Intranet in zwei Tagen

Firmen wie die Wyler AG in Winterthur sind beispielhaft für die Entwicklung in Richtung Online-Büro. Das Unternehmen mit 60 Mitarbeitern ist führend in der Herstellung von Neigesensoren, die in zivilen Anwendungen ebenso zum Einsatz kommen wie im industriellen und militärischen Bereich. Im Frühjahr entschied Geschäftsführer Heinz Hinnen kurzfristig, auf die Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) als Intranet-Lösung umzusteigen. Bis dahin hatte Wyler auf eine HTML-Applikation gesetzt. Sie erwies sich als zunehmend aufwendig in der Handhabung und als fehleranfällig. Verknüpfungen zu Dokumenten wurden nicht automatisch aufdatiert, wenn Dateien zwischen Ordnern verschoben wurden. Oft klickten die Mitarbeiter ins Leere, wenn sie wichtige Informationen suchten. Zudem war das bestehende HTML-Intranet extern nicht erreichbar. Dies führte zu oft vergeblichen Anrufen, wenn Aussendienstler bei Kunden in Asien mitten in der europäischen Nacht die neusten Preislisten und Produktbroschüren benötigten. Mit WSS sind diese Probleme gelöst. Innert zwei Tagen wurde die Plattform installiert, konfiguriert und mit Inhalten gefüllt. Dabei stellte Geschäftsführer Hinnen bald fest, dass seine Mitarbeiter zahlreiche Routineaufgaben selbst erledigen können: «Im täglichen Betrieb ist man bei dieser Lösung nicht auf die ständige Unterstützung von externen Spezialisten angewiesen.» Für ein mittelständisches Unternehmen ist dies entscheidend. Das Beispiel Wyler zeigt auch, mit welchen Problemen beim Umstieg auf SharePoint zu rechnen ist: Da sich die Intranet-Anwendung buchstäblich mit der Maus installieren und einrichten lässt, unterschätzen Geschäftsentscheider leicht ihre Komplexität. WSS ist zwar rasch auf Windows Server 2003 oder 2008 installiert. Doch im Betrieb stellen sich dann viele Fragen, ohne dass befriedigende Antworten naheliegen. Nächste Seite: Haken der Gratiskultur Mit dem alten HTML-Intranet und den Dokumenten in Netzwerkfreigaben funktionierte die Datensicherung bei Wyler problemlos. Die WSS legen ihre Inhalte aber in einer SQL-Datenbank ab, was den Backup-Aufwand erhöht. Im Katastrophenfall muss der Administrator mehrere Prozeduren beherrschen, um das Intranet wiederherzustellen. Ohne Dritt-Software ist es unmöglich, einzelne beschädigte Dokumente zu retten. Zwar enthalten die WSS in Version 3.0 erstmals einen zweistufigen Papierkorb, der gelöschte Dateien mit den Standardeinstellungen bis zu 30 Tage lang aufbewahrt. Doch er hilft nicht weiter, wenn Nutzer durch Fehlmanipulationen ein Excel- oder ein Word-Dokument in der Plattform unbrauchbar machen. Über die webbasierte Zentraladministration der SharePoint Services 3.0 lassen sich zwar Sicherungen und Wiederherstellungen starten. Jedoch können Administratoren damit nur komplette Webseitenkollektionen sichern und wiederherstellen, nicht aber einzelne Sites, Bibliotheken oder Dokumente. Dies gilt ebenso für das Kommandozeilenwerkzeug STSADM für die SharePoint-Verwaltung. Damit können im Notfall zwar auch ganze SharePoint-Server auf ein anderes Gerät migriert werden, einzelne Inhalte lassen sich aber nicht sichern oder reparieren

Mit dem SharePoint Designer 2007 können Webdesigner nicht nur das Aussehen von Webseiten ändern oder weitere Arbeitsabläufe programmieren. Er eignet sich auch für Backups und für die Notfallreparatur, denn die Software kann ganze Webseiten oder Teile davon herunterladen und als Kopie speichern. Microsoft hat Dokumentationen veröffentlicht, die Administratoren durch diese Prozeduren geleiten. Symantec bietet in seinen Produkten Backup Exec 12 und Backup Exec System Recovery die granulare Wiederherstellung von SharePoint-Inhalten an. Diese Programme kosten mit den benötigten Optionen indes mehrere 1000 Franken. Das sind Folgekosten, die Firmen vor der Einführung der kostenlosen Windows SharePoint Services 3.0 berücksichtigen sollten. Nächste Seite: Anschlagbrett oder Teamportal Im einfachsten Fall dienen die WSS als elektronisches Anschlagbrett. Dort publiziert die Unternehmenskommunikation die Hauszeitschrift, lädt der Chef zum Jubiläumsapéro und informiert die Entwicklungsabteilung über neue Produkte. Die Inhalte sind weitgehend statisch. Wenn die Mitarbeiter Funktionen wie Blogs, Wikis oder Arbeitsbereiche für Dokumente und geplante Sitzungen entdecken, steigen die Anforderungen an die WSS-Infrastruktur. Plötzlich genügt die Einzelinstallation mit der kapazitätsbeschränkten Datenbank SQL Server 2005 Express nicht mehr. Auch die Entscheidung für ein 32-Bit-Serverbetriebssystem erweist sich als unglücklich. Ein Plan muss her, wie die Inhalte in eine richtige SQL-Datenbank übertragen werden und eine Architektur entsteht, die mit den Ansprüchen wachsen kann. Es gibt in dieser Situation zwei Alternativen. Die eine, oft eine finanzielle, beschränkt den Inhalt. Die andere heisst: «Wir machen es richtig». Leistungsfähige 64-Bit-Datenbankserver müssen her - möglicherweise ausfallsicher geclustert -, mehrere Frontend Server stellen die Lastverteilung sicher, Administratoren und Mitarbeiter werden geschult. Um die bidirektionalen Funktionen mit Office 2007 zu nutzen, wird die Büro-Software auf den PC-Arbeitsplätzen aktualisiert.

Mit der Installation per Mausklick ist es bei WSS nicht getan. Administratoren müssen sich in die Kommandozeilen-Verwaltung einarbeiten, weil viele Vorgänge sich nicht über die Weboberfläche der Zentraladministration durchführen lassen. Sie müssen ein gutes Verständnis von SQL Server 2005 oder 2008 besitzen und sich auch mit den Internet-Informationsdiensten (IIS) auskennen. DNS darf ebenfalls kein Fremdwort sein, denn die SharePoint-Inhalte sollen intern und für Partner von aussen erreichbar sein. Eine Erfahrung mittelständischer Firmen ist: Führen sie die WSS ohne begleitende Massnahmen und ohne umfassende Strategie ein, gerät SharePoint zur Enttäuschung. Die Verantwortlichen müssen Leitplanken setzen. «Den Mitarbeitern sollen klare Richtlinien bekannt sein, in welchem Mass sie diese Plattform für welche Aufgaben nutzen müssen und dürfen», so das Fazit von Wyler-Geschäftsführer Hinnen.