ERP-Projekte sind keine IT-Projekte

Fokus Zielzustand

Vor der Spezifikation des neuen ERP-Systems wurde der Fokus auf den Zielzustand gelegt. Man entschied sich für ein hierarchisches Prinzipalmodell, um eine einfache, agile und flexibel skalierbare Struktur mit möglichst wenig Redundanzen zu schaffen. Zwischen die bestehenden Stufen wurde als neue Ebene ein regionales Businesscenter eingeführt. Dieses steuert den gesamten Wertefluss und übernimmt alle Funktionen an den Schnittstellen zwischen den Produktions- und den Vertriebsgesellschaften, das heisst die gesamte Auftragsabwicklung, Abrechnung und Logistik. Durch dieses neue Modell entsteht eine klare Rollenverteilung. Die lokalen Gesellschaften fokussieren auf Verkauf und Service, die Produktionswerke auf Entwicklung und Produktion und das Businesscenter auf Auftragsabwicklung und Logistik. Dies reduziert Redundanzen sowie Komplexität und führt zu einem quantifizierbaren Nutzen.

Nachher: Durch die neu geschaffene Ebene der regionalen Businesscenter entsteht eine klare Rollenverteilung. Schnittstellen werden auf ein Minimum reduziert. Weniger Redundanz und Komplexität führen zu einem quantifizierbaren Nutzen

Aus IT-Sicht hat dieser Zielzustand viele Vorteile. Mit dem neuen Modell entfällt der lokale Wertefluss. Folglich braucht es für die lokalen Vertriebsgesellschaften auch kein ERP-System mehr, es genügt ein CRM für das Erfassen von Neugeschäfts- und Serviceofferten. Ein standardisiertes ERP koordiniert im Businesscenter den Wertefluss, die Auftragsabwicklung und die Logistik. Die Produktionsgesellschaften arbeiten weiterhin mit den auf ihre Bedürfnisse optimierten ERP-Systemen, die Schnittstellen zum ERP des Businesscenters sind überschaubar.

Diese neue Struktur macht die IT wesentlich anpassungsfähiger und vereinfacht Änderungen. Kommt zum Beispiel eine Vertriebsgesellschaft hinzu, müssen nur die Schnittstellen und ein lokales CRM implementiert werden. Das lässt sich wesentlich schneller und kostengünstiger bewältigen, als ein lokales ERP zu integrieren.

Fazit: Doppelter Erfolg

Das Beispiel zeigt, dass ERP-Projekte, inbesondere die Ablösung von Legacy-Systemen, eine doppelte Erfolgschance darstellen: Erstens lässt sich im Rahmen des ERP-Projekts die Geschäftskomplexität markant reduzieren und zweitens werden dadurch auch gleich die Voraussetzungen für eine agile IT-Architektur geschaffen.

Die Praxis zeigt aber auch, dass ein ERP-System immer nur so schlank und agil sein kann, wie es die Prozesse und Strukturen des Zielzustands erlauben. Weil die Definition des Zielzustands nicht Sache der IT-Abteilung sein kann, sind ERP-Projekte auch keine IT-Projekte. Zumindest nicht in der ersten Phase. Die weiteren Projektphasen bieten der IT-Abteilung noch ausreichend Chancen, sich grosses Lob zu verdienen.