Workflow-Design wird flexibler

Die eventuell schlechte Nachricht gleich vorweg: SharePoint 2010 wird auf dem .NET Framework 3.5 und nicht auf dem soeben veröffentlichten .NET Framework 4.0 basieren. Für das SharePoint-Team war die Zeit schlichtweg zu knapp, um bereits auf die neue Version 4.0 zu bauen. Damit versteht es sich auch von selbst, dass man in SharePoint 2010 auf die Neuerungen der Workflow Foundation 4.0 (WF 4.0), die Bestandteil von .NET 4.0 ist, verzichten muss. Immerhin hat sich Microsoft aber einiges einfallen lassen, um Workflows nicht nur flexibler einsetzbar, sondern deren technische Umsetzung auch einfacher zu machen.Visio 2010 als neuer SharePoint-Workflow-DesignerDie wohl interessanteste Neuerung ist das Zusammenspiel von Visio 2010 (ab Premium Edition), SharePoint Designer 2010 und Visual Studio 2010. In Visio 2010 können Workflows künftig auch von technisch weniger versierten Nutzern entworfen werden. Das Zeichenprogramm bietet dafür einen Satz von Shapes für Workflow-Activities (in SharePoint Designer werden sie als Actions bezeichnet), Workflow-Verzweigungen und Workflow-Terminatoren sowie eine Validierungsfunktion zur Überprüfung der Prozesslogik an. Aufgezeichnete Workflows lassen sich für die weitere Bearbeitung in SharePoint Designer 2010 exportieren. Im Designer kann dann die notwendige Parametrisierung und weitere Anpassungen wie zum Beispiel das Zufügen von eigenen Formularen (neu via InfoPath 2010) vorgenommen werden. Erstellte Workflows können direkt aus SharePoint Designer auf eine SharePoint-Site publiziert werden. Zudem lassen sich Workflows direkt als SharePoint Solution (WSP) für das Deployment auf eine andere SharePoint Umgebung (Site Collection, SharePoint Farm) oder zur Weiterverarbeitung in Visual Studio 2010 exportieren. Letzteres wird beispielsweise dann notwendig, wenn man den Workflow um komplexe Logik, Event Handling oder Anbindung an externe Systeme erweitern will.Während das Zusammenspiel zwischen Visio und dem Designer bidirektional funktioniert,-Workflows lassen sich z.B. zu Dokumentationszwecken wieder an Visio übergeben, ist der Weg von SharePoint Designer zu Visual Studio 2010 eine Einbahnstraße. Einmal in Visual Studio überarbeitete Workflows können nur noch dort weitergepflegt werden. Abbildung 1: Workflows können neu auch in Visio 2010 gestaltet und anschliessend für die weitere Verarbeitung in SharePoint Designer importiert werden. Wiederverwendbare WorkflowsMit SharePoint Designer erstellte Workflows unterlagen bislang der äußerst mühsamen Einschränkung, dass diese fix einer Liste oder Dokumentenbibliothek angeheftet werden mussten. Die weitere Verwendung eines erstellten Workflows in einer anderen Liste war schlichtweg nicht möglich. In SharePoint Designer 2010 wird das Konzept der Reusable Workflows eingeführt. Damit können Workflows innerhalb einer Site beliebig mit anderen Listen und neu auch mit Content Types gekoppelt werden. Außerdem lassen sich wiederverwendbare Workflows zu sogenannten Globally Reusable Workflows befördern. Diese stehen als Vorlage für die Verwendung innerhalb einer ganze Site Collection zur Verfügung.Neben den Reusable Workflows gibt es neu den Typ Site Workflow. Dieser ist für Abläufe gedacht, welche nicht von einer Liste oder einem Content Types abhängig sein sollen, sondern auf Siteebene aufgerufen werden können. Dies musste bislang über eine Dummy-List bewerkstelligt werden. Site Workflows können manuell über das SharePoint Userinterface (via Site Actions > Site Workflows) oder das SharePoint-API gestartet werden.Komfortabler Workflow DesignerFür die Definition von deklarativen Workflows kommt SharePoint Designer 2010 mit einem komplett neuen Editor, der den bisherigen Wizard-basierten Workflow-Designer ersetzt. Der neue Editor, der ein bisschen an den Regelassistenten in Outlook erinnert, bietet einen wesentlich besseren Überblick über verschachtelte Abläufe und beschleunigt mit einer IntelliSense-ähnlichen Auswahlhilfe den Zugriff und die Konfiguration auf Aktionen und Bedingungen. Die Optionen und Parameter der einzelnen Aktionen und Verzweigungen werden in Form eines Hyperlinks dargestellt. Ein Klick auf diesen öffnet ein passendes Dialogfenster