SharePoint - Datenbrücken mit dem Business Data Catalog

von Urs BertschyIn praktisch jeder Unternehmung sammeln sich businessrelevante Informationen in den unterschiedlichsten Systemen wie CRM-, ERP- oder andere Line-of-Business-Applikationen an. Für den Benutzer, der täglich mit den in diesen Datensilos gespeicherten Informationen arbeiten muss, artet der Zugriff auf die gewünschten Daten oft zu einem umständlichen und zeitraubenden wUnterfangen aus, das neben dem Login beim betreffenden System auch das Beherrschen der Benutzerumgebung der jeweiligen Anwendung erfordert. Ausserdem muss der Benutzer wissen, wo die benötigten Daten gespeichert sind. In vielen Fällen ist der Zugriff derart umständlich, dass sich Anwender erst gar nicht die Mühe machen, sämtliche Informationen einzuholen, welche für ihre Arbeit oder das Treffen von Entscheidungen wichtig wären.Vielseitige EinsatzmöglichkeitenWas liegt also näher, dem User diese Daten über ein bereits vorhandenes SharePoint-Portal zugänglich zu machen, dessen Bedienung er bereits beherrscht, und das ohnehin als der zentrale Anlaufspunkt für die Beschaffung von Informationen aller Art dient. Genau hier setzt der Business Data Catalog (BDC) an, der Bestandteil der Enterprise Edition des Microsoft Office SharePoint Servers (MOSS 2007) ist. Per BDC kann man an Datenquellen unterschiedlichster Systeme andocken und diese innerhalb der SharePoint-Umgebung zur Verfügung stellen. Konkret eröffnet der BDC innerhalb von SharePoint folgende Anwendungsmöglichkeiten:- Datenpräsentation:Mittels fünf verschiedener BDC-Webparts für Listen und Detailansichten sowie Actions (siehe unten) lassen sich Daten auf SharePoint-Seiten darstellen. Über Webpart Connections können BDC Webparts miteinander verknüpft werden, um beispielsweise Details eines Datensatzes anzuzeigen oder abhängige Datensätze einer weiteren Tabelle einzublenden (Abbildung 1). Abbildung 1: Daten lassen sich mit den BDC-Webparts sehr vielseitig auf SharePoint-Seiten darstellen - Integration in SharePoint-Listen:In SharePoint-Listen gespeicherte Items können mit BDC-Daten kombiniert werden. So lassen sich beispielsweise Dokumente mit Kundeninformationen verknüpfen, die in einer CRM-Anwendung gespeichert sind (Abbildung 2). Abbildung 2: BDC-Daten können direkt in SharePoint-Listen abgelegt und mit den dort gespeicherten Dokumenten verknüpft werden- Enterprise Search:BDC-Datenquellen können in die unternehmensweite Suche von SharePoint eingebunden werden. Dabei werden die Daten vom SharePoint-Crawler durchkämmt und im Suchindex abgelegt. Damit Daten denjenigen Benutzern angezeigt werden, welche über die entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen, unterstützt BDC das Security-Trimming-Konzept der SharePoint-Search-Engine.- User Profile:Die User Profile, welche meist mit Daten aus dem Active Directory gefüllt werden und oft sehr unvollständig sind - welcher Administrator verwaltet schon Geburtstagsdatum oder private Telefonnummern seiner User via AD - lassen sich via BDC mit Benutzerinformationen z.B. aus einer HR-Anwendung ergänzen.- Eigene Anwendungen:Schliesslich lassen sich BDC-Daten auch in eigenen SharePoint-Erweiterungen nutzen. Statt über einen eigenen Data Layer via ADO.NET oder Web Services direkt auf die Daten zuzugreifen, kann das vom BDC zur Verfügung gestellte Objektmodell verwendet werden.Die Architektur des BDCBDC fungiert als Vermittler zwischen der SharePoint-Oberfläche und dem Back-end (Abbildung 3). Als Datenquelle kann jede via ADO.NET zugängliche Datenbank, für die ein ODBC- oder OLEDB-Treiber verfügbar ist, angesteuert werden. Damit steht von MS Access und SQL Server über MySQL bis hin Oracle oder DB2 praktisch