Prozesse automatisieren und trotzdem flexibel bleiben?

* Raphael Bachmann ist Projektleiter des IOZ Nintex Competence Center. Die IOZ AG bietet als Microsoft Certified Partner SharePoint- und Cloud-Lösungen an. Unternehmen automatisieren ihre Prozesse, um dadurch effizienter und produktiver zu werden. Workflows führen zu schnelleren Durchlaufzeiten, mehr Transparenz, einem besseren Informationsaustausch und einer grösseren Termintreue. Durch automatisierte Prozesse lassen sich heikle Medienbrüche oder andere potenzielle Fehlerquellen vermeiden. Gemäss einer Studie von Gartner (Companies «Doing BPM» - How often do your processes change?) ändern die Prozesse in 67 Prozent aller befragten Unternehmen alle 6 Monate. 1 von 10 Unternehmen ändert seine Prozesse sogar wöchentlich! Neben der Akzeptanz durch die Anwender solcher Änderungen besteht die grosse Herausforderung darin, die neuen Abläufe technisch umzusetzen. Es stellt sich die Frage: Wie können die Unternehmen von den Vorteilen der Prozessautomatisierung profitieren und trotzdem flexibel auf Prozessänderungen eingehen?

Die Kernprozesse der Unternehmen werden heute oft durch ausgeklügelte ERP- und CRM-Systeme unterstützt. Anders sieht es jedoch bei den Supportprozessen aus. Diesen wird häufig weniger Beachtung geschenkt. Dies führt zu Zettelwirtschaft, Papierformularen und intransparenten Abläufen. SharePoint eignet sich insbesondere dafür, diese zahlreichen Supportprozesse zu automatisieren: Personal-Ein- und ?Austritte, Spesenabrechnungen, Antragsformulare oder Kreditorenprozesse sind nur einzelne Beispiele. Vorteile bietet SharePoint auch dann, wenn bei den Geschäftsprozessen die Kollaboration im Vordergrund steht, wie dies bei Innovations- oder Marketingprozessen der Fall ist.

SharePoint stellt für Standard-Prozesse einige vordefinierte Workflows zur Verfügung, wie zum Beispiel für die Dokumentenfreigabe oder -feedback. Kundenspezifische Prozesse können mit dem SharePoint Workflow-Designer erstellt werden. Für etwas komplexere Workflows reichen die Standard-Funktionen von SharePoint jedoch oft nicht aus. Nintex hat sich auf die Automatisierung der Prozesse spezialisiert und sich zu dem führenden Anbieter von SharePoint Workflows entwickelt. Die Nintex-Produkte erweitern Microsoft SharePoint mit einem Drag & Drop Workflow Designer, Standard-Konnektoren zu Drittsystemen und vielen zusätzlichen Workflow-Funktionen. Die browserbasierten Lösungen integrieren sich direkt in SharePoint, so dass keine zusätzliche Software installiert werden muss. Die Prozesse werden anhand vordefinierter ?Actions? mit dem grafischen Editor zusammengesetzt und konfiguriert. Sämtliche Änderungen werden in mehreren Versionen dokumentiert. Sobald der Ablauf bereit zur Veröffentlichung ist, wird der Workflow per Knopfdruck auf die betroffene Liste oder Bibliothek angewendet. Dadurch lassen sich auch komplexe Prozesse einfach erstellen und flexibel anpassen. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Produktpalette

Der Slogan von Nintex lautet: «Workflows for everyone». Anspruchsgruppen sind somit die Endbenutzer, IT-Anwender aber auch Entwickler von anspruchsvollen Workflows. Der Schlüssel des Erfolges liegt in der Einfachheit dieser doch komplexen Thematik. Der Drag & Drop-Workflow-Designer ermöglicht das Erstellen von Workflows, ohne spezielle Programmierkenntnisse. Die Veröffentlichung der Workflows geschieht per Knopfdruck, auch Änderungen oder Updates dauern nur wenige Minuten. Die übersichtlichen Workflows und Forms sind selbsterklärend und können von den Usern ohne umfassende Instruktion genutzt werden.

Nintex Workflow Kernstück der Marke Nintex ist der Workflow Designer (Nintex Workflow). Verfügbar in drei verschiedenen Versionen unterscheiden diese sich vor allem im Funktionsumfang. Die kleinste Edition ?Workgroup? ist auf den Einsatz von fünf Team-Sites beschränkt. Die goldene Mitte füllt die Standard Lizenz, welche im Vergleich zur Enterpreise Edition über einen eingeschränkten Funktionsumfang verfügt. Die Lizenzierung erfolgt bei Nintex Workflow on Prem pro SharePoint Frontend Server. Im Cloudbereich erfolgt diese pro User, wobei sich Anwender in der Wolke nicht mit der Evaluation der drei verschiedenen Versionen befassen müssen. Nintex Forms Die schnellste Weiterentwicklung erlebt momentan das Produkt ?Nintex Forms?. Mit der Ankündigung von Microsoft, das Programm Infopath nicht mehr weiterzuentwickeln, setzt das australische Unternehmen alles daran, diese Lücke zu schliessen. Obwohl die Software aus Redmond noch Vorteile bei komplexen Formularen bietet, begegnen sich Infopath und Nintex Forms bei der Anwendung auf SharePoint-Listen schon fast auf Augenhöhe. Leichte Vorteile gegenüber Infopath bietet Forms im Zusammenspiel mit Workflows aus demselben Haus. So lassen sich Variablen (Informationen, welche nur zur Laufzeit benötigt werden) einfach übergeben und weiterverarbeiten. Ein weiterer Pluspunkt ist die Erstellung von Formularen für mobile Geräte. Dies geschieht, wie gewohnt einfach, mit einem Mausklick. Nintex Live Mit dem Abschluss einer Softwareversicherung erhält der Kunde bei beiden erwähnten Produkten als Dank ?Nintex Live? mit dazu. Dieser Zusatzdienst erweitert den Funktionsumfang mit den Angeboten von Drittherstellern. Anbieter wie Dropbox, Google, Amazon, Wordpress, Twitter oder Facebook ermöglichen so eine einfache Integration ihrer Dienste in Nintex Workflow und Forms. Nintex Mobile Wer seine Workflows und Formulare immer und von überall steuern, bearbeiten oder absenden möchte, behält mit den ?Nintex Mobile?-Apps stets die Übersicht. Voraussetzung dafür ist natürlich die vorgängige Beschaffung von Nintex Workflow oder Forms. Nintex for Project Server 2010 Schlussendlich bietet Nintex mit ?Nintex for Project Server 2010? ein weiteres Hilfsmittel zur Verwaltung von Projekten an. Mit diesem sehr spezifischen Produkt zeigt der Hersteller sein fundiertes Wissen im Bereich der Projektabwicklung auf. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Vor- und Nachteile

Wer mehr über Nintex wissen will: am 4. Juni führt IOZ eine Veranstaltung mit dem Fokus Prozessoptimierung in SharePoint durch. Der Redner wird Mike Fitzmaurice, Vice President of Product Technology bei Nintex, sein.