oder eine Drop-Down-Box, über die dann die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden können (siehe Bild). Aktionen lassen sich zwecks Übersicht zu Steps zusammenfassen, die dann grafisch mit Boxen umrahmt angezeigt werden. Um mehrere Aktionen gleichzeitig ausführen zu lassen, stehen zudem sogenannte Parallel Blocks zur Verfügung. Abbildung 2: Der neue Workflow Editor in SharePoint Designer hilft mit einer IntelliSense-ähnlichen Auswahlfunktion beim Erstellen von Workflows. Ergänzt wird der Workflow Designer durch den ebenfalls neuen Task Process Designer, mit dem einfache State Machine Workflows innerhalb einer eigenen Aktion (quasi als Workflow in einem Workflow) definiert werden können. Damit lassen sich mit wenig Aufwand über eine Task-Liste gesteuerte Prozesse (z.B. ein Genehmigungsprozess) aufsetzen, die mit unterschiedlichen Handlungen (z.B. Reject, Delegate, Escalate, Approve) hinterlegt werden können. Abbildung 3: Der Task Process Designer ermöglicht die Definition von einfachen State Machine Workflows, die mit Hilfe einer Taskliste abgewickelt werden. SharePoint Designer unterstützt neu die Verwendung von InfoPath-Formularen (Association, Initiation und Task Forms). Wer InfoPath 2010 installiert hat, kann Workflow-Formulare, die SharePoint Designer automatisch anhand der verwendeten Parameter generiert, mit dynamischen Formularelementen und intelligenten Validierungsfunktionen aufpeppen. SharePoint Tools in Visual Studio 2010Auch für Visual-Studio-Entwickler gibt es eine Reihe von Verbesserungen. So bieten Visual Studio 2010 ab der Professional Edition eine Projektvorlage, die das Grundgerüst eines Workflow-Projekts zur Verfügung stellt. Unterstützt werden dabei List- und Site-Workflows. Reusable Workflows müssen, wie oben erwähnt, mit SharePoint Designer erstellt und mit Hilfe eines WSP-Pakets in Visual Studio eingelesen werden. Ein solcher Import wird beispielsweise dann notwendig, wenn ein Workflow um Funktionen erweitert werden soll, die nur über Visual Studio 2010 zur Verfügung stehen. Dazu gehören etwa die ASP.NET-Formulare, die als Alternative zu den oben erwähnten InfoPath-Formularen zum Einsatz kommen können. Ebenfalls nur mit Visual Studio 2010 nutzbar sind die Workflow Events, deren Zahl in SharePoint 2010 noch einmal erhöht wurde. So gibt es nun die Ereignisse "Starting", "Started", "Postponed" und "Completed", auf die im Rahmen einer SharePoint-Liste oder -Library reagiert werden kann.In SharePoint 2010 sind eine ganze Reihe an neuen Actions (Activities), etwa für das Record-Management oder die String-Verarbeitung hinzugekommen. Insgesamt gibt es nun mehr als drei Dutzend dieser Aktivitäten. Wem dieses Angebot nicht ausreicht, kann mit Visual Studio 2010 eigene Activities erstellen. Diese werden den Anwendern über den Workflow Editor des SharePoint Designer zur Verfügung gestellt. Eine spannende Neuerung sind die Pluggable Workflow Services, die es erlauben, direkt aus Workflows heraus mit externen Datenquellen und Systemen zu interagieren. Der dafür notwendige Code wird in eine Action (Activity) gekapselt, welche die asynchronen Zugriffe auf das externe System managt.Weniger SchwachstellenTrotz der fehlenden Unterstützung der Workflow Foundation 4.0 bringt SharePoint 2010 beim ThemaWorkflow eine Reihe von sinnvollen Neuerungen, mit der viele der bisherigen Schwachstellen ausgemerzt werden. Stark ausgebaut worden sind vor allem die Möglichkeiten in SharePoint Designer 2010, welche auch ohne Programmierkenntnisse die Erstellung von mächtigen und universell einsetzbaren Workflows ermöglicht. Vielversprechend ist auch das Zusammenspiel zwischen Visio 2010, SharePoint Designer und Visual Studio 2010, welches den Einbezug von verschiedenen Rollen (Business Analyst, IT Mitarbeiter, Entwickler) in den Designprozess eines Workflows erlaubt. Urs Bertschy ist Inhaber der auf Web- und SharePoint-Consulting/-Development spezialisierten Bertschy Informatik AG. Unter http://www.bertschy.ch/blog unterhält er einen Technologieblog, der sich vor allem SharePoint- aber auch anderen IT-Themen widmet. http://blogs.msdn.com/visio/archive/2009/11/23/sharepoint-workflow-authoring-in-visio-premium-2010-part-1.aspxUrs Bertschy