jede populäre Datenbank offen. Zudem können Anwendungen auch über SOAP-basierende Web Services angesteuert werden. Die Abfrage der Daten, welche mit BDC-Webparts oder in eigenen Erweiterungen angezeigt werden, erfolgt in Echtzeit. Bei den drei übrigen erwähnten Anwendungen werden die Daten jeweils lokal auf dem Server in der betreffenden Liste, im Index oder im User Profil gespeichert. Abbildung 3: Die BDC-Architektur im Überblick Mapping via XMLUm die Daten in SharePoint verfügbar zu machen, muss ein Mapping zur Datenbank resp. zum Web Service erstellt werden, in dem festgelegt wird, wie und auf welche Informationen zugegriffen werden soll. Die Mappings werden in einem sogenannten Application Definition File (ADF) in XML beschrieben (Abbildung 4). Darin werden unter anderem die Verbindung zur Datenquelle inklusive Authentifizierung, die Entities (ähnlich einer Tabelle in einer Datenbank), Filter und Relationen definiert [1]. Ausserdem lassen sich auch sogenannte Actions festlegen, über welche die Daten für die weitere Verarbeitung an eine externe Anwendung oder SharePoint-Seite übergeben werden. Actions sind insbesondere für die Realisierung von eigenen Anwendungen nützlich, bei denen Daten in das Ursprungssystem zurück geschrieben werden müssen. BDC selber unterstützt nur lesende Zugriffe. Abbildung 4: Ausschnitt eines Application Definitions Files, das wahlweise von Hand erstellt, oder mit Hilfe eines Third-Party-Tools generiert werden kannLeider ist das manuelle Erstellen eines Application Definition Files eine ziemlich mühsame und fehleranfällige Angelegenheit. Es lohnt sich daher auf einen der im Markt verfügbaren BDC-Editoren zurückzugreifen, mit dem man sich auf Basis der vorhandenen Datenbankstruktur entsprechende ADFs generieren kann. Die beiden kommerziellen Lösungen MOSS BDC Design Studio von Simego [2]und BDCMetaMan von Lightning Tools [3] sind beides solide Werkzeuge. Weniger empfehlen kann man leider Microsofts kostenlosen BDC Definition Editor aus dem MOSS SDK [4], der nur über einen eingeschränkten Funktionsumfang verfügt und zwingend die Installation von SQL Server 2005 Express erfordert. BDC-Entities via SharePoint bereitstellenUm die Daten im SharePoint-Portal zugänglich zu machen, braucht man das gültige Application Definition File bloss über das SharePoint-Administrations-Interface des Shared Service Providers zu importieren (unter Business Data Catalog, Import Application Definition). Während des Einlesens wird der XML-Code des ADFs auf seine Gültigkeit validiert. Ist der Import erfolgreich, stehen die BDC-Mappings zu den definierten Entities für die eingangs vorgestellten Einsatzgebiete zur Verfügung. Sie können beispielsweise direkt aus den BDC-Webparts konsumiert oder als Spalte (Column) in einer Liste verwendet werden. Über das Administrations-Interface lassen sich auch die Zugriffsberechtigungen auf die Daten festlegen, die allerdings nur bis auf Entity-Ebene vergeben werden können.FazitDer Business Data Catalog ist eine raffinierte Technologie, um Daten aus Fremdapplikationen in eine SharePoint-Umgebung zu integrieren. Besonders spannend am BDC sind die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten, die von der einfachen Datendarstellung bis hin zur Integration in die unternehmensweite Suche reichen. Einziger Wermutstropfen: Die BDC-Funktionalität steht nur in der Enterprise Edition des Office SharePoint Servers zur Verfügung. Bleibt zu hoffen, dass Microsoft dies in künftigen SharePoint-Versionen ändern wird. Über den AutorUrs Bertschy ist Inhaber der auf Web- und SharePoint-Consulting/-Development spezialisierten Bertschy Informatik AG. Sie erreichen ihn via http://www.bertschy.ch Peter Monadiemi