sind. Mit der Funktion «Wipe & Remove» bietet SugarSync eine gerätebezogene Remote-Zurücksetzung, die mit einem Klick alle synchronisierten Dateien von einem verloren gegangenen Gerät entfernt. Das ist auch praktisch, wenn ein Computer verkauft werden soll: Alle einmal synchronisierten personenbezogenen Daten sind nach der Remote-Zurücksetzung vom Rechner getilgt, bleiben jedoch in der Cloud gespeichert und lassen sich daher leicht in der gewohnten Anordnung auf ein neues Gerät übertragen. Bedient wird SugarSync wahlweise über ein Web-Interface oder einen für Windows, MacOS und Linux verfügbaren Client. Letzterer sorgt auch für eine automatische Synchronisation der dafür bestimmten Ordner. Auf mobilen Geräten steht der Dienst per App für Android, iOS und Kindle Fire zur Verfügung. Auch eine für den mobilen Zugriff optimierte Webseite ist zugänglich. Praktisch ist daneben die Möglichkeit zur Integration von SugarSync in Outlook über ein entsprechendes Plug-in. So lassen sich nicht nur öffentliche Links gleich direkt aus dem E-Mail-Programm heraus versenden, sondern auch Dateien zur Synchronisa­tion hochladen. Die Übertragung der Daten läuft über SSL, gespeichert werden sie AES-256-verschlüsselt. Auch eine Versionierung mit bis zu fünf Schritten ist vorhanden. Nächste Seite: Komplettübersicht zu ausgewählten Cloud-Anbietern

Komplettübersicht zu ausgewählten Cloud-Anbietern



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