Die Mängel von SharePoint-Installationen

Glaubt man einer Umfrage unter Anwendern von Microsoft SharePoint, haben Installationen heute noch grosses Optimierungspotenzial. Bei Management und der Governance hapert es.

» Von Mark Schröder , 15.11.2012 11:18.

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Microsofts SharePoint spielt in der Enterprise-Strategie von Unternehmen und Behörden heute eine wichtige Rolle. Jede zweite Anfrage zum Enterprise Content Management (ECM), die an das Analystenhaus Gartner gerichtet wird, betrifft die Microsoft-Lösung. Jeder dritte Gartner-Kunde hat SharePoint im Einsatz. Die Anwenderfirmen klagen allerdings auch über Probleme mit dem Produkt. Die adäquaten Verwaltung und die regelkonforme Absicherung der Plattform sind die am häufigsten berichteten Herausforderungen. Das ergab eine Umfrage des SharePoint-Zulieferers AvePoint unter 700 IT-Führungskräften und Administratoren aus europäischen Unternehmen.

AvePoint-Mitbegründer Tianyi Jiang weiss, dass SharePoint-Lösungen im Geschäftsalltag zur Erfüllung diverser Business-Anforderungen eingesetzt wird: für die Zusammenarbeit (93 Prozent), für das Dokumenten-Management (88 Prozent), als Intranet-Portal (80 Prozent) sowie für das Projektmanagement (59 Prozent). Etwa ein Drittel setzt auf SharePoint als Extranet-Portal und Unternehmenswebsite.

Datenschutzrisiken und Kostentreiber

Die Multifunktionalität bringt allerdings auch Probleme mit sich: 59 Prozent empfinden das Management der Nutzer-Berechtigungen als «etwas» oder sogar «äusserst» schwierig. Insbesondere bei grossen Installationen mit zum Beispiel 5000 Nutzern ist eine Governance-Strategie hilfreich, um den Management-Prozess zu vereinfachen, meint Jiang. Dieser Aufgabe wollen sich gemäss Umfrage 31 Prozent annehmen; 45 Prozent planen jedoch keine Änderungen. Hier drohen Datenschutzprobleme und unnötige Mehrarbeit.

Zusätzliche Kosten verursacht die doppelte Datenhaltung innerhalb und ausserhalb von SharePoint. Fast jeder Zweite (47 Prozent) will SharePoint als alleinige Datenablage etablieren, allerdings speichern 23 Prozent ihre Geschäftsdokumente aber weiterhin auch extern ab.

Die Kosten weiter in die Höhe treibt laut der Umfrage die Praxis, dass 42 Prozent ausschliesslich kostspielige Tier-1-Speicher wie Microsoft SQL Server als Grundlage für SharePoint einzusetzen. Am Markt sind jedoch durchaus Alternativen vorhanden, um Daten auf Tier-2- oder Cloud-basierte Speicher auszulagern, ohne dass die Funktionalitäten von SharePoint beeinträchtigt werden, weiss AvePoint-Manager Jiang.

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