Die Nadel im Heuhaufen

Jeden Tag suchen Mitarbeiter verschiedene Informationen, um ihre täglichen Arbeiten verrichten zu können. Die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen ist meist zeitraubend und mühsam. So richtig kompliziert wird die Suche, wenn man keine Ahnung hat, in welchem Heuhaufen sich die Nadel befindet. Die gesuchte Information könnte überall sein, im E-Mail-System, in einem Word-Dokument auf dem Dateiserver, auf einem Blatt Papier in einem Ordner als handschriftliche Notiz, im Intranet, in einer Datei auf dem lokalen PC – oder im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters, der gerade in den Ferien ist.

Hinzu kommt, dass die Suche in den unterschiedlichen Systemen auch unterschiedlich gehandhabt werden muss. «Suchen unsere Mitarbeiter nur 5 Minuten am Tag, kostet uns das bei 20 Mitarbeitern und einem Stundensatz von 100 Franken über 35000 Franken pro Jahr», rechnet Daniel Hirschi, Mitglied der Geschäftsleitung der BSR Automation AG, vor. Das Schweizer Unternehmen aus Kriens bei Luzern, dessen Kernkompetenzen in den Indust­rie­steuerungen, der Antriebstechnik und der technischen Informatik liegen, hat sich aus diesem Grund zur Einführung eines Wissensmanagement­systems entschlossen.

Mögliche Lösungsansätze

Lösungsansätze gibt es in diesem Bereich zwar reichlich, ein für KMU passendes System zu finden, war da schon schwieriger. Umfangreiche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) überfordern die Anwender oft mit ihrer Funk­tionsvielfalt, der Komplexität der Einführung und letztlich auch mit den Kosten. Wiki-Lösungen zwingen den Mitarbeitern eine ungewohnte Umgebung auf, auch sind die Editoren entsprechend umständlich in der Bedienung. Da es sich dabei meist um Open-Source-Projekte handelt, fehlt zudem oft die besonders für KMU notwendige, verlässliche Unterstützung durch einen Hersteller. Um Informationen in einem Intranet zu veröffentlichen, führt der Weg meistens über einen Administrator, was die Aktualität der Daten behindert. Bleibt schliesslich noch Microsoft SharePoint, um die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bekommen. Das Unternehmen setzt zwar bereits ein Quality-Management-System auf SharePoint-Basis ein, doch habe «ein aktiver Know-how-Pool, der alle Mit­arbeiter aktiv mitwirken lässt, andere Anforderungen», wie Daniel Hirschi erklärt.

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