Dauerhaft erfolgreich: eXperience feiert 10-Jähriges

Wie verhindern IT-Manager, dass Software-Lifecycle-Kosten hoffnungslos aus dem Ruder laufen, und wie funktioniert E-Procurement bei der UBS? Antworten gab es auf der Jubiläums-eXperience in Basel.

André Golliez, Präsident der Schweizer IG: Kriterien für nachhaltigen Software-Erfolg.

Es gebe genug Beispiele für kurzfristige Erfolge, die dann lange andauernde Misserfolge nach sich gezogen haben - auch in der ICT-Industrie, betonte André Golliez, Präsident der Schweizer Informatik Gesellschaft, auf seiner Eröffnungs-Keynote in Basel. Die von der Fachhochschule Nordwestschweiz ausgerichtete Jubiläums-eXperience stand ganz unter dem Zeichen: Dauerhafter Erfolg mit Business Software. Auch Software-Lebenszyklen können zum Schrecken aller daran Beteiligten schon nach vier, fünf Jahren unverhältnismässig hohe Kosten generieren. Wie verhindert man das schon im Vorfeld?

Um dauerhaft, dass heisst nachhaltig erfolgreich zu sein, muss Business Software einige wichtige Kriterien erfüllen. Sie muss, so Golliez:

- sich leicht neuen Anforderungen anpassen können,

- ausserdem in der Lage sein, auf neue Anforderungen schnell zu reagieren,

- die Komplexität der Geschäftsprozesse reduzieren sowie

- pro Änderung möglichst wenig kosten.

Soweit die Theorie. Spannend wurde es in den nachfolgenden Sessions, in denen Unternehmen erfolgreiche Business-Software-Projekte vorstellten. Joerg Weber, Supplier Adoption Manager bei der UBS, skizzierte eine E-Procurement-Lösung für indirekte Güter, die bei der Grossbank zum Einsatz kommt.

Joerg Weber, UBS-Manager: Pro Rechnung zweistelligen Frankenbetrag eingespart.

Die UBS beschafft in der Schweiz pro Jahr Güter und Dienstleistungen in Milliardenhöhe. Dabei handelt es sich um indirekte Güter wie Unterhaltungs- und Büromaterialien, Einrichtungen, Verpflegung, Beratungsdienstleistungen oder externe Mitarbeiter. Die UBS-Einheit Procurement Schweiz wickelt etwa die Hälfte der Bestellungen ab und führte 2008 Beschaffungstransaktionen mit rund 2700 Lieferanten durch.

E-Procurement bei der UBS

Als Drehscheibe für den elektronischen Datenaustausch dient die Plattform Conextrade der Swisscom IT Services. Ausserdem bereitet der IT-Service-Provider Heiler Software die Produktdaten für den Multilieferantenkatalog auf, den die Einheit Procurement Schweiz bei der Zusammenstellung der Beschaffungslisten benutzt. Bis jetzt habe UBS Procurement Schweiz für die 115 grössten Lieferanten, die via Conextrade angeschlossen sind, sämtliche elektronischen Dokumentenaustauschprozesse realisiert, sagt Weber. Damit wickelt die UBS-Geschäftseinheit Procurement schweizintern etwa 80 Prozent aller Beschaffungsvprgänge elektronisch ab. Die restliche 20 Prozent bleiben dem klassischen Papier vorbehalten.

"Mit E-Procurement sparen wir einen zweistelligen Frankenbetrag pro Rechnung ein", antwortete Weber auf Nachfrage aus dem Plenum. Anfangs sei es gar nicht so leicht gewesen, die Lieferanten davon zu überzeugen, dass der elektronischen Dokumentenaustausch etwas bringe, erzählt er. Je mehr mitmachen, desto grösser sei jedoch der erzielte Benefit. Nicht unterschätzt werden dürfe die herausragende Rolle der Standardisierung, welche die Basis dafür bilde, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren (Weitere Reference-Cases in: Ralf Wölfle, Petra Schubert, Dauerhafter Erfolg mit Business Software, 10 Jahre Fallstudien nach der eXperience Methodik, Hanser: September 2009).