Vier fehlende SharePoint-Puzzlesteine

Welche Funktionen werden bei der gängigen SharePoint-Plattform häufig vermisst? Praxisszenarien zeigen Lücken auf – und Wege, sie zu schliessen.

» Von Mark Schröder , 09.02.2015 13:12.

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Auch wenn an der Marktspitze nicht weniger als sieben Anbieter um die Gunst der IT-Einkäufer buhlen: SharePoint ist unangefochtener Marktführer. Laut Gartner betreffen zwei von drei Anfragen zu ECM (Enterprise Content Management) die Lösung von Microsoft. SharePoint wird von den Auguren häufig für den grossen Funktionsumfang gelobt. Schon im Auslieferungszustand bringt die Plattform reichlich Features mit, die für viele Anwendungsfälle genügend sind. Dennoch: Diverse Dienstleister und Lieferanten bieten Erweiterungen an, die das Konfigurieren und Managen erleichtern. Dabei ist die Auswahl so gross, wie die Feature-Liste von SharePoint lang ist. Schweizer Entwickler und internationale Anbieter lancieren in letzter Zeit vermehrt nützliche Erweiterungen für SharePoint. Damit werden einerseits Kosten gesenkt, andererseits aber auch fehlende Funktionen nachgerüstet. Vier Beispiele aus der Anwendungspraxis illustrieren das Spektrum.

Kostenbremse

Die Lizenzen plus Zugriffsrechte verursachen ebenso schmerzhafte Kosten, wie die für Share­Point erforderliche Infrastruktur. In einer Umfrage unter 700 IT-Führungskräften und Administratoren aus Anwenderfirmen in Europa hat der SharePoint-Zulieferer AvePoint ermittelt, dass die Kosten häufig optimiert werden können. So setzen laut Umfrage 42 Prozent ausschliesslich kostspielige Tier-1-Speicher wie Microsoft SQL Server als Grundlage für SharePoint ein. Dabei wären am Markt durchaus Alternativen vorhanden, um Daten auf Tier-2- oder Cloud-basierte Speicher auszulagern, ohne dass die Funktionen von SharePoint beeinträchtigt werden.

Für das Auslagern von SharePoint-Inhalten schlagen die Experten des Herstellers Hitachi vor, Daten in Abhängigkeit vom Datum des letzten Zugriffs auf preiswertere Systeme zu verschieben: Nur die in den vergangenen sechs Monaten genutzten Dokumente verbleiben auf Tier-1-Storage, der Rest wird auf Tier 2 abgelegt – oder gar auf Tier-3-Speicher, wenn seit dem letzten Zugriff über ein Jahr verstrichen ist. Als Kriterien für Tier-Speichertypen lassen sich aber auch der Medientyp (PDFs, Videos etc.) oder von den Anwendern festgelegte minimale Ladezeiten definieren. Der Hersteller rechnet vor, dass sich sein Produkt schnell amortisiert, sind Tier-1-Systeme doch zehnmal teurer als Tier 2 sowie Tier 3.

Weiteres Sparpotenzial ergibt sich durch mitgelieferte Schnittstellen zu Drittanwendungen. Diese machen SharePoint zu einer zentralen Plattform, auf der Informationen aus den Fachanwendungen zusammenlaufen. Die Daten werden aus den ERP-Systemen wie SAP, Dynamics oder Sage in Echtzeit bereitgestellt. Wenn der Bearbeiter für seine Tätigkeit jedoch kein ERP braucht, kann das Unternehmen auf die teure User-Lizenz (zum Beispiel SAP GUI) verzichten, sagt Experton-Analyst Wolfgang Heinhaus.

Bedienkomfort

Die Oberfläche von SharePoint stammt aus der Zeit, in der Touchscreens noch eine Seltenheit waren. Auf den heutigen Smartphones und Tablets gerät die Bedienung von SharePoint-Katalogen deshalb zur Geduldsprobe. Der Schweizer Hersteller Up-Great macht mit «User Interface 2.0» die Oberfläche fit für die Fingerbedienung. Dafür wird eine Maske über das herkömmliche Interface gelegt, die Navigations­elemente werden hauptsächlich links und oben anordnet, Apps hinzugefügt und den Schalt­flächen aussagekräftige Symbole verpasst.

Die Entwickler aus Fehraltorf haben sich noch eines weiteren Mangels angenommen: den teilweise langen Ladezeiten von SharePoint. Für performantes Arbeiten mit Bibliotheken und Listen hat Up-Great einen Windows-Client programmiert. «Der Client ist ideal fürs Arbeiten unterwegs, etwa im Flugzeug», sagt der Produktverantwortliche Philip Nussbaumer. Die Lösung synchronisiert alle SharePoint-Inhalte, für die ein Benutzer eine Zugriffsberechtigung besitzt, auf der lokalen Festplatte. Bei gekappter Internetverbindung kann dann mit diesen Einträgen gearbeitet werden. Ist der User zurück im Büro, erfolgt ein automatischer Abgleich.

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KOMMENTARE

Oliver Huser: 09-02-15 15:42

Interessant, dass MS Sharepoint immer wieder unter der Rubrik "Enterprise Content Management" erwähnt wird, obwohl (wie aus diesem Artikel hervorgeht) einige Funktionalitäten fehlen, Sharepoint mit gutem Gewissen als ECM-Lösung bezeichnen zu dürfen.
Auf jeden Fall ist MS Sharepoint ein gutes Beispiel dafür, dass Marketing funktioniert: Es ist nicht wichtig mit Funktionalitäten oder Preisvorteilen zu punkten, sondern regelmässig in der Presse mit (u.a. gekauften) Artikeln und Inseraten zu erscheinen reicht meist aus, erfolgreich am Markt zu sein.
Leider haben die "wahren" ECM-Anbieter wie z.b. Alfresco nicht eine dermassen volle Kriegskasse wie das bei grossen Players wie Microsoft u.ä. der Fall ist.
Bleibt zu hoffen, dass sich Schweizer CIO's in diesem Bereich etwas trauen und nicht prinzipiell auf die Microsoft-Schiene setzen im Sinne von "mit Microsoft kann man ja nichts falsch machen".

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