Eines für alles

Was tun mit den unzähligen vorgedruckten Formularen, wenn sich die Firma ein neues Logo zulegt, die Adresse ändert oder den Vorstand wechselt? In der Regel landen sie im Schredder – und mit ihnen etliche Tausend Euro. Das geht auch anders.

» Von Harald Grumser, 04.11.2011 06:00.

Der Autor ist CEO von Compart.

Der Vorrat an Formularen ist eine teure Angelegenheit. Vor allem in Gross­unternehmen geht diese Kapitalvernichtung schnell in die Zehntausende: Policen, Rechnungen, Werbeflyer, Briefbögen und vieles mehr sind plötzlich nicht mehr zu gebrauchen. Bei Versicherern und Banken sind zum Beispiel 100000 Vordrucke jährlich keine Seltenheit. Allein schon die dafür benötigte Lagerfläche bindet Kapital – und Ressourcen, wenn man bedenkt, dass die Regale stets gefüllt und die Papiere zu den entsprechenden Druckstrassen transportiert werden müssen. Wo dann die nächste Herausforderung wartet: Dem Drucker müssen nicht nur die richtigen Papiere, sondern auch die passenden Daten zugeführt werden. Damit Herr X nicht die Gehaltsabrechnung seines Chefs bekommt, die verstorbene Frau Y keine neue Lebensversicherungspolice oder Familie Z eine Gutschrift und keine Mahnung. Die Tücken bei der Datenübertragung sind dabei komplex und schwer zu überschauen. Entsprechend viel Zeit und Know-how investieren Unternehmen, um all diese Datenströme richtig zu koordinieren.

Die sogenannte White-Paper-Produktion ersetzt diese aufwendige Prozedur durch Technologien, welche die Daten für Inhalt und Layout eines Dokuments bündeln und auf ein komplett weisses Papier bringen. Das spart nicht nur die Kosten für die Erstellung, Lagerung und den Transport der vorgedruckten Formulare, sondern senkt auch das Risiko, Sendungen falsch zusammenzustellen. Gerade der Aufwand für die Ein- und Auslagerung sowie für die Zuführung des vorgedruckten Papiers übersteigt in vielen Fällen die eigentlichen Druckkosten bei Weitem.

Schnee von gestern: Vordrucke

Neu ist die Idee der White-Paper-Produktion nicht. Neu ist aber die Brisanz des Themas. Immer mehr Unternehmen denken über diese Form des Output-Managements nach, denn hier schlummern riesige Einsparpotenziale. Experten sprechen von bis zu 80 Prozent Kosteneinsparungen. Ohnehin nimmt das Volumen an physischen Dokumenten weltweit ab. Viele Unternehmen verschicken Rechnungen, Kontoauszüge etc. schon heute als E-Mail-Anhang oder stellen diese zum Download ins Web. Gerade bei Transaktionsdokumenten ist die Digitalisierung am weitesten fortgeschritten, gedruckt werden lediglich sensible Dokumente im Finanzbereich, etwa Verträge oder Policen. Doch lohnt es sich, dafür mehrere Tausend Vordrucke auf Lager zu haben?

Vor allem Unternehmen mit vielen kleinen Druckjobs gewinnen mit der White-Paper-Produktion an Flexibilität. Aus leeren («weissen») Seiten werden Dokumente individuell für den Empfänger erstellt und ausgegeben. Alle dafür notwendigen Daten sind im IT-System hinterlegt und werden kundenbezogen bereitgestellt – angefangen bei Stammdaten, Schriftart und Logos bis zu Anzeigen, die im Dokument platziert werden sollen. Die komplette Steuerung der notwendigen Informationen übernimmt eine Software.

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