Mit ECM Geschäftsprozesse straffen

Der Autor ist Redaktor bei unserer deutschen Schwesterpublikation Computerwoche, dort ist die ungekürzte Fassung dieses Beitrags («Die richtige Strategie für Content-Management») erschienen.

Ein Enterprise Content Management (ECM) nur wegen der besseren Dokumentenverwaltung einzuführen, ist bei Weitem zu kurz gegriffen. Wenn sich Unternehmen mit der Einführung eines ECM beschäftigen, sollten sie sich unbedingt auch mit ihren Prozessen auseinandersetzen, empfiehlt Martin Böhn, Senior Analyst beim Business Application Research Center (Barc). Denn die Abläufe rund um den Informationsfluss im Unternehmen reichen in aller Regel weit über die Abteilungsgrenzen hinaus.

Die zentralen Fragen lauten in diesem Zusammenhang: Welche Dokumente werden wo und wann benötigt? Wer legt ein Dokument an welchem Ort ab? Wo tauchen Kopien eines Dokuments auf? Die Antworten darauf beschränken sich jedoch meist auf das persön­liche Arbeitsumfeld.

Um ECM jedoch effizient einzusetzen, müssen die Verantwortlichen über die Abteilungsgrenzen hinausschauen, rät auch Wolfgang Hackenberg vom Steinbeis Transferzentrum, einem Beratungsunternehmen, das sich auf den Wissens- und Technologietransfer spezialisiert hat. Gerade in grösseren Firmen fehle dafür oft der Überblick. Wer jedoch nicht bereit ist, Prozesse anzupassen, kann auch nicht den vollen Nutzen aus einer ECM-Lösung ziehen, so die Experten. Vorhandene Abläufe lediglich elektronisch abzubilden, ist weder zielführend noch effizient, kommt aber in der Praxis trotzdem immer wieder vor.